Quasi ogni giorno riceviamo richieste di aiuto da parte di utenti che hanno eseguito un backup incompleto o inesistente dei dati del programma Microsoft Outlook e Outlook Express prima di una nuova installazione o di un trasferimento di computer e che ora cercano consigli su come recuperare la vecchia posta. Con un po’ di conoscenza di quale client di posta elettronica memorizza i propri dati e degli strumenti giusti, spostare i dati del programma su un altro computer o eseguire il backup prima di una nuova installazione non è più un problema.

1. cosa è dove?

Microsoft Outlook e Outlook Express hanno in comune solo il nome. Per il resto, non ci sono praticamente somiglianze tra i due programmi. Ciò è evidente anche nel tipo di file che i programmi creano e gestiscono.

Nota: di seguito vengono trattati alcuni file di sistema che potrebbero non essere visibili perché le impostazioni di Esplora risorse in Strumenti -> Opzioni cartella -> Visualizza non sono ancora state modificate. Per questo articolo è necessario effettuare le seguenti impostazioni:

Attiva la visualizzazione di file e cartelle nascosti

Mostra l’estensione dei tipi di file conosciuti

Attenzione: le seguenti spiegazioni per Microsoft Outlook non si applicano al funzionamento con un server Exchange.

1.1 Outlook Express

Outlook Express è adatto solo per l’invio di posta e newsgroup. Il programma salva questi file in file diversi in una cartella separata. Di solito si trova in C:\Documents and Settings\USERNAME\Local Settings\Application Data\Identities{Identity Number}\Microsoft\Outlook Express.

File di Outlook Express

Inoltre, Outlook Express stesso mostra anche il percorso della cartella della posta. La relativa finestra di dialogo è nascosta dietro a Strumenti -> Opzioni -> Manutenzione -> Cartella di archiviazione.

Cartella di archiviazione di Outlook Express

I contatti vengono memorizzati separatamente nella rubrica di Outlook Express. Il percorso si trova nel registro di sistema in HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft WAB\WAB4\Wab Nomefile e di solito è C:\Documents and Settings\USERNAME\Application Data\Microsoft Address Book\USERNAME.wab

Outlook Express salva tutte le altre impostazioni, come le regole di filtro e i mittenti bloccati, nel registro di sistema, oltre ai dati dell’account per la posta e i newsgroup.

1.2 MS Outlook

Il cuore di tutti i file di MS Outlook è il file “Archivio personale”, o in breve file PST. In questo file MS Outlook memorizza tutte le informazioni, tranne le categorie, le firme, le regole, le rubriche personali, il layout della barra di Outlook, le impostazioni della stampante e della pagina e gli account di posta.

Il file PST si chiama Outlook.pst e si trova per impostazione predefinita nella cartella C:\Documents and Settings\USERNAME\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook, o C:\Used\USERNAME\AppData\Local\Microsoft\Outlook, a seconda del sistema operativo.

Tuttavia, è possibile individuare facilmente la posizione del file PST. A tale scopo, fare clic su Strumenti -> Opzioni -> Impostazione e-mail e poi su File di dati. Tutti i file PST utilizzati sono elencati qui.

Cartella di archiviazione del file PST di MS Outlook

In Impostazioni sono disponibili ulteriori informazioni su ciascun file PST.

Cartella di archiviazione del file PST di MS Outlook

Un altro modo per conoscere il percorso del proprio file PST è il menu contestuale della “Cartella personale” e le relative proprietà.

Cartella di archiviazione del file PST di MS Outlook tramite il menu contestuale

Nel menu seguente, sotto il pulsante “Avanzate”, troverete il percorso esatto del file PST utilizzato.

Cartella di archiviazione del file PST di MS Outlook

Nella cartella di archiviazione di Outlook .pst è possibile trovare anche un Archive. pst. Questo rappresenta l’archivio in cui MS Outlook sposta gli elementi durante l’archiviazione e quindi li rimuove dal file PST effettivo. Le impostazioni per l’archiviazione sono definite globalmente in MS Outlook stesso in Strumenti -> Opzioni o individualmente per ogni cartella di elementi tramite il relativo menu contestuale.

Le impostazioni per l’icona e la barra dei menu sono memorizzate nel file outcmd.dat. Il file si trova in C:\Documents and Settings\USERNAME\Application Data\Microsoft\Outlook.

Il file extend.dat (stessa cartella di outcmd.dat) contiene informazioni sui componenti aggiuntivi installati per MS Outlook.

Lefirme si trovano in C:\Documents and Settings\USERNAME\Application Data\Microsoft\Signatures e sono sempre composte da 3 file per firma.

MS Outlook: Firme

Se si utilizzano le rubriche personali invece dei contatti di Outlook, è necessario cercare i file PAB tramite la ricerca file di Windows e salvarli.

Per il momento, tutto il resto si trova nel database del registro di MS Outlook.

2 Backup dei dati – meglio con i programmi

Eseguire il backup di tutti i componenti di MS Outlook e Outlook Express non è semplice, poiché sono necessarie diverse operazioni. A seconda del programma utilizzato, è necessario eseguire il backup della cartella di posta o del file PST, il backup di altri file e l’esportazione di regole e account di posta dai programmi o dal registro. Molto più comodi e sicuri a questo scopo sono i programmi, di cui esiste un’ampia scelta sotto forma di free e shareware.

Per MS Outlook, MOBackup e OutBack Plus hanno dimostrato la loro validità. Entrambi i programmi sono in grado di eseguire il backup di tutte le impostazioni e dei file rilevanti per MS Outlook e di ripristinarli se necessario. Inoltre, è possibile eseguire il backup di altri file, come i preferiti o i file liberamente definibili. OutBack Plus, in particolare, è stato utilizzato con successo da me stesso diverse volte. Sebbene entrambi i programmi siano shareware, possono essere utilizzati senza limitazioni per trasportare i dati di posta da un PC a un altro entro una fase di prova di 30 o 15 giorni.

OutBack Plus

Per Outlook Express, oltre a un buon shareware come Express Assist (produttore di OutBack Plus, vedi sopra), esiste anche un buon freeware per il backup di tutti i file, ad esempio Outlook Express Freebie Backup.

Se volete comunque fare da soli, continuate a leggere qui di seguito.

3. attenzione al ripristino dei dati da CD/DVD

Se i file vengono ripristinati da un supporto dati come un CD, lo stato “protetto da scrittura” deve essere rimosso manualmente (tasto destro del mouse – > Proprietà -> Rimuovi il segno di spunta da “protetto da scrittura”).

Rimuovere la protezione da scrittura

4 Backup e ripristino manuale per Outlook Express

4.1 Cartella di archiviazione completa

È possibile eseguire il backup completo della cartella di archiviazione dei messaggi di posta elettronica (vedere 1.1). Se si desidera ripristinarla in un secondo momento, copiare la cartella in una directory, rimuovere la protezione da scrittura da tutti i file e quindi inserire il percorso con le vecchie e-mail tramite Manutenzione -> Cartella di archiviazione.

Modifica del percorso di archiviazione di Outlook Express

Outlook Express rileva che si tratta di una cartella di posta diversa e lo segnala.

Cambiare la posizione di archiviazione di Outlook Express

Se si conferma con Sì, la nuova cartella di posta e il suo contenuto verranno utilizzati dopo un riavvio.

Questo metodo può essere utilizzato anche per spostare la posta su un’altra unità se si ripristina spesso il sistema con programmi di immagine. Se la cartella di posta fosse ancora in C:, dopo il ripristino dell’immagine i messaggi di posta tornerebbero al vecchio stato e quelli più recenti andrebbero persi.

4.2 Importazione della posta

Un altro modo (invece di sostituire l’intera cartella di posta) è la struttura delle cartelle. Per prima cosa è necessario salvare nuovamente la struttura completa delle cartelle.

In File -> Importazione -> Messaggi ->

Importa messaggi di Outlook Express

selezionare Outlook Express 6 e quindi “Importa e-mail da una struttura di cartelle di OE6”.

Importazione dei messaggi di Outlook Express

Selezionate ora la cartella di archiviazione che contiene i messaggi salvati. Il filtro di importazione unisce i messaggi salvati alla nuova cartella di dati.

4.3 Rubrica

È consigliabile eseguire manualmente il backup della rubrica e copiarla successivamente nella vecchia posizione. Opzionalmente, è possibile specificare un percorso diverso per il file WAB tramite il registro di sistema e quindi spostarlo in un’altra partizione.

Opzionalmente, è anche possibile importare ed esportare la rubrica. La funzione corrispondente si trova in Outlook Express nel menu “File” alla voce “Importa” o “Esporta”. Selezionare “File di testo, separati da virgole” come formato del file.

4.4 Account di posta e notizie

Gli account di posta e di notizie devono essere prima esportati da Outlook Express e poi importati di nuovo nello stesso modo. È possibile accedere al menu corrispondente tramite Extra -> Account.

Esportazione degli account di Outlook Express

Attenzione: le password vengono perse durante l’importazione e devono essere annotate in anticipo. Se le avete dimenticate, potete renderle visibili prima dell’esportazione con strumenti come X-Pass o BulletsPassView.

4.5 Regole di filtro

È più difficile salvare le regole di filtro, che sono memorizzate nel registro di sistema. Per esportarle, andare su Start->Esegui nel registro e passare al ramo HKEY_CURRENT_USER\Identities\{Numero identità}\Software\Microsoft\Outlook Express\5.0\Rules e salvarlo tramite il menu contestuale -> Esporta.

Esportazione delle regole di Outlook Express

La riscrittura è problematica se il numero di identità cambia a causa di una nuova installazione. In questo caso, è necessario modificare il file reg con un editor di testo prima di importarlo e sostituire il vecchio numero di identità con quello nuovo. Il nuovo ID si trova nella cartella di archiviazione dei dati di posta dopo una nuova installazione (vedere punto 1) o nel registro di sistema in HKEY_CURRENT_USER\Identities.

Nell’articolo 276511 della Knowledge Base Microsoft descrive nuovamente in dettaglio come ripristinare le regole e i mittenti bloccati. Si noti che il numero ID deve sempre essere inserito in una parentesi graffa quando si lavora con le sostituzioni. Il numero ID puro non porta al successo. Correttamente, quindi, si deve sempre leggere HKEY_CURRENT_USER\Identities\{Numero ID}….

5 Backup e ripristino manuali per MS Outlook

5.1 File PST

Come già descritto al punto 1.2, il file PST è il cuore di MS Outlook. Oltre al backup manuale su un altro supporto dati o partizione, Microsoft offre anche un componente aggiuntivo gratuito che esegue il backup del file PST a intervalli regolari. Il componente aggiuntivo di MS Outlook: Backup per cartelle personali funziona con MS Outlook a partire dalla versione 2002.

Esistono 3 possibili soluzioni per il backup del file PST.

a.)
Sostituire semplicemente il file PST precedente (probabilmente nella cartella predefinita C:\Documents and Settings\USERNAME\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook o C:\Used\USERNAME\AppData\Local\Microsoft\Outlook) con il file di backup (rimuovere la protezione da scrittura se necessario).

b.)
In alternativa, è possibile importare i dati del file PST di backup nel nuovo file tramite File -> Importa -> Importa da altri programmi o File -> File della cartella personale (.pst).

MS Outlook: Importazione PST

MS Outlook: Importazione PST

Sono disponibili altre opzioni per evitare o consentire i duplicati.

c.)
Tuttavia, è anche possibile eliminare il file PST (vedere sopra per il percorso) che è stato creato automaticamente dopo il primo avvio del programma di MS Outlook. Al riavvio di MS Outlook, il file PST viene segnalato come non trovato. L’applicazione chiede quindi il percorso del file PST. Qui è possibile inserire il percorso di backup del vecchio file PST. Si noti, tuttavia, che il file non è protetto da scrittura. Tuttavia, chi ha collegamenti individuali nella barra di Outlook dovrebbe astenersi dall’utilizzare questo metodo, perché altrimenti andrebbero persi.

Inoltre, questa procedura causa un problema con la rubrica, che può essere risolto con il suggerimento contenuto nell’archivio dei suggerimenti di WinTotal.

5.2 Regole

MS Outlook può importare ed esportare regole di programma, come quelle utilizzate per la posta elettronica, senza intervenire sul registro. Le finestre di dialogo corrispondenti si trovano per MS Outlook 2002 e 2003 in Strumenti -> Regole e notifiche -> Opzioni e per MS Outlook 2000 in Strumenti -> Regola guidata -> Opzioni.

5.3 Account

Per MS Outlook 2000, importare ed esportare gli account di posta non è un problema. In Strumenti -> Account -> Posta elettronica si trovano i pulsanti per l’importazione e l’esportazione.

Purtroppo, le cose sono molto più complicate con MS Outlook 2002 e 2003, poiché non esiste alcuna opzione per l’importazione e l’esportazione. Outlook Express serve come espediente. A tale scopo, si creano tutti gli account di posta in questo programma e li si esporta nei cosiddetti file AIF. Se il sistema viene configurato nuovamente, gli account vengono prima importati in Outlook Express. Se sono disponibili e MS Outlook viene avviato per la prima volta, riconosce gli account di posta di Outlook Express e si offre di rilevarli. Il processo può essere avviato anche manualmente. A tale scopo, fare clic su File -> Importa -> Importa impostazioni account di posta Internet. La seguente finestra di dialogo propone di rilevare gli account di Outlook Express.

MS Outlook: Importazione degli account di posta

Il software descritto al punto 2. non ha invece problemi con il backup degli account di posta.

5.4 Altri file

Tutti gli altri file di MS Outlook (vedere 1.2) possono essere sottoposti a backup e ripristinati tramite la normale procedura di copia.

5.5 Alternativa per Office XP e 2003

A partire da Office XP, su richiesta, è stato installato un assistente per il salvataggio delle impostazioni individuali. Il programma salva e ripristina le impostazioni individuali per tutte le applicazioni di Office.

Assistente per Office 2003

L’assistente salva i dati in un file OPS. Se si configura nuovamente Office sul nuovo PC, è possibile ripristinare il backup precedentemente salvato. Tuttavia, lo strumento non salva il file PST o le regole di filtro. Ulteriori informazioni sono disponibili sul sito Microsoft.

6 Ulteriori link

Nella sezione link di WinTotal, dedicata ai programmi di posta elettronica, sono disponibili numerose pagine sul tema del backup dei dati in MS Outlook e Outlook Express.