Stiamo vivendo tempi turbolenti, sia dal punto di vista economico che tecnico. Per questo motivo, l’efficienza e l’uso efficace della tecnologia sono di grande importanza. Studi statunitensi dimostrano che un dipendente medio in un ambiente d’ufficio trascorre circa 40 ore al mese in formazione e riunioni. Durante questo tempo, che equivale a un’intera settimana lavorativa, spesso non è possibile lavorare in modo produttivo. Processi di lavoro complicati e inutili rendono difficile la giornata lavorativa, non solo quando si lavora in modo indipendente, ma anche quando si lavora in team. Per questo motivo, è estremamente importante creare un ambiente di lavoro produttivo.
Analisi dell’inventario e dei bisogni: dove sono le carenze, come si può migliorare?
Milioni di persone in tutto il mondo trascorrono molte ore della loro vita in un ufficio. È nell’interesse loro e del datore di lavoro che i lavoratori portino a termine i compiti nel modo più rapido e qualitativo possibile. La produttività è influenzata da molti fattori, tra cui il clima interno, il rumore e l’illuminazione. I dipendenti devono innanzitutto fare un inventario e verificare se e dove ci sono problemi. Poi devono pensare a come risolverli.
Illuminazione
L’illuminazione è la questione più importante per aumentare la produttività. Gli studi dimostrano che le prestazioni umane sono più elevate al mattino, si stabilizzano lentamente a mezzogiorno e raggiungono il punto più basso di notte. Il motivo è la produzione dell’ormone dello stress, il cortisolo, stimolata dalla luce del giorno, che sveglia le persone e le fa concentrare. In molti uffici, però, la luce diurna non è sufficiente, quindi è necessario ricorrere alla luce artificiale. La luce bianca diurna richiede circa 5.600 Kelvin, mentre la luce bianca calda (3.000 Kelvin) ha un effetto rilassante ed è adatta alle stanze dove i dipendenti fanno le pause.
Clima interno
Un clima interno sano sul posto di lavoro [PDF; 476 KB] contribuisce a garantire che i dipendenti si sentano a proprio agio e possano lavorare in modo produttivo. Le temperature elevate in estate e quelle fredde in inverno riducono il rendimento, provocano insoddisfazione e mettono a rischio la salute. Soprattutto nei periodi in cui inizia il caldo estivo, il tema dell’aria condizionata è molto dibattuto: è dannosa per la salute o contribuisce al comfort sul posto di lavoro?
La temperatura ambiente negli uffici tedeschi dovrebbe essere compresa tra i 17 e i 20 gradi Celsius. Ma la temperatura interna deve essere orientata alla temperatura esterna: La differenza non dovrebbe essere superiore a 6-8 gradi. Se fuori ci sono 35 gradi, la temperatura interna non deve essere inferiore a 27 gradi. Una differenza di temperatura troppo elevata non solo mette a dura prova la circolazione, ma l’aria fredda secca anche le mucose e rende le persone più sensibili a batteri e virus.
Rumore
Tastiere che tintinnano, radio che cantano, conversazioni ad alto volume e il fastidioso rumore della stampante: tutti questi elementi influiscono sulle prestazioni di una persona. Fondamentalmente, tutti cercano di eliminare i rumori molesti dalla propria coscienza. Così facendo, però, appesantiscono il proprio corpo con un lavoro aggiuntivo che porta a un affaticamento precoce e a una mancanza di concentrazione. Il livello sonoro in un ufficio non dovrebbe quindi superare i 70 dB(A).
Per ridurre al minimo l’inquinamento acustico, è opportuno collocare le fotocopiatrici e le stampanti laser e a getto d’inchiostro in locali separati. Inoltre, tutti gli ambienti di lavoro dovrebbero essere dotati di pavimenti, soffitti, mobili e finestre fonoassorbenti.
Il posto di lavoro: solo lo stretto necessario
La scrivania è il luogo di lavoro centrale di un impiegato. Purtroppo, è tutt’altro che produttiva: innumerevoli promemoria sono attaccati al monitor e dimenticati lì, i file sono accatastati l’uno sull’altro sul tavolo e da qualche parte, sotto il caos di carta, si trova ancora la colazione di quindici giorni fa. Dovrebbe essere ovvio che non si può lavorare in modo produttivo in un ambiente del genere. Pertanto:
- Sulla scrivania devono esserci solo le cose più necessarie:
- penna
- Blocco note
- pennarello
- ecc.
- Chi lavora quotidianamente con i file dovrebbe smistarli in un apposito armadietto.
- Prestate attenzione anche al tema dell’ergonomia:
- Il corretto posizionamento del monitor evita riflessi e contrasti troppo forti con lo sfondo.
- Una sedia ergonomica rende la seduta confortevole e agevola la schiena.
- Una scrivania regolabile in altezza consente di adattarla esattamente alla propria corporatura, garantendo così un lavoro confortevole.
Trasformare i gadget in macchine per la produttività con delle modifiche
Non solo l’ufficio può essere ottimizzato, ma anche il PC, lo smartphone e il tablet, in altre parole tutto ciò che utilizzate per il vostro lavoro quotidiano. Molti di questi dispositivi sono tutt’altro che pratici nella loro versione standard. Con le applicazioni adatte, tuttavia, possono essere utilizzati in modo produttivo.
Gestione dei compiti
- Producteev: un elenco di cose da fare gratuito con tutte le funzioni di base essenziali. Le attività possono essere sincronizzate su tutte le piattaforme (iOS, Android, Mac, Windows).
- Wunderlist: Un altro elenco di cose da fare gratuito e visivamente molto accattivante. Copre anche la piattaforma Kindle Fire e offre una versione web.
Gestione del tempo
- Wieldy: un gestore di elenchi di cose da fare basato sul principio “Getting Things Done”. Il software richiede almeno Windows XP ed è disponibile anche in versione portatile.
- ManicTime: questo software salva l’ora di inizio e di fine dei programmi utilizzati, registrando così la durata del loro utilizzo.
Comunicazione
- Skype: un software gratuito per la telefonia IP, ora di proprietà di Microsoft. È disponibile per tutti i comuni sistemi operativi di computer e smartphone.
- Thunderbird: un software gratuito per la gestione semplice della posta elettronica.
Ricerca di informazioni
- Das Örtliche: Das Telefonbuch è disponibile come applicazione per computer Windows.
- Wikipedia: La più grande enciclopedia del mondo ha sviluppato le proprie applicazioni per il suo portale ed è disponibile come applicazione per Windows 8, tra le altre.
Gestione dei file
- Dropbox: Il servizio di archiviazione online più conosciuto al mondo è ideale per il lavoro di gruppo grazie alla sua applicazione nativa.
- Evernote: applicazione per la creazione e la sincronizzazione di note. Praticamente qualsiasi file può essere archiviato in un account Evernote a pagamento.
Modifica dei documenti
- LibreOffice: un pacchetto office basato su Open Office.
- Notepad++: un’alternativa gratuita all’editor integrato di Windows. Offre numerose funzioni extra come l’evidenziazione della sintassi, il completamento automatico e molto altro.
Utile
- TeamViewer: consente la manutenzione remota dei computer tramite la rete o Internet.
- Total Commander: una popolare alternativa a Windows Explorer che facilita il lavoro produttivo.
Home Office: stesso principio, problemi diversi
Con l’avvento dell’era digitale, non è più raro che le persone lavorino da casa. Si allestisce un ufficio in casa e si lavora senza dover uscire di casa. Il principio di base per la produttività è lo stesso descritto in precedenza, ma a casa ci sono alcuni ostacoli che non si incontrano in ufficio:
- Eliminare le distrazioni: Portare a spasso il cane, aiutare il vicino in un lavoro di giardinaggio o staccare la spina per un momento e ascoltare la musica: sono molti i fattori che uccidono la produttività nell’ufficio domestico. Con la giusta configurazione dell’ufficio è possibile eliminarle, ma è comunque necessario un grande autocontrollo. Come regola generale: l’ufficio in casa deve avere l’aspetto di un ufficio, senza un divano accogliente, una console per i giochi e così via, quindi funzionerà anche con la produttività. – Allora anche la produttività nello studio domestico funzionerà.
- Vita privata e lavoro: molte persone non capiscono che non fa differenza se si lavora a casa o in ufficio: bisogna svolgere esattamente gli stessi compiti nello stesso periodo di tempo. Dovete dirlo chiaramente a tutte le persone che fanno parte della vostra vita, compresa la vostra famiglia.
- Studiate voi stessi: Le regole esistono per essere infrante. Lo stesso vale per l’ufficio di casa. Non importa quante regole vi siete dati, prima o poi ne infrangerete una o l’altra. È importante osservarsi e imparare a gestire meglio la situazione.
- Attrezzature adeguate: non solo l’ambiente circostante può limitare la produttività, anche le attrezzature sbagliate sono un ostacolo. Ad esempio, se stampate ogni giorno risme di pagine di testo e scegliete una stampante a getto d’inchiostro, perderete tempo e denaro. In questo caso, una stampante laser sarebbe una scelta migliore. Le differenze tra una stampante a getto d’inchiostro e una stampante laser sono spiegate in questo articolo. Naturalmente, anche altri dispositivi possono limitare la produttività: uno sviluppatore di giochi che lavora con un PC debole impiegherà più tempo per svolgere il suo lavoro. L’investimento in un dispositivo potente può essere compensato dal risparmio di tempo che ne deriva.