Che cos’è SharePoint? Molti utenti di Windows non sanno cosa pensare di questo termine. In questo breve articolo vi presenteremo il software Microsoft del mondo office, spiegato in modo semplice.
Microsoft SharePoint è una piattaforma web di Microsoft Office che facilita notevolmente la cooperazione e l’organizzazione nei reparti e nelle aziende.
SharePoint è meno adatto agli utenti privati. I punti di forza di SharePoint sono rivolti agli ambienti di lavoro in cui molti dipendenti devono accedere ai dati e sono necessari un concetto di autorizzazione e un coordinamento comune, ad esempio calendari di gruppo, gestione dei progetti, ecc.
Microsoft SharePoint può essere noleggiato come SharePoint Online a partire da 4,20 euro singolarmente o a poco meno di 20 euro insieme a tutte le applicazioni Office per le aziende come Office 365 E3. Un’altra opzione è quella di avere un proprio server SharePoint, per il quale sono necessarie licenze per utente/cliente.
1 Microsoft SharePoint: cos’è?
Per rispondere alla domanda su cosa sia SharePoint, dobbiamo dare un’occhiata più da vicino al portafoglio Office di Microsoft.
Con Word, Excel e PowerPoint, Microsoft offre già tre dei più importanti prodotti per l’ufficio. Mentre i singoli utenti o i piccoli reparti possono ancora cavarsela con un semplice sistema di archiviazione dei file, negli uffici più grandi le cose diventano rapidamente confuse e caotiche: la mancanza di versioning, di livelli di autorizzazione, di collaborazione congiunta sui documenti e la difficoltà di ricerca dei documenti Office in strutture di cartelle confuse rallentano la coordinazione e la collaborazione senza problemi nella vita quotidiana dell’ufficio.
Solo OneNote, se i file sono archiviati su un’unità di rete, può essere utilizzato senza problemi da più utenti contemporaneamente su un unico database tramite sincronizzazione. Per Microsoft Outlook e le sue funzioni di gruppo, è già necessario un server Exchange per utilizzare calendari, posta elettronica e caselle di posta condivise o elenchi di attività. Per Word, Excel e PowerPoint, invece, SharePoint è la piattaforma preferita, che offre funzioni aggiuntive rispetto al semplice scambio di documenti.
Con SharePoint, le aziende possono creare le proprie pagine intranet per i dipartimenti e i sottogruppi, sulle quali i documenti condivisi non solo sono più facili da trovare grazie alle meta-informazioni, ma consentono anche l’accesso (lettura, scrittura).
1.1 I vantaggi di SharePoint per gli utenti
Le pagine intranet possono contenere ulteriori informazioni come notizie in forma di blog, wiki, calendari, chat di gruppo e, naturalmente, un archivio di documenti. I vantaggi di SharePoint per l’utente sono che
- tutti i contenuti sono accessibili tramite un browser web sia su desktop che su mobile e possono anche essere modificati nel browser con Office Online.
- documenti come testi o tabelle con meta-dati e parole chiave possono essere recuperati molto meglio che in una struttura di file classica.
- più dipendenti possono lavorare su un documento su piattaforme diverse (PC, Mac o dispositivi mobili).
- la pagina iniziale può idealmente contenere anche altre informazioni importanti come ordini di lavoro, istruzioni, date importanti o annunci.
2 SharePoint spiegato in modo semplice – quali funzioni offre SharePoint?
SharePoint comprende sei aree funzionali, denominate e definite da Microsoft come segue:
- Siti
I siti sono l’elemento centrale di SharePoint. Le aziende possono progettare e personalizzare i siti web utilizzando modelli o lo SharePoint Designer gratuito, suddividerli in un numero qualsiasi di sotto-intranet per i dipartimenti subordinati e riempire le pagine con contenuti quali una libreria di documenti, notizie e annunci come blog, calendario ed elenchi, nonché altri elementi come applicazioni di terze parti. SharePoint agisce come un sistema di gestione dei contenuti (CMS), ma adattato alle esigenze degli ambienti di lavoro produttivi. - Comunità
SharePoint è progettato per promuovere e facilitare la comunicazione tra dipendenti e reparti. Ciò è possibile fornendo informazioni e notizie come blog, ma anche funzioni di chat tramite strumenti Microsoft come Teams o Skype. - Contenuto
L’app SharePoint consente di accedere a tutti i documenti rilevanti in mobilità.
Il cuore del software è la libreria dei documenti. File come documenti Word, fogli di calcolo Excel, immagini, file PDF, ecc. possono essere archiviati in SharePoint e arricchiti di metadati, come categorie e contenuti, per un più rapido recupero. I contenuti archiviati possono essere modificati direttamente nel browser o nell’applicazione di Word, ad esempio, e successivamente archiviati in SharePoint in forma aggiornata. I documenti possono essere condivisi, rilasciati, gestiti e modificati contemporaneamente con altri utenti o gruppi. - Ricerca
La funzione di ricerca di SharePoint non indicizza solo i nomi dei file, ma anche i meta-dati e persino il contenuto. In questo modo i documenti possono essere trovati molto più velocemente rispetto alla classica struttura a cartelle. - Compositi
Microsoft utilizza il termine Composites per descrivere la funzione di combinazione di vari elementi provenienti da altre applicazioni Office e da applicazioni SharePoint di terze parti in una pagina SharePoint. A questo scopo, in SharePoint è presente uno SharePoint Store le cui app ampliano notevolmente la portata funzionale delle pagine SharePoint, ad esempio un programma di moduli, un glossario Wiki o complesse app di workflow per soluzioni individuali. - Approfondimenti
I dati aziendali, come le analisi delle vendite o delle spese operative, possono essere preparati da varie fonti in SharePoint e presentati come elenchi o grafici.
Microsoft offre un video training su SharePoint che spiega l’avvio rapido, l’introduzione a SharePoint, come creare siti web, post ed elenchi e come condividere e sincronizzare i file.
Come utilizzare Microsoft SharePoint in azienda?
Microsoft offre ai clienti due modi per utilizzare il programma nella propria azienda.
3.1 SharePoint Online
Con SharePoint Online, parte della famiglia Office 365, le aziende possono utilizzare il servizio online a partire da 4,20 euro netti per utente. Tutti i file e i dati degli utenti sono archiviati in un cloud Microsoft, con il vantaggio per le aziende di non dover disporre di un proprio server. Con l’aiuto di OneDrive for Business, che ha sostituito SharePoint Workspace, i dati locali possono essere sincronizzati online.
Microsoft offre diverse opzioni online, che nella variante più grande (Office 365 E3) per poco meno di 20 euro al mese per utente non solo offre potenti funzioni SharePoint, ma anche l’accesso ai prodotti Office Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Access e Publisher, oltre a un server Exchange online, OneDrive for Business, Skype, Teams, Yammer e altri servizi.
3.2 Microsoft SharePoint Server
Per le grandi aziende che dispongono di un’infrastruttura e di un know-how IT sufficienti, Microsoft offre anche un server separato che ospita l’intranet aziendale su un server centrale. I costi della variante server si basano sull’utilizzo di un modello server/CAL (Client Access License). È quindi necessaria una licenza non solo per il server SharePoint, ma anche per ogni persona/cliente che accede al server SharePoint. Ulteriori informazioni sono disponibili nella sezione Licenze.