Modelli di documento e autotesti in Word

Le voci di AutoText (chiamate anche moduli di testo) sono memorizzate nei modelli di documento e hanno lo scopo di semplificare il lavoro con i testi standard. Questo può essere fatto bene con gli strumenti …

Modelli di documento e autotesti in Word

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Le voci di AutoText (chiamate anche moduli di testo) sono memorizzate nei modelli di documento e hanno lo scopo di semplificare il lavoro con i testi standard. Questo può essere fatto bene con gli strumenti integrati di Word, ma non sempre abbastanza bene. L’articolo mostra una soluzione esemplificativa su come gestire efficacemente le voci AutoText: crearle, salvarle, stamparle, utilizzarle e correggerle. In questo modo si realizza la richiesta spesso ricorrente nella pratica di un elenco stampato di voci AutoText definite per scopi diversi e si semplifica il tutto in modo che l’amministrazione avvenga apertamente in un documento invece che invisibilmente in un modello di documento. Allo stesso tempo, vengono chiarite le connessioni tra il modello di documento Normal.dot, i modelli di documento globali e “normali”, utilizzando l’esempio delle voci AutoText.

Generale

La gestione delle voci AutoText avviene in tutte le versioni di Word secondo una semplice procedura: Con l’aiuto di un’abbreviazione, si inserisce qualsiasi testo in un documento. Al momento della creazione, l’abbreviazione e il testo vengono memorizzati in modo invisibile in un modello di documento. Poiché quasi nessuno ci pensa seriamente, di solito si tratta del solito modello di documento globale Normal.dot. Poiché queste voci di testo automatico non possono essere rese visibili con i semplici strumenti di Word, è necessario utilizzare una procedura diversa per lavorare con le voci di testo automatico. Si tratta di combinare un modello di documento speciale con un documento basato su di esso che contiene le voci AutoText in testo normale. A prima vista, questa procedura sembra un po’ più complicata, ma in pratica presenta evidenti vantaggi.

Le voci di AutoText, solitamente chiamate anche moduli di testo, vengono memorizzate in modo invisibile nei modelli di documento e salvate. Questo è uno dei compiti dei modelli di documento, che distingue questi oggetti Word dai “documenti normali”. Tutti i documenti di Microsoft Word si basano su un modello di documento. Un modello di documento definisce le strutture di base di un documento e contiene impostazioni del documento quali voci di testo automatico, caratteri, assegnazioni di tasti, macro, menu, layout di pagina, formattazione speciale e fogli di stile. Se al documento non viene assegnato esplicitamente un modello di documento, Word agisce in modo indipendente: Ogni nuovo documento vuoto creato automaticamente all’avvio di Word si basa sul modello di documento Normal.dot.

I modelli di documento contengono solitamente testi di esempio per scopi speciali, ad esempio modelli di lettere o fax. I modelli di documento, come i modelli di promemoria e di fax che Word visualizza nella finestra di dialogo “Nuovo” (dalla versione 2002: “Modelli”), contengono impostazioni e funzioni aggiuntive che sono disponibili solo per i documenti basati su questi modelli di documento.

I modelli di documento globali, invece, compreso il modello di documento Normal.dot, contengono impostazioni disponibili per tutti i documenti. Il testo eventualmente contenuto in questi modelli non è rilevante per l’uso del modello di documento: è visibile solo quando il modello di documento stesso viene aperto per la modifica. Qualsiasi modello diverso da Normal.dot può diventare un modello globale: Molti strumenti per Word inseriscono un modello di documento nella directory di avvio di Word (la directory di avvio automatico di Word) o attivano il loro set di comandi tramite un modello di documento reso disponibile a livello globale. Questi possono essere controllati tramite Strumenti -> Modelli e AddIn. Tutte le voci dell’area inferiore sono disponibili a livello globale. Se il segno di spunta non può essere disattivato davanti a un modello globale, il modello di documento corrispondente viene memorizzato nella directory di avvio di Word.

Testi automatici

Gli autotesti sono elementi tipici dei modelli di documento. Nel linguaggio di Word, un AutoText è una posizione di archiviazione per testi o grafici utilizzati di frequente. Può trattarsi, ad esempio, di una clausola standard di un contratto, di un elenco di distribuzione, di formule di saluto o di oggetti simili. Qualsiasi compilazione di testi o grafici viene registrata come voce di AutoText se a una selezione precedentemente effettuata viene assegnato un nome univoco con il comando “Inserisci” -> “AutoText” -> “Nuovo”. Subito dopo la creazione, tuttavia, la voce AutoText non viene ancora salvata: Questo avviene solo quando il modello di documento assegnato alla voce AutoText viene salvato, manualmente o alla chiusura di Word. Questo è un modo di lavorare nelle versioni più moderne di Word, che era diverso nelle prime versioni di Word. Le suite per ufficio di altri produttori spesso gestiscono la cosa in modo diverso: uno speciale file di moduli raccoglie i moduli di testo creati e li rende disponibili per il controllo e la modifica.

L’attuale procedura di Microsoft Word per il salvataggio delle voci AutoText, insieme ai modelli di documento sempre disponibili, ha conseguenze non sempre piacevoli sul lavoro pratico.

La prima conseguenza è che le voci di testo automatico esistenti possono essere visualizzate solo in modo incompleto in un’anteprima tramite il comando Extra -> Correzione automatica (da Word 2002: Extra -> Correzione automatica -> Opzioni) nella scheda Testo automatico (vedere Fig. 1). Non è possibile modificare una voce.

Fig. 1: Voci di AutoText memorizzate nel modello di documento globale Normal.dot

Inoltre, il comando File -> Stampa nell’area inferiore offre la possibilità di selezionare per la stampa le voci AutoText dei modelli di documento attivi. In questo caso, però, vengono sempre stampati tutti gli Autotesti. Si tratta anche di quelli presenti nel modello di documento Normal.dot caricato in modo permanente. Word viene fornito con circa 60 voci di testo automatico in Normal.dot già durante l’installazione. Anche se il senso di voci AutoText come “All the best” o “Pfüati” non è evidente a prima vista, questi standard non dovrebbero essere eliminati. Questi frammenti vengono utilizzati da Word soprattutto per l’alimentazione degli assistenti, ad esempio la moltitudine di saluti per l’assistente di lettere. Inoltre, Word ricostruisce comunque queste voci quando viene creato un nuovo Normal.dot. Qualsiasi sforzo per eliminarle sarebbe quindi vano. In questo contesto, la seconda conseguenza diventa spesso dolorosamente ovvia: Normal.dot è troppo fragile per memorizzarvi tutti i moduli di testo. In caso di danni, questo modello globale viene spesso cancellato rapidamente dopo i consigli dei sostenitori o i messaggi del forum – e le voci AutoText sono sparite.

Qual è la prassi per rendere visibili e utilizzare le voci AutoText? In pratica, spesso si cerca di memorizzare le voci AutoText in modo aperto in un template, in modo che siano almeno visibili. Tuttavia, questa memorizzazione “aperta” delle voci AutoText come contenuto di testo di un modello di documento è abbastanza scomoda: per modificare le voci AutoText o per stamparle, il modello di documento stesso deve essere aperto per essere modificato. Questo è spesso scomodo a causa delle posizioni di memorizzazione prevalentemente nascoste. Inoltre, i modelli di documento speciali possono già contenere altro testo standard, per cui i moduli di testo memorizzati apertamente interferirebbero.

Inoltre, ai fini della panoramica desiderata, è irrilevante che tutte le voci AutoText siano memorizzate in modo invisibile in Normal.dot o, ad esempio, i livelli di sollecito come testo e modulo in un modello di documento speciale (esempio invoice.dot). Entrambe le varianti sono ugualmente macchinose e soggette a errori.

La creazione di documenti

Per le ragioni sopra citate, nella pratica si è dimostrata valida la combinazione di un modello di documento per AutoText e di un file associato, che documenta l’AutoText definito e lo salva allo stesso tempo. Pertanto, per una gestione efficace delle voci AutoText sono necessari due oggetti: un modello di documento diverso da Normal.dot e un documento basato su questo modello di documento. La procedura seguente crea questi due documenti.

Il modello di documento vuoto

Il primo oggetto, il nuovo modello di documento, fornirà in seguito i moduli di testo. Per il suo scopo speciale di memorizzazione delle voci di AutoText, non contiene alcun testo, ma serve solo come copertura.

  • Selezionare il comando File -> Nuovo. In Word a partire dalla versione 2002, selezionare il collegamento per accedere ai modelli presenti sul computer nell’area di attività Nuovo documento. Appare la finestra di dialogo Nuovo (fino a Word 2000) o Modelli (da Word 2002).
  • Il focus è impostato su Documento vuoto; non modificate questa impostazione predefinita.
  • Attivate l’opzione Modello nella parte inferiore della finestra di dialogo e fate clic su OK. Word crea un documento vuoto con il nome Modello1.
  • Selezionare il comando File -> Salva con nome.
  • Assegnare un nome al modello, ad esempio Textmodules.dot e fare clic su Salva.
  • Chiudere il modello di documento appena creato.

Questi passaggi sono necessari se si vuole creare un modello di documento speciale esclusivamente per i moduli di testo globali. Ciò significa che le voci AutoText in esso contenute sono disponibili per tutti i documenti (uso della lingua: sotto Word global).

Se non si desidera, questi passaggi preparatori possono essere omessi per documenti o tipi di documenti speciali se esiste già un modello. In questo caso, si applicano i passaggi seguenti in modo analogo al proprio modello, che però non deve contenere alcun testo proprio. Si noti, tuttavia, che in questo caso non è necessario “elevare” il modello al rango di modello globale (si veda la sezione “Modelli di moduli globali”). Se questo passaggio viene omesso in seguito, le voci AutoText saranno disponibili solo per i documenti basati sul modello di documento.

Il documento per le voci AutoText

Di seguito, si crea un documento basato sul modello. Questo documento ha un unico compito: è il punto di raccolta di tutte le voci AutoText che rientrano nel contesto fattuale del modello di documento. Le voci AutoText vengono definite da qui e poi salvate nel modello di documento corrispondente.

  • Selezionare il comando File -> Nuovo. In Word a partire dalla versione 2002, nell’area di lavoro Nuovo documento si seleziona il collegamento per accedere ai modelli presenti sul computer. Appare la finestra di dialogo Nuovo (Word 2000) o Modelli (da Word 2002).
  • Nella finestra di dialogo, il modello appena creato viene selezionato e confermato.

Questo comando crea un nuovo documento che documenta i testi di esempio e li rende disponibili per l’uso nel modello di documento. Si sceglie quindi una deviazione: Le voci del testo automatico vengono memorizzate in modo visibile nel documento, ma vengono anche memorizzate in modo invisibile nel modello di documento quando questo viene salvato.

Creazione delle voci AutoText

Ora inserite tutti i testi desiderati nel documento appena creato con la formattazione corretta. È anche possibile utilizzare gli appunti per copiare i testi da altri documenti nel nuovo documento. Lasciare uno spazio sufficiente tra i singoli moduli di testo per aggiungere le abbreviazioni. In questo modo si crea passo dopo passo un documento con moduli di testo ben visibili.

Impostare la destinazione di archiviazione

Prima di creare i primi moduli di testo, si definisce la destinazione. Questo passaggio è necessario perché altrimenti tutti i moduli di testo appena definiti finiscono automaticamente nel modello globale Normal.dot. È quindi necessario cambiare una volta.

  • Selezionate il comando Extra -> Correzione automatica (da Word 2002: Extra -> Opzioni dicorrezione automatica).
  • Passate alla scheda Testo automatico.
  • Impostate il modello di documento corretto nel campo Cerca nell’ elenco (vedi fig. 2).
Fig. 2: Selezione della posizione delle voci di AutoText

Creazione di moduli di testo

Si inizia quindi a memorizzare i moduli di testo. Prima di impostare le voci AutoText, è necessario leggere attentamente i testi di esempio e cercare di eliminare tutti gli errori. Se si scoprono errori solo durante l’utilizzo delle voci AutoText, il lavoro di correzione è maggiore anche con la procedura descritta rispetto a quello necessario per apportare immediatamente le modifiche.

Questo passaggio ha un effetto speciale se, prima di definire le voci AutoText, si assegna ai testi corrispondenti un foglio di stile il cui nome corrisponde allo scopo effettivo del modulo. In seguito, nel sottomenu del comando Inserisci -> Autotesto, si troverà uno schema delle voci Autotesto che corrisponde esattamente ai nomi dei modelli di formato. Ad esempio, è possibile assegnare lo stile Standard ai “testi normali”, uno stile Promemoria ai testi standard per i livelli di promemoria semplicemente contrassegnando il testo con il mouse (deve essere fatto comunque per creare la voce AutoText). Decidete esattamente se includere o meno il segno dell’ultimo paragrafo nella selezione. Per prima cosa utilizzate la combinazione di tasti[Ctrl]+[Maiusc]+[S] o fate clic nel campo di immissione Formato modello nell’angolo superiore sinistro della barra degli strumenti standard. In entrambi i casi, la voce deve essere selezionata. In entrambi i casi: cancellate e inserite il vostro identificativo, ad esempio Promemoria, Posta raccomandata e confermate con il tasto Invio.

Per la definizione (successiva) delle voci di testo automatico, dopo la già citata marcatura delle parti di testo desiderate, utilizzare le seguenti fasi di lavoro:

  • Attivare il comando Inserisci -> Autotesto -> Nuovo.
  • Assegnare un’abbreviazione e confermarla (vedere la Fig. 3). Assicurarsi di non definire accidentalmente una voce AutoText con la stessa abbreviazione in Normal.dot e nel modello di modulo. In questo caso, la voce AutoText di Normal.dot ha sempre la priorità.
  • Deselezionare la voce AutoText e inserire l’abbreviazione appena utilizzata sopra il testo corrispondente nel documento.
  • Ripetete questi passaggi fino a quando tutti i moduli di testo sono stati elaborati.
Fig. 3: Definizione dell’abbreviazione per una voce AutoText

Per verificare, dopo aver creato tutti i blocchi, posizionare il cursore in un paragrafo con lo stile Standard (Importante!) e aprire il sottomenu del comando Inserisci -> Autotesto. In questo caso, tutti i fogli di stile con cui sono state create le voci AutoText appaiono nel menu (vedere la figura 4).

Fig. 4: Principio di ordine delle voci AutoText nel sottomenu sono i modelli di formato

La procedura utilizzata da Word per gestire le voci del testo automatico nel sottomenu del comando Inserisci -> Testo automatico appare a prima vista un po’ confusa. Tuttavia, c’è un sistema dietro: Il sottomenu mostra sempre esattamente le voci che corrispondono al foglio di stile corrente. Si tratta sempre del foglio di stile del paragrafo in cui il cursore sta lampeggiando. Nell’esempio mostrato, il cursore si trova in un paragrafo con lo stile Standard. In questo caso, Word mostra tutte le voci del modello di documento precedentemente selezionato (vedere la sezione “Impostazione della destinazione di archiviazione”), disposte secondo lo stile del paragrafo di testo attivo al momento dell’assegnazione.

Se invece il cursore viene posizionato in un paragrafo di testo con lo stile Promemoria, Word nasconde le voci del testo automatico con uno stile diverso e mostra solo i blocchi corrispondenti allo stile.

Completamento

Salvare e chiudere il documento con i testi. Accertarsi di rispondere alla domanda se le modifiche apportate al modello di documento devono essere salvate. Solo se si risponde “Sì” a questa domanda, i moduli di testo vengono salvati nel modello di documento.

Nel caso più semplice, si è già raggiunto l’obiettivo: il documento ora rivela esattamente le voci AutoText e le loro abbreviazioni che sono state contemporaneamente memorizzate in modo invisibile nel modello di documento attraverso la procedura di creazione. È qui che si manifesta il primo vantaggio della procedura descritta: se in seguito si perde una voce AutoText o la si colloca nel posto sbagliato, essa è ancora disponibile nel documento del blocco di costruzione come predefinita insieme all’abbreviazione prevista e può essere facilmente ridefinita. L’unico ostacolo: è sempre necessario definire in anticipo il target di archiviazione (vedere la sezione “Definire il target di archiviazione”).

Modelli globali di building block

Nella procedura descritta finora, le voci AutoText definite sono disponibili solo se si crea un documento basato sul modello di documento. In questo caso, il modello di documento su cui si basa il documento fornisce automaticamente le voci AutoText definite per questo documento. Tuttavia, questi moduli non sono disponibili per i documenti basati su altri modelli di documento.

Se si vuole raggiungere l’obiettivo della procedura descritta (tutte le voci AutoText memorizzate nel modello di documento devono essere disponibili in tutti i documenti), i moduli di testo devono essere resi disponibili a livello globale. Per garantire che i moduli di testo memorizzati secondo i passaggi descritti finora siano sempre disponibili, il modello Textmodules.dot viene ancorato nel sistema, ovvero elevato al rango di modello di documento globale.

  • Selezionare il comando Extra -> Modelli e Aggiungi Ins.
  • Fare clic su Aggiungi nella parte inferiore della finestra di dialogo e individuare il modello nella finestra di dialogo seguente.
  • Confermare e controllare nella finestra di dialogo Modelli e aggiunte se la casella di controllo davanti al modello di documento è attivata (vedere Fig. 5). In questo caso, il modello di documento rende disponibili i moduli di testo per tutti i documenti con effetto immediato.
  • Confermare la finestra di dialogo Modelli di documento e aggiunte con OK.
Fig. 5: D’ora in poi il modello di documento con le voci AutoText rende i moduli disponibili per tutti i documenti

In questo modo elegante, è possibile creare diversi modelli di documento ordinati in base alle voci del testo automatico dell’argomento e attivarli o disattivarli a seconda delle necessità utilizzando il comando Strumenti -> Modelli e Aggiungi Ins con l’aiuto delle caselle di controllo corrispondenti. In questo modo è possibile, ad esempio, utilizzare le stesse abbreviazioni in contesti diversi per creare testi diversi adatti alla situazione. È sufficiente attivare o disattivare i modelli di documento assegnati. Questo è particolarmente importante in questo caso, perché Word decide autonomamente quale voce di testo automatico inserire se la stessa abbreviazione è presente in più modelli di documento aperti contemporaneamente.

Stampa delle voci del testo automatico

Una volta definite, le voci di AutoText devono essere conosciute per poter essere utilizzate in modo mirato. Spesso è auspicabile stampare le voci di AutoText per archiviarle sulla scrivania. Tuttavia, Word offre solo una funzione integrata per la stampa delle voci di testo automatico, che si attiva con il comando File -> Stampa. La finestra di dialogo mostra nell’area inferiore un elenco di stampa, in cui si selezionano le voci dell’Autotesto e si conferma con OK (vedere la Fig. 6).

Fig. 6: Selezione delle voci AutoText esistenti per la stampa

Questa funzione non può essere controllata direttamente: tutte le voci AutoText dei modelli di documento attualmente attivi vengono sempre stampate. Indirettamente, quindi, è possibile determinare quali moduli di testo vengono stampati solo avviando specificamente documenti diversi con modelli di documento diversi. Tuttavia, i blocchi di Normal.dot sono sempre inclusi.

A questo punto entra in gioco un vantaggio della procedura descritta: il documento a blocchi mostra tutti i componenti di testo e le abbreviazioni come testo “normale”: La stampa può quindi essere effettuata semplicemente stampando il documento stesso. Tuttavia, anche in questo caso è necessario che tutti i testi siano stati inseriti nel modello di documento come voci AutoText con l’abbreviazione specificata. Se questo è assolutamente certo, nulla osta alla stampa.

Stampa tramite macro

La stampa del documento presenta ovviamente uno svantaggio: vengono stampati i moduli di testo visibilmente memorizzati nel documento. Non è possibile verificare se questi hanno effettivamente trovato posto nel modello del documento. Word non può risolvere questo compito in modo così semplice con strumenti integrati; è necessaria una semplice macro.

È sufficiente decidere in anticipo dove collocare la macro:

  • Se si inserisce la macro nel modello di documento globale Normal.dot, la macro è disponibile per tutti i documenti.
  • Se invece si colloca la macro nel modello di documento con i moduli di testo, è possibile utilizzarla solo se il modello è impostato come globale o se è attivo un documento basato su questo modello.
  • È inoltre necessario prestare attenzione: Se il modello di documento con i moduli di testo è stato definito come modello globale, occorre prima disattivare la casella di controllo del modello con il comando Strumenti -> Modelli e aggiunte e riavviare Word. In caso contrario, potrebbero verificarsi problemi nella modifica delle macro del modello di documento.
  • Creare un nuovo documento vuoto basato sul modello che deve contenere la macro.
  • Avviare lo strumento per la modifica delle macro con il comando Extra -> Macro -> Visual Basic Editor.
  • Individuare il modello di documento desiderato sul lato sinistro dell’editor e fare clic con il tasto destro del mouse sulla voce.
  • Selezionare il comando Inserisci -> Modulo dal menu contestuale.
  • Fare doppio clic sulla voce del nuovo modulo.
  • Inserire il testo di partenza (vedi sotto) e chiudere l’editor.
  • Uscire da Word e salvare tutte le modifiche.

Dopo il riavvio, la macro è disponibile nei documenti tramite il comando Extra -> Macro -> Macro, che si basano sul modello di documento precedentemente selezionato.

Il testo di partenza

La macro esegue alcune semplici operazioni per elencare le voci AutoText di un modello di documento assegnato al documento. Pone un’intestazione alla fine del documento, quindi elenca alternativamente la rispettiva abbreviazione della voce AutoText e poi la voce AutoText stessa. Infine, viene visualizzata una casella di messaggio con il numero di voci AutoText localizzate e un elenco delle abbreviazioni.

La casella di messaggio alla fine della macro è utile solo se il numero di voci AutoText nel modello non è troppo elevato. Il focus della casella di messaggio è impostato automaticamente su OK: è possibile nascondere la casella premendo il tasto Indietro, anche se il pulsante non è visibile.

Sub ATE_List()
Dim strATE_List Come Stringa
Dim i Come Oggetto
‘Preparare l’output, progettare il messaggio in base al numero
Se ActiveDocument.AttachedTemplate.AutoTextEntries.Count > 1 Allora
strATE_List = ActiveDocument.AttachedTemplate.AutoTextEntries.Count & _
“AutoText esistente:” & vbCrLf & vbCrLf
Se ActiveDocument.AttachedTemplate.AutoTextEntries.Count = 1 Allora
strATE_List = ” Una voce AutoText:” & vbCrLf & vbCrLf
Altrimenti
strATE_List = ” Nessuna voce di AutoText!”
GoTo GoodBye ‘ in questo caso non viene inserito nulla
Fine Se
Aggiungere un titolo alla fine del documento
ActiveDocument.Content.InsertAfter vbCrLf & vbCrLf & _
“Autotesti esistenti:” & vbCrLf & vbCrLf
Selection.Collapse Direction:=wdCollapseEnd ‘Imposta la selezione alla fine
Elaborare l’elenco delle voci
Per ogni i in ActiveDocument.AttachedTemplate.AutoTextEntries
‘Inserire l’abbreviazione e due paragrafi vuoti
Con ActiveDocument.Content
.InsertAfter Testo:=i.Nome
.InsertAfter vbCrLf & vbCrLf
Fine con
‘Ridurre la selezione alla fine e alla fine del paragrafo
Con Selezione
.SpostaFineUnità:=wdStoria
.Collapse Direction:=wdCollapseEnd
Fine con
‘Inserire il contenuto della voce di autotesto, aggiungendo due paragrafi vuoti
Con ActiveDocument.Content.
InsertAfter Text:=i.Name
InserisciDopo vbCrLf & vbCrLf
Fine con
strATE_List = strATE_List & i.Name & vbCr ‘Estendere l’elenco
Successivo i
Dopo il ciclo: messaggio di output
Addio:
MsgBox (strATE_List)
Fine Sub

Utilizzare le voci del testo automatico

Quando un modello di documento è attivo, rende disponibili le voci AutoText che contiene. È necessario distinguere tra due varianti:

  • I modelli di documento globali rendono disponibili a tutti i documenti le voci di AutoText che contengono. Il modello di documento Normal.dot è sempre un modello di documento globale. Inoltre, tutti i modelli di documento sono modelli globali che sono stati classificati come globali con il comando Extra -> Modelli e aggiunte (vedere la sezione “Modelli di modulo globali”).
  • Tutti gli altri modelli rendono disponibili le voci AutoText solo per i documenti basati sul modello. Pertanto, anche se un documento viene creato sulla base di un modello di documento, un documento basato su Normal.dot che viene aperto contemporaneamente non può utilizzare le voci AutoText disponibili nel modello.

Probabilmente ricorderete che proprio per questo motivo il modello con i blocchi di costruzione è stato reso disponibile a livello globale.

La procedura per l’utilizzo di una voce AutoText è descritta rapidamente:

  • Posizionate il cursore nel punto del documento in cui volete inserire il contenuto di una voce AutoText.
  • Scrivere l’abbreviazione desiderata.
  • Confermare con il tasto funzione F3.

In alternativa, è possibile utilizzare uno dei comandi Inserisci -> Autotesto o Extra -> Correzione automatica(-Opzioni), scheda Autotesto. Dopo aver premuto il tasto, appare il testo assegnato all’abbreviazione oppure un messaggio nella barra di stato che segnala che nel foglio di stile non è presente alcuna voce AutoText assegnata all’abbreviazione.

Correzione o aggiunta di voci

La correzione di una voce AutoText richiede solo pochi passaggi. In linea di massima, è necessario prima modificare il testo della voce AutoText e poi memorizzare la voce AutoText con la stessa abbreviazione nel modello di documento.

  • Aprire il documento del blocco di costruzione.
  • Selezionare il comando Extra -> Modelli e aggiunte.
  • Confermare e disattivare la casella di controllo davanti al modello di documento nella finestra di dialogo Modelli e aggiunte.
  • Confermare la finestra di dialogo Modelli e aggiunte del documento con OK.
  • Selezionare il comando Extra -> Correzione automatica(-Opzioni).
  • Passare alla scheda Autotesto.
  • Impostare il modello di documento corretto nella casella di ricerca e confermare la finestra di dialogo.
  • Modificare il testo del blocco desiderato.
  • Selezionare il contenuto della voce AutoText e notare l’abbreviazione assegnata al testo.
  • Attivare il comando Inserisci -> Autotesto -> Nuovo e inserire l’abbreviazione.
  • Confermare l’abbreviazione e la successiva richiesta di conferma per sovrascrivere una voce AutoText già esistente.
  • Ripetere la procedura fino a quando tutte le voci AutoText sono state corrette.
  • Nella finestra di dialogo Modelli e aggiunte, spuntate nuovamente la casella di controllo davanti al modello di documento.
  • Chiudere Word e salvare tutte le modifiche: In questo modo si è sempre al sicuro.

Conclusione:

Questo articolo dovrebbe avervi insegnato come gestire le voci di testo automatico e vi ha anche fornito alcune nozioni sul concetto di modelli di documento in Word. Prima di eliminare il modello di documento globale Normal.dot la prossima volta, ricordate che gli oggetti e le impostazioni importanti di Word vengono salvati automaticamente in questo modello. Per questo motivo, è consigliabile salvare una copia di Normal.dot con un nome diverso prima di perdere informazioni preziose o di dover rielaborare all’infinito cancellando questo file. Se si perdono le voci di AutoText dopo aver cancellato il file Normal.dot originale, è sufficiente allegare la copia di backup come modello globale: Le voci AutoText dovrebbero funzionare di nuovo.

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