La burocrazia in azienda: Con questi cinque consigli è possibile arginarla

In questo Paese la contabilità è più complessa che in quasi tutti gli altri Paesi del mondo. Indipendentemente dal fatto che si tratti di un’impresa individuale o di una grande società, quasi tutte le aziende …

La burocrazia in azienda: Con questi cinque consigli è possibile arginarla

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In questo Paese la contabilità è più complessa che in quasi tutti gli altri Paesi del mondo. Indipendentemente dal fatto che si tratti di un’impresa individuale o di una grande società, quasi tutte le aziende hanno il problema di affogare nelle scartoffie e di sprecare molte risorse a causa della perdita di efficienza. A volte, però, almeno una parte del sovraccarico amministrativo e burocratico è un problema autoinflitto. Con i seguenti cinque consigli è possibile ridurre in modo significativo la burocrazia nelle aziende.

La burocrazia costa alle aziende tempo e denaro

La burocrazia in qualsiasi azienda è talmente estesa da richiedere molto tempo e quindi da causare costi elevati. Ciò è particolarmente vero per:

  • Contabilità delle retribuzioni
  • la contabilità
  • Contabilità delle entrate e delle uscite
  • Imposta sul valore aggiunto
  • Elaborazione ordini
  • Gestione della merce

I liberi professionisti dovrebbero pianificare quasi la metà del loro tempo di lavoro per le pratiche burocratiche, in modo che il resto del profitto debba essere realizzato nelle restanti quattro o cinque ore al giorno. Anche le piccole e medie imprese (PMI) spesso non sono in grado di permettersi degli specialisti per l’azienda, quindi devono esternalizzare la contabilità spendendo molto. Le aziende e le società più grandi investono ingenti somme di denaro in avvocati, consulenti fiscali, contabili ed esperti finanziari per evitare errori che mettono a repentaglio la loro intera esistenza.

Una contabilità ben funzionante è la base del successo economico di un’azienda. Se questa base non è corretta, l’organizzazione aziendale può vacillare. I clienti e i dipendenti diventano sempre più insoddisfatti, i processi non sono redditizi e il magazzino rimane vuoto. Tuttavia, questi sono solo alcuni dei problemi conseguenti che possono derivare dalla burocrazia dilagante e dalla conseguente contabilità errata. I cinque consigli che seguono possono aiutare a ridurre le spese amministrative e a concentrarsi nuovamente sull’essenziale.

Suggerimento 1: gestire la contabilità con un software

Fortunatamente, ci sono sempre più possibilità per le aziende di svolgere almeno una buona parte della contabilità al computer. A questo scopo esistono soluzioni complete che consentono di ottimizzare e automatizzare i processi. In questo modo, i processi vengono riuniti in un unico insieme che consente di utilizzare le risorse in modo più efficiente e di risparmiare sui costi. Un esempio di tali programmi sono le soluzioni commerciali complete di Lexware, disponibili per aziende di ogni tipo. Chi sceglie una soluzione di questo tipo ha una panoramica costante di tutte le cifre aziendali e può visualizzare tutti i dati e le ricevute con un semplice clic del mouse. Questo non solo aumenta l’efficienza, ma anche la trasparenza.

Suggerimento 2: eliminare la carta

Le aziende che gestiscono la propria contabilità con una soluzione commerciale completa riducono automaticamente il consumo di carta. Tuttavia, esistono altri modi per avvicinarsi al sogno di un ufficio senza carta. Ad esempio, esistono programmi di facile utilizzo per i processi di ordinazione e le liste di ferie che aiutano a registrare, archiviare o condividere i dati senza bisogno di carta. Al contrario, rendono disponibili le informazioni nel cloud. Un esempio è rappresentato dalle fatture elettroniche: sebbene le fatture possano essere emesse in modo semplice e legalmente sicuro con soluzioni commerciali, molte aziende continuano a inviare le fatture per posta. Secondo uno studio di Deutsche Bank Research, le fatture elettroniche fanno risparmiare in media 11,60 euro. Soprattutto le aziende che inviano centinaia di fatture per posta ogni mese stanno sprecando molto denaro.

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Suggerimento 3: sostituire le e-mail con piattaforme di collaborazione snelle

Nella comunicazione con i partner commerciali e le altre aziende, le e-mail continueranno a essere insostituibili anche in futuro. Tuttavia, la maggior parte delle e-mail che arrivano ogni giorno nella vostra casella di posta provengono da dipendenti interni. In passato i colleghi si scambiavano informazioni alla macchinetta del caffè, oggi un’e-mail viene scritta velocemente. Tuttavia, questo tipo di comunicazione aumenta lo sforzo, mentre il beneficio è minore. Le aziende dovrebbero quindi utilizzare piattaforme di collaborazione snella che funzionano in modo simile a WhatsApp o Facebook. I team possono utilizzarle per scambiare informazioni direttamente e senza complicazioni. È anche possibile definire gruppi in base al focus dell’argomento o del reparto, in modo da rendere possibile uno scambio mirato. In questo modo si garantisce anche che tutte le informazioni che vale la pena conoscere siano raccolte in un unico posto, il che aumenta la chiarezza e fa risparmiare tempo.

Suggerimento 4: creare più mobilità

Molti dipendenti vorrebbero avere più mobilità nel loro lavoro quotidiano. Ne sono un esempio i lavoratori sul campo che vorrebbero accedere alla loro scrivania tramite tablet o smartphone mentre sono in viaggio. Sempre più dipendenti percepiscono il lavoro indipendente dal tempo e dal luogo, noto anche come mobile computing, come un arricchimento e ritengono che aumenti l’efficienza lavorativa. Le aziende dovrebbero quindi creare le condizioni necessarie a questo scopo, digitalizzando i processi e i dati e rendendoli disponibili nel cloud. Per molte aree del lavoro quotidiano esistono oggi applicazioni mobili di facile utilizzo, come ad esempio per la richiesta di ferie o per la contabilizzazione delle spese di viaggio. Questo può anche ridurre significativamente la burocrazia in azienda.

Suggerimento 5: Combattere il pensiero a silo

“Il mio progetto, le mie conoscenze, il mio reparto”: questo tipo di pensiero a silo è ancora molto comune tra molti dipendenti. Tuttavia, i suggerimenti di cui sopra sulla digitalizzazione e sulla riorganizzazione dei processi possono aiutare a combattere questa mentalità a silo, perché il software non può essere fermato dai confini delle conoscenze e dei reparti. Al contrario, si creano nuove strutture orientate alle reali esigenze operative. Ad esempio, in un’azienda che gestisce un negozio online, il reparto IT, la produzione, la gestione delle merci e la contabilità sono costretti a collaborare perché lavorano tutti con gli stessi dati.

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