Lavorare insieme in team di grandi dimensioni o con molti partner esterni si rivela spesso una grande sfida. Con Teams, Microsoft presenta una potente soluzione software progettata per semplificare notevolmente la comunicazione, la classificazione e la pianificazione nei gruppi di lavoro. Lo strumento fornisce elementi come chat, newsfeed e gruppi per il lavoro quotidiano ed è un componente del pacchetto Office 365 di Microsoft. In questo articolo vi presenteremo in dettaglio le funzioni di Microsoft Teams e vi mostreremo quali vantaggi e svantaggi sono a favore o contro la sua introduzione.
MS Teams è uno strumento di comunicazione, collaborazione e videoconferenza di Microsoft, disponibile in vari livelli di prestazioni come software gratuito o a pagamento all’interno di vari abbonamenti Microsoft 365 e Office 365.
Da diversi anni Microsoft persegue una rigorosa strategia multipiattaforma. Ciò significa che Teams può essere utilizzato su tutti gli smartphone, i tablet, i notebook e i PC desktop.
Sì, Teams consente l’integrazione di oltre 250 app aziendali aggiuntive, tra cui Github, Trello e i feed RSS.
Indice dei contenuti
1 Capire Microsoft Teams: Una panoramica delle funzioni più importanti
Con la versione gratuita di Microsoft Teams, fino a 300 membri del team possono comunicare tra loro tramite chat o messaggistica istantanea, condividere documenti o organizzare riunioni e videoconferenze. A questo scopo sono disponibili 10 GB di spazio di archiviazione per team e altri 2 GB per utente.
La barra dei menu di Microsoft Teams contiene un totale di sei funzioni:
1.1 Attività / Feed
Il feed offre una panoramica delle attività attuali e più recenti del team e dei colleghi. Il feed è strutturato in modo simile a quello dei social media ed elenca le informazioni sul gruppo di lavoro o sul progetto in ordine cronologico.
1.2 Chat
Nella chat si possono avere conversazioni individuali o di gruppo con un massimo di 50 persone. Queste possono essere strutturate in gruppi e categorie per maggiore chiarezza e, oltre alle chiamate video e audio, consentono anche la trasmissione di contenuti dello schermo. Inoltre, è possibile scambiare file tra due o più persone e pianificare riunioni.
Buono a sapersi: Microsoft Messenger conserva tutte le cronologie delle chat per un periodo di tempo illimitato. Pertanto, gli utenti di Teams possono cercare informazioni importanti nei messaggi senza limitazioni.
1.3 Teams
Gruppi di persone, contenuti e strumenti per diversi risultati e progetti all’interno di un’organizzazione sono riuniti in team. Questi possono essere creati pubblicamente (fino a 10.000 membri) o con accesso limitato (per gli utenti invitati). È possibile creare team dinamici per attività basate su progetti (ad esempio, l’introduzione di un nuovo software) o team statici che riflettono la struttura interna dell’organizzazione (ad esempio, reparti o sedi).
Le conversazioni, i file e le note nei canali del team sono visibili solo ai membri del team . Tuttavia, possono essere visualizzati anche da persone aggiunte successivamente.
1.4 Calendario
Alla voce “Calendario” si trova il proprio calendario di Outlook, oltre agli appuntamenti del team, che può essere utilizzato per pianificare e inserire direttamente le riunioni. È inoltre possibile utilizzarlo per rendere comodamente disponibili agli altri membri del team gli orari di presenza e di assenza, nonché gli orari delle ferie.
1.5 Chiamate
Qui è possibile visualizzare la cronologia delle chiamate, avviare una nuova chiamata (video) e visualizzare la segreteria telefonica. È inoltre possibile impostare le chiamate rapide per persone specifiche.
1.6 File
Nella scheda File è possibile visualizzare i documenti aperti più di recente e tutti i documenti modificati del team e condividerli con gli altri membri. I file condivisi in un canale vengono salvati nella cartella Share Point del rispettivo team. I file condivisi in una chat privata o di gruppo, invece, finiscono nella cartella OneDrive for Business e sono accessibili solo alle persone che partecipano alla conversazione.
Buono a sapersi: La versione base di Microsoft Teams include 10 GB di spazio di archiviazione nel cloud. Nelle versioni a pagamento, è possibile acquistare più di 1 TB di spazio di archiviazione e ulteriori 10 GB di spazio di archiviazione per ogni licenza acquistata.
2. vantaggi di Microsoft Teams
Oltre a una serie di strumenti di formattazione versatili per i messaggi e i documenti, Microsoft Teams guadagna punti anche per il pratico pulsante GIF che consente di inserire direttamente elementi grafici. È possibile inviare file di dimensioni fino a 15 GB, che possono essere aperti direttamente in Messenger senza scaricarli prima e modificati contemporaneamente ad altri utenti.
Come soluzione completa, Microsoft Teams supporta anche funzioni quali riunioni online, chat di gruppo, conferenze video e web e telefonate. È anche possibile utilizzare lavagne bianche tramite Microsoft Whiteboard o FreeHand di InVision.
Le informazioni sono facili da trovare, trasparenti e allo stesso tempo sicure. Le riunioni possono anche essere registrate e, se necessario, trascritte automaticamente. Teams è disponibile su tutti i dispositivi, in 1818 mercati e in 44 lingue.
Le app di Office 365 sono direttamente integrate con Microsoft Teams. Ciò significa, ad esempio, che potete lavorare sui vostri documenti Word, Excel o PowerPoint contemporaneamente ai vostri colleghi in tempo reale, senza doverli inviare avanti e indietro o trasferirli su un altro supporto.
Inoltre, è possibile integrare oltre 250 applicazioni aziendali aggiuntive, tra cui Evernote o Trello, ad esempio. In questo modo è possibile pianificare direttamente i progetti, creare sondaggi o appunti trasversali. A seconda della tariffa scelta, è possibile utilizzare anche altri programmi della gamma Office (ad esempio SharePoint Online, Skype, Stream o Yammer).
Con l’aiuto della ricerca semplificata di persone, documenti e chat, è possibile trovare più rapidamente ciò che si sta cercando. È possibile impostare una dashboard individuale per i propri dati, app e canali o sviluppare le proprie integrazioni tramite la piattaforma per sviluppatori.
Microsoft Teams non trascura nemmeno la sicurezza: l’ archiviazione locale dei dati, la prevenzione della perdita di dati, la leadership di conformità con le normative UE, la protezione integrata delle informazioni, tra cui l’eDiscovery, lo stato giuridico e l’audit, l’autenticazione a più fattori per una protezione estesa dell’identità e l’accesso sicuro degli ospiti garantiscono la protezione necessaria durante il lavoro.
3. svantaggi di Microsoft Teams
Uno dei principali difetti delle versioni gratuite di Microsoft Teams è il fatto che le applicazioni di Office 365 possono essere integrate solo nelle varianti web e non nella versione desktop. Inoltre, la configurazione di Microsoft Messenger è un processo lungo e complicato.
Ci sono difficoltà anche per quanto riguarda la protezione dei dati, che si basa sulle linee guida degli Stati Uniti ed è quindi relativamente debole rispetto alle leggi e agli standard tedeschi. Per spiegare: Microsoft Teams è ospitato nel Microsoft Cloud su server negli Stati Uniti, il che significa che i dati non sono protetti dall’accesso delle autorità statunitensi. Per questo motivo, anche un’introduzione in azienda dovrebbe essere considerata piuttosto critica.
Microsoft Teams offre una serie di funzioni volte a garantire la sicurezza del lavoro. Tuttavia, la crittografia non è sufficiente a proteggere i dati dai cosiddetti attacchi man-in-the-middle (ad esempio quando si è in viaggio o ci si connette a una WLAN in un hotel).
Inoltre, non esiste una gestione professionale delle applicazioni mobili che consenta di installare e configurare automaticamente l’applicazione su un dispositivo mobile finale. Ciò comporta non solo un aumento dei costi di amministrazione e di assistenza in azienda, ma anche una minore accettazione da parte degli utenti e una minore produttività.
Suggerimento: qui è possibile trovare un riepilogo che include una guida rapida con le nozioni di base più importanti su Microsoft Teams.