Normal.dot and Co. – Modelli di documento in Word

In dem Artikel erfahren Sie alles rund um die Standardvorlage normal.dot in Word sowie die Erstellung von eigenen Dokumentvorlagen.

Normal.dot and Co. – Modelli di documento in Word

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Chiunque lavori con Word lavora con i modelli di documento. I modelli di documento sono modelli per documenti di ogni tipo, dai fogli vuoti con le impostazioni predefinite di Word ai modelli funzionali per lettere, fax o fatture. I modelli di documento memorizzano testi, macro, modelli di formato e impostazioni. I modelli di documento adatti a ogni scopo di lavoro facilitano la creazione di documenti simili o proteggono ambienti di lavoro speciali. Abbiamo raccolto alcuneinformazioni importantiper lavorare con il modello di documento Normal.dot e altri modelli di documento. L’articolo si concentra su Normal.dot e successivamente sul lavoro con altri modelli di documento.

  • Il modello di documento Normal.dot è il modello standard per tutti i documenti “vuoti”.
  • Questo modello contiene informazioni come il carattere, la dimensione, la formattazione dei paragrafi e molto altro.
  • È possibile creare facilmente modelli personalizzati.

Nota: il testo si basa sulle vecchie versioni di Office, ma è ancora valido per le versioni più recenti. Nell’aggiornamento Normal.dot(x) e Co. – Word 2007 per i neofiti approfondiamo le innovazioni del formato dotx.

Generale

Ogni documento creato o aperto in Word si basa su un modello di documento esistente. Non tutti gli utenti ne sono consapevoli. Inoltre, il fatto che molte azioni su un documento comportino modifiche ai modelli di documento viene notato solo quando Word, al momento del salvataggio, chiede se le modifiche al modello di documento debbano essere salvate o, cosa spesso ancora più confusa, segnala che le modifiche a un file chiamato Normal.dot non possono essere salvate perché è bloccato da un altro utente. Nella maggior parte dei casi, non ci sono consigli validi e la decisione viene presa a caso. Di solito, però, non succede nulla di eclatante durante il processo, per cui la decisione presa non viene ulteriormente ricordata. La situazione è peggiore quando spesso si seguono i buoni consigli dei forum e si elimina il file Normal.dot per far funzionare di nuovo un Word che non risponde o che risponde male. Dopo tale eliminazione, il file Normal.dot dell’utente viene ricreato con le impostazioni predefinite. Questo spesso risolve i problemi con Word, ma d’altra parte, in questo caso tutte le modifiche apportate consapevolmente o inconsapevolmente al modello vanno naturalmente perse.

Quando si parla di modelli di documento, l’utente deve quindi affrontare due ordini di problemi: in primo luogo, non è possibile aggirare l’argomento. Anche se finora non ne eravate a conoscenza: ogni volta che create un nuovo documento utilizzando il pulsante icona “Nuovo” dalla barra degli strumenti standard, create un documento che è automaticamente collegato al modello di documento Normal.dot. È quindi necessaria una conoscenza di base di questo modello. In secondo luogo, nelle spiegazioni successive imparerete a utilizzare i modelli di documento in modo mirato.

Il modello di documento standard

Le informazioni più importanti sui modelli di documento sono già state fornite: Word salva tutte le impostazioni di base di un utente in un file chiamato Normal.dot. Tuttavia, questo file è presente solo quando un utente collegato a Windows avvia Word per la prima volta. A questo punto, Word chiede quali informazioni sull’utente devono essere utilizzate. La maggior parte degli utenti si limita a confermare questa domanda, come la maggior parte delle altre finestre di dialogo, e quindi a salvare la prima modifica al file Normal.dot appena creato. Questo nuovo file si trova solitamente nella directory C:\Documents and Settings\[nome utente]\ApplicationData\Microsoft\Templates o C:\Users\(user)\[nome utente]\AppData\Roaming\Microsoft\Templates, a seconda del sistema operativo. Questo file di proprietà dell’utente è l’elemento principale e non è vuoto per cominciare. Conosce già una serie di brevi autotesti e altri automatismi, nonché le impostazioni di base di Word. Ma include anche le impostazioni importanti per l’utente, come la lingua predefinita, il carattere predefinito e la dimensione predefinita del carattere. Se avete letto attentamente, sapete già come modificare la dimensione predefinita dei caratteri per tutti i documenti futuri. Corretto: trovare Normal.dot tramite Esplora risorse e aprirlo per modificarlo. Selezionate l’intero documento con [CTRL]+[A], modificate la dimensione o il tipo di carattere e salvate. Funziona, ma è complicato. La prima trappola è l’Esplora risorse, perché facendo doppio clic sul Normal.dot localizzato con successo non lo si apre, ma si crea un nuovo file. Per aprire un modello di documento, fate clic con il tasto destro del mouse sul file e poi sul comando “Modifica”. Nel caso in cui i lettori più attenti abbiano subito guardato in Esplora risorse: È possibile vedere le estensioni dei file solo se le opzioni delle cartelle sono impostate di conseguenza nel sistema. A tale scopo, utilizzare il comando Start -> Pannello di controllo -> Opzioni cartella -> Visualizza e deselezionare la casella “Nascondi le estensioni per i tipi di file conosciuti”. Nelle versioni precedenti di Word, esisteva solo la procedura descritta sopra per cambiare il carattere predefinito. Tuttavia, i lamenti degli utenti hanno probabilmente raggiunto Microsoft e quindi è disponibile una procedura di facile utilizzo per importanti impostazioni di base.

Modifica del carattere predefinito

La procedura di facile utilizzo per modificare un’impostazione predefinita sarà illustrata utilizzando come esempio il carattere predefinito, ma con un po’ di attenzione può essere rapidamente applicata ad altre impostazioni. Come si fa a cambiare un carattere se non si usano le icone della barra degli strumenti Standard? Esatto, il comando è Formato -> Carattere. Si imposta il carattere e si conferma. Tuttavia, questa stessa procedura serve anche a cambiare il carattere predefinito per tutti i documenti futuri. Prima lo si fa, meno documenti si dovranno modificare in seguito o meno lavoro si dovrà fare con i documenti creati da zero. La procedura più sicura è la seguente:

  • Riavviare Word. Viene visualizzato un nuovo documento vuoto. È basato sul modello di documento NORMALE e utilizza le informazioni contenute nel file Normal.dot.
  • Ora utilizzate il comando Formato -> Carattere. Nella finestra di dialogo che appare, impostate il carattere che volete utilizzare come predefinito in futuro, ma non confermate con OK. In questo modo si modificherà il carattere nel documento corrente: guardatevi intorno e individuate il pulsante Predefinito. Questo è il pulsante responsabile: fate clic su questo pulsante per modificare il carattere predefinito quando confermate la seguente finestra di dialogo (vedi Fig. 1).
  • Uscire da Word: questa operazione salva anche le modifiche al modello di documento nel file Normal.dot.

Poiché tutti i nuovi documenti vuoti si basano sul modello di documento modificato Normal.dot, è sufficiente riavviare Word per poter utilizzare il font modificato nel nuovo documento che appare automaticamente. Se ora si osservano più da vicino le finestre di dialogo utilizzate in futuro, si troverà il pulsante Standard menzionato anche nelle finestre di dialogo File -> Imposta pagina; Tabella -> Inserisci tabella -> Formattazione automatica; Inserisci -> Data e ora; e Strumenti -> Lingua -> Imposta lingua.

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Fig. 1: Modifica del carattere predefinito di Word
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Modifica delle impostazioni di base

A ben vedere, la procedura descritta sopra è valida solo per le proprietà della pagina e per gli elementi di testo. La maggior parte delle impostazioni di base di Word si modificano tramite tre comandi del menu Strumenti.

  • Con l’aiuto del comando Extra -> Opzioni è possibile modificare il funzionamento di Word. Sono disponibili impostazioni per la visualizzazione, il salvataggio e la stampa. Attenzione, però, a questo punto Word tenta anche di ingannare l’utente. Se avete più di un documento aperto ed eseguite questo comando, alcune impostazioni si applicano solo al documento corrente e non hanno alcun effetto sugli altri documenti, tanto meno sulle impostazioni predefinite. Altre modificano immediatamente le impostazioni predefinite. Per essere sicuri di modificare le impostazioni predefinite, procedete come descritto sopra: Riavviare Word, utilizzare il comando Extra -> Opzioni, modificare le impostazioni e chiudere Word: in questo modo si salvano anche le modifiche al modello di documento nel file Normal.dot.
  • Con l’aiuto del comando Strumenti -> Opzioni di correzione automatica, è possibile influenzare le funzioni automatiche come la correzione automatica durante l’inserimento, gli Autotesti (sinonimo di Word per i moduli di testo) e altre. Qui, però, le cose si fanno di nuovo confuse: mentre le impostazioni per la correzione automatica, ad esempio, finiscono in Normal.dot, l’elenco delle coppie di Word (elenco di correzione automatica) si trova in un file con estensione ACL. Di solito si trova nella directory C: \Documents and Settings\ [nome utente]\ Application Data MicrosoftOffice. Questa posizione e il fatto che si trovi più di un file con questa estensione rivelano che, in primo luogo, questo elenco si applica a tutte le applicazioni di Office dell’utente e, in secondo luogo, che è possibile trovare un file di questo tipo per ogni lingua.
  • Con l’aiuto del comando Extra -> Personalizza, è possibile influenzare il design delle barre degli strumenti e dei menu di Word. La scheda Opzioni, ad esempio, è responsabile dell’apertura immediata dei menu. Ma si consiglia una doppia cautela. In primo luogo, nella scheda Opzioni della sezione inferiore è possibile modificare anche le impostazioni di base di Office. In secondo luogo, però, la finestra di dialogo oscura la vista degli elementi essenziali: Se si punta e si trascina il mouse su un’icona mentre la finestra di dialogo è aperta, l’icona la seguirà obbedientemente. Quindi non lasciate il mouse, ma premete ESC per terminare il processo. Se si legge troppo tardi, utilizzare il pulsante Reimposta nella scheda Barre degli strumenti. In questo modo la barra degli strumenti appena segnata a sinistra verrà riportata al valore predefinito. La finestra di dialogo di conferma fornisce due informazioni (vedere la Fig. 2). Una è il nome della barra degli strumenti da ripristinare e l’altra è il modello di documento a cui si deve applicare. Si può concludere che ogni modello di documento può avere le proprie barre degli strumenti. Questa è una soluzione pratica se, ad esempio, in una fattura devono essere visibili icone diverse rispetto a quelle di una lettera. Per modificare le barre degli strumenti, tuttavia, è necessario che il modello di documento associato o almeno un documento con questo modello sia aperto.
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Figura 2: Modifiche a una barra degli strumenti in Normal.dot

Purtroppo, il problema della regolazione delle impostazioni di base non è sempre così semplice come appena descritto. Ma se si osserva attentamente quando si formattano o si inseriscono oggetti, si trovano termini come Salva dimensioni per le nuove tabelle (Tabella -> Inserisci -> Tabella) e formulazioni simili, dietro i quali si nascondono gli accessi alle impostazioni predefinite per l’uso standard degli oggetti corrispondenti.

Cosa salva Normal.dot?

Dovrebbe essere già chiaro che il file con il nome Normal.dot memorizza le impostazioni standard per il funzionamento di Word. Tuttavia, ci sono altri oggetti che finiscono comunque nel file Nomal.dot senza che l’utente se ne accorga. La conoscenza di questi oggetti può essere utile per lavorare con Word con l’aiuto di una strategia adeguata.

Innanzitutto, il modello di documento contiene i formati dei caratteri e dei paragrafi in una sorta di default per tutti i documenti. Se si fa clic sulla freccia dell’elenco nella barra degli strumenti Formato tenendo premuto il tasto [MAIUSC], Word apre l’elenco con tutti i modelli di formato contenuti nel modello di documento corrente (vedere la Fig. 3).

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Figura 3: Accesso ai fogli di stile
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Promemoria: un foglio di stile è un modello di oggetti di testo le cui proprietà possono essere trasferite a questi oggetti tramite un nome. Provate: Scrivete un testo, passate al campo elenco Modello di formato con la combinazione di tasti [CTRL]+[MAIUSC]+[S], scrivete la parolina TITOLO e confermate con [INVIO]. In questo semplice modo, avete assegnato al testo le proprietà di uno stile già contenuto in Normal.dot. Se avete aperto l’elenco per una prova, avrete sicuramente scoperto altri nomi di formato così interessanti. Ora potreste voler adattare questi fogli di stile esistenti alle vostre idee. Rimaniamo sull’esempio: d’ora in poi tutti i titoli dovranno apparire con un carattere rosso. Il percorso è leggermente diverso a seconda della versione, ma porta sempre alla stessa finestra di dialogo. Il primo passo è il comando Formato -> Formato modello. Nella finestra di dialogo che appare, lo stile del paragrafo corrente è contrassegnato. Passare a Tutti gli stili in alto e selezionare il Titolo dello stile nell’elenco in basso. Fare quindi clic su Cambia.

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Figura 4: Modifica di un modello

Nella finestra di dialogo che appare, lo stile è sotto controllo: un clic sul pulsante per il carattere rosso è sufficiente per il documento corrente. Ma è opportuno verificare che la modifica riguardi anche il modello del documento. A tale scopo, è necessario impostare il segno di spunta per Aggiungi al modello. In questo caso si intende sempre il modello corrente (vedere la Fig. 4).

A proposito, fate attenzione alla casella di controllo Aggiorna automaticamente: Se questa casella è attivata, ogni modifica a un testo con questo modello viene immediatamente applicata a tutti i testi dello stesso documento. Questo è molto grave se influisce sul modello di formato generale Standard utilizzato in un documento, che di solito tutti i paragrafi ricevono automaticamente all’inizio. Successivamente, la modifica viene salvata solo nel documento.

L’impostazione viene adottata solo dopo il salvataggio del modello di documento. Nel caso di Normal.dot, tuttavia, questo salvataggio automatico avviene solo quando Word viene chiuso, mentre per gli altri modelli di documento avviene sempre quando viene chiuso l’ultimo documento aperto basato su questo modello. Questo è chiaramente troppo tardi, sarebbe meglio salvare immediatamente. A questo punto, quindi, una breve digressione che mostra altri elementi che vengono salvati in Normal.dot: Combinazioni di tasti per le funzioni utilizzate di frequente. In questo caso, si tratta della definizione di una combinazione di tasti con la quale si attiva il salvataggio di tutti i documenti aperti, compresi i modelli di documento.

Attivare il comando Strumenti -> Personalizza. Fare clic sul pulsante “Tastiera” in basso. Il resto è relativamente semplice: selezionare il comando FileSaveAll sulla destra e poi fare clic sul campo di immissione Nuova combinazione di tasti. Ora premete la nuova combinazione di tasti, ad esempio [ALT]+[CTRL]+[MAIUSC]+[F12], che di solito non viene utilizzata. Ora fate attenzione alle informazioni accanto alla voce Salva in. Di solito le scorciatoie da tastiera finiscono in Normal.dot, ma è possibile selezionare qualsiasi altro modello di documento aperto. In caso di conflitti con le stesse combinazioni di tasti in più modelli aperti contemporaneamente, Word procederà in modo abbastanza pragmatico: Dà sempre la priorità al modello di documento assegnato al documento attivo. Le azioni si concludono con un clic su Assegna e uno su Chiudi (vedere la Fig. 5).

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Figura 5: Assegnazione di una combinazione di tasti
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Oltre ai formati di carattere e paragrafo e alle scorciatoie da tastiera, Word memorizza anche le voci di testo automatico nel modello di documento. Tuttavia, questo non è l’argomento in questione, perché c’è già un articolo su WinTotal: “Modelli di documento e AutoText in Word”.

Modelli di documento speciali

È molto efficace creare modelli di documento speciali per i documenti ricorrenti. Potrebbe trattarsi di un modello di documento per lettere normali (ad esempio Brief.dot), per fax (Fax.dot) e per documenti più lunghi con carattere di relazione (Konzept.dot). Ogni modello è dotato di strutture tipiche e quindi velocizza il processo di lavoro. Questa seconda parte dell’articolo sui modelli di documento in Word offre una panoramica sulle possibilità di lavorare con modelli di documento speciali.

Nota: per Word 2007, vedere il nostro articolo separato Normal.dot(x) e Co. – Word 2007 per i neofiti.

Generale

Imodelli di documento sono modelli per documenti ricorrenti che forniscono testi e funzioni adatti a uno scopo specifico. Un modello di documento di questo tipo contiene, ad esempio, formati di caratteri e paragrafi, AutoText e macro specifiche. Tuttavia, può anche contenere testi che un nuovo documento dovrebbe già contenere: una carta intestata con indirizzo, una grafica con il logo aziendale, un campo indirizzo prefabbricato, un testo di modulo o un contratto con passaggi di testo prescritti. I modelli di documento sono ideali per tenere pronti i propri modelli di formato specifici per determinati lavori.

La prima cosa che distingue un modello di documento da un normale file di testo in Word è l’estensione del file. Il modello di documento ha l’estensione dot, il documento normale l’estensione doc. Anche la posizione di salvataggio è diversa. Sebbene si possano salvare i documenti in qualsiasi cartella, è consigliabile salvare tutti i modelli di documento in modo che siano immediatamente disponibili quando si richiama il comando File -> Nuovo. Quando si crea un modello di documento, Word si occupa automaticamente della corretta posizione di archiviazione. Con l’assegnazione del tipo di documento Modello, il documento riceve un contrassegno interno che lo identifica come modello.

È possibile accedere rapidamente ai modelli forniti con Word. Quando si crea un file con il comando File -> Nuovo, Word si aspetta che si selezioni un modello nell’area Inizia con modello (o Modelli sul mio computer) nell’area di attività Nuovo documento. Di solito vi si trovano i modelli di documento installati (vedere la Fig. 6).

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Figura 6: Accesso ai modelli installati

Tuttavia, se si definisce anche una cartella di documenti, ad esempio come cartella per gruppi di lavoro, con il comando Strumenti -> Opzioni nella scheda Percorso file, Word tratta i documenti “normali” in essa contenuti nella finestra di dialogo Nuovo come modelli di documento, indipendentemente dall’estensione del file. Dopo aver fatto clic su OK, entra in gioco la caratteristica speciale dei modelli definiti di questa cartella: Word non apre il file stesso, ma ne rende disponibile una copia come nuovo documento da modificare.

Documenti e modelli hanno quindi molto in comune in Word. Con un’eccezione, è possibile lavorare con i documenti nello stesso modo in cui si lavora con i modelli. Una differenza importante è che è possibile collegare le funzionalità nascoste di un modello di documento a un altro modello. Ad esempio, è possibile rendere disponibile un modello per altre aree con speciali macro o combinazioni di tasti (per ulteriori informazioni, consultare l’articolo “Modelli di documento e autotesti in Word”).

Si noti anche una procedura vantaggiosa nelle nuove versioni di Word (a partire dalla 2002): Con il comando Nuovo da documento esistente si accede anche a un documento “normale”: ma viene aperto come copia, come un modello di documento.

Il contenuto dei modelli di documento

In molte finestre di dialogo di Word, ad esempio quando si specificano le voci del testo automatico o dopo il comando Strumenti -> Personalizza, si ha la possibilità di specificare la posizione delle proprie specifiche. Questo è già stato spiegato nella prima parte dell’articolo. Quindi, se si decide in modo specifico quale azione applicare a quale modello di documento, col tempo si trasformano i modelli di documento in ambienti di lavoro per scopi speciali o il modello di documento globale Normal.dot in uno strumento individuale completo. Nel corso del processo, ogni modello di documento per scopi speciali contiene tutto ciò che è necessario per completare il compito speciale:

Inserire il testo nel modello di documento, che serve come base per la revisione dopo che il modello di documento è stato assegnato a un nuovo documento.

  • Creare voci di AutoText come elementi costitutivi per lo scopo appropriato. Ad esempio, è possibile creare due saluti completamente diversi in un modello di documento Lettera privata e in un modello di documento Lettera di autorità con la stessa abbreviazione AutoText “Gruss”. Si dovrà ricordare una sola abbreviazione quando si utilizzerà la voce di testo automatico per il saluto alla fine della lettera.
  • Definire diverse impostazioni per le barre degli strumenti, i menu e le assegnazioni dei tasti.
  • Creare fogli di stile per vari scopi.

Creare modelli di documenti

Word offre due opzioni per la creazione di modelli di documenti. È possibile creare un modello da zero o convertire un documento “normale” in un modello.

Ecco come creare un modello di documento completamente nuovo:

  • Selezionate il comando File -> Nuovo -> Modello generale (o Sul mio computer). Si apre la finestra di dialogo Modelli con i modelli inclusi.
  • Nell’area Crea nuovo, selezionare l’opzione Modello e utilizzare come base un modello di documento esistente. Il modello di documento si presenta come un normale documento. La riga del titolo contiene il nome provvisorio del file Templatex.
  • Inserire il testo che servirà da modello per i documenti successivi. Se necessario, definire le voci di AutoText e i fogli di stile.
  • Salvare il modello di documento con un nome a scelta. Word suggerisce una cartella per il modello di documento, che ovviamente può essere modificata.

Più spesso, tuttavia, si sceglie l’altra opzione e si converte un documento esistente in un modello di documento. Nel lavoro quotidiano, di solito si crea un documento maturo in un periodo di tempo più lungo, che viene poi elevato allo stato di modello di documento per proteggerlo da modifiche involontarie.

Per convertire un documento in un modello, è sufficiente salvarlo in modo specifico:

  • Selezionare il comando File -> Salva con nome.
  • Attivare la voce Modello di documento nel campo elenco Tipo di file. Word mette automaticamente a disposizione una cartella di modelli (vedere la Fig. 7).
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    Fig. 7: Salva come modello di documento
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  • Creare una nuova cartella utilizzando l’omonimo pulsante per creare una nuova scheda nella finestra di dialogo Nuovo.
  • Assegnare al modello di documento un nome significativo.
  • Confermare la finestra di dialogo con Salva.

In seguito, il documento precedente sarà disponibile per la selezione nell’elenco dei modelli di documento della finestra di dialogo Nuovo.

Modello di lettera con campo indirizzo secondo DIN 5008

Uno dei modelli più importanti è senza dubbio quello della lettera con indirizzo. Come per molte altre cose in Germania, esiste anche uno standard DIN per una lettera leggibile a macchina. Questa norma, la DIN 5008, descrive in dettaglio come deve essere strutturata una lettera. Abbiamo creato un articolo su questo argomento Schreib mal wieder… Briefvorlagen und die gültigen DIN-Normen (Scrivere di nuovo… Modelli di lettere e norme DIN valide), che descrive come creare un modello secondo questa norma DIN e fornisce anche modelli adatti da scaricare.

Salvare le modifiche nei modelli di documento

Quando si apre un documento, viene sempre aperto il modello di documento corrispondente. Le modifiche apportate ai modelli non vengono salvate finché non vengono salvate. Solo quando si finisce di lavorare su un documento o si salvano le modifiche in un’unica soluzione con il comando [Maiusc] + File -> Salva tutto vengono salvate le modifiche al modello di documento. Ma al più tardi quando si finisce di lavorare con Word, tutte le modifiche vengono salvate su richiesta, comprese quelle ai modelli di documento.

La situazione è diversa solo per il modello di documento globale Normal.dot. Word salva automaticamente le modifiche a questo modello di documento quando si chiude Word, finché non si attiva la casella di controllo Richiesta automatica di salvataggio di Normal. dot con il comando Extra -> Opzioni nel registro Salva. In seguito, ogni volta che si chiude Word, viene visualizzato un messaggio che chiede se si desidera salvare le modifiche apportate alle impostazioni predefinite. In questo modo è possibile monitorare anche questo modello di documento.

Modificare i modelli di documento

Normalmente si decide quale modello di documento utilizzare quando si crea un documento. Tuttavia, i modelli di documento possono contenere modelli di formato speciali o voci AutoText che non sono presenti nel modello di documento assegnato. Per utilizzare un modello di documento diverso, aprire la finestra di dialogo Modelli di documento e componenti aggiuntivi con il comando Extra -> Modelli e componenti aggiuntivi. Inoltre, con la casella di controllo “Aggiorna automaticamente i modelli di formato del documento” si garantisce che i documenti abbiano sempre i modelli di formato attuali che nel frattempo possono essere stati modificati nel modello di documento. Una casella di controllo attivata garantisce che i modelli di formato del documento attivo vengano aggiornati ogni volta che il documento viene aperto, in modo che corrispondano ai modelli di formato del modello di documento collegato (vedere la Fig. 8).

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Figura 8: Gestione dei modelli di documento associati

Selezionando il pulsante Allega, si accede alla finestra di dialogo Collega modello. In questa finestra di dialogo, che deve essere gestita esattamente come la finestra di dialogo “Apri file”, selezionare il modello di documento desiderato. Confermate quindi le finestre di dialogo e avrete collegato il documento con un altro modello di documento. Con questa procedura, il testo standard che può essere contenuto nel nuovo modello di documento non viene ovviamente inserito nel testo. Per utilizzare il testo, è necessario creare un nuovo documento basato su questo modello di documento o copiare il testo da un altro documento.

Altri modelli – generalmente disponibili

Tuttavia, non è necessario cambiare il modello di documento assegnato al documento solo perché un altro ha, ad esempio, voci speciali di Autotesto. È possibile elevare a modelli globali anche modelli diversi dal modello di documento Normal.dot. Di solito questo avviene automaticamente con i modelli di alcuni programmi che devono lavorare con Word (ad esempio, PDFMaker). Tuttavia, anche i modelli copiati dall’utente nella directory iniziale definita con Extra -> Opzioni nella scheda Percorso di archiviazione dei file vengono caricati automaticamente come modelli globali all’avvio di Word.

In questo modo, però, è possibile accedere temporaneamente agli Autotesti o alle macro di un altro modello di documento:

  • Selezionare il comando Extra -> Modelli e componenti aggiuntivi. Nella finestra di dialogo, utilizzare il pulsante Aggiungi – che porta nuovamente a una finestra di dialogo simile a quella di “Apri” – per dichiarare altri modelli come modelli globali.
  • I modelli successivamente contrassegnati da un segno di spunta sono attivi. Per inciso, in questo caso Word si aspetta che se ne tenga traccia. Se tutti i modelli attivati interferiscono con la struttura dei menu o con le barre degli strumenti, ad esempio, o se le stesse combinazioni di tasti sono definite per scopi diversi, la responsabilità è vostra.
  • Se necessario, decidete quale modello di documento è attivato e quale no.
  • Quando un modello di documento ha fatto il suo dovere, è sufficiente eliminare il modello desiderato con un clic sul pulsante Rimuovi.

La differenza tra il modello di documento globale “normale” Normal.dot e gli altri modelli di documento globali è che i modelli di documento dichiarati globali possono essere modificati solo manualmente (aprendoli per la modifica), mentre tutte le modifiche, ad esempio alle combinazioni di tasti, vengono trasferite immediatamente al modello di documento globale “normale”.

Gestione degli elementi nei modelli di documento

Se si creano regolarmente nuovi modelli di documento per compiti di lavoro specifici, è necessario uno strumento per assegnare ai nuovi modelli di documento elementi già contenuti in altri modelli di documento. Word offre questo strumento con il pulsante Organizza nelle finestre di dialogo, ad esempio nella finestra di dialogo richiamata con il comando Strumenti -> Modelli e componenti aggiuntivi.

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Fig. 9: La finestra di dialogo Organizza è il centro di controllo per la gestione degli elementi del modello.
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Nella finestra di dialogo “Organizza” è possibile rendere disponibili in altri modelli i modelli di formato, le voci di testo automatico, le barre degli strumenti modificate o le macro.

  • Nel primo passo, selezionare la fonte e la destinazione dei propri sforzi. A tale scopo, utilizzare innanzitutto le caselle di riepilogo, come [Modelli di formato], disponibili a sinistra e a destra della finestra di dialogo. Selezionate l’origine e la destinazione dell’azione in questione.
  • Se non trovate i modelli di documento o i documenti desiderati nelle caselle di riepilogo, accantonate prima il modello di documento preimpostato con il pulsante Chiudi file. Successivamente, il pulsante diventa Apri file con la sua didascalia e la sua funzione. Si apre un modello di documento o un documento speciale come di consueto.
  • Ora si seleziona la scheda desiderata e all’interno della scheda gli elementi da modificare. Dopo aver effettuato una selezione, utilizzare i pulsanti tra le caselle di riepilogo per effettuare la selezione. Ad esempio, è possibile copiare le voci di AutoText da sinistra a destra selezionandole nel campo elenco di sinistra e premendo il pulsante Copia. Per selezionare più voci AutoText una dopo l’altra, tenere premuto il tasto [CTRL].
  • Se necessario, è disponibile il pulsante Elimina. È inoltre possibile rinominare i singoli elementi contrassegnati. Nell’area Descrizione è disponibile una guida che descrive brevemente gli elementi che si stanno modificando. Tuttavia, non è possibile organizzare le scorciatoie da tastiera con la procedura descritta. A tale scopo, utilizzare il comando Strumenti -> Personalizza -> Tastiera e la finestra di dialogo Personalizza tastiera.

Voci di testo automatico in Word

Oltre ai formati di carattere e paragrafo e alle scorciatoie da tastiera, Word memorizza anche le voci di testo automatico nel modello di documento. Tuttavia, non è questo l’argomento, perché su WinTotal è già presente un articolo su questo tema: “Modelli di documento e autotesti in Word”.

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