OpenOffice.org/StarOffice e Microsoft Office

Una preoccupazione particolare degli sviluppatori di OpenOffice.org/StarOffice era ed è quella di farlo funzionare insieme a Microsoft Office. OpenOffice.org/StarOffice continuerà a misurarsi con questa funzione sia in Windows che in Linux finché Microsoft potrà permettersi di ignorare il suo serio concorrente su questo sistema operativo. Attualmente non c’è modo di evitare la diffusione di Windows e quindi spesso di Microsoft Office su un gran numero di computer.

Pertanto, una migrazione da Microsoft Office a OpenOffice.org/StarOffice può essere realizzata in modo sensato solo se si tiene conto dei possibili effetti sullo scambio di dati. Ciò è ancora più importante se si cambia anche il sistema operativo e si passa a una distribuzione Linux. L’articolo descrive alcuni dei problemi che si presentano. Si concentra sulla migrazione a lungo termine da Microsoft Windows/Office a Linux/OpenOffice.org o StarOffice. Il fatto che la destinazione dell’ufficio sia OpenOffice.org o StarOffice può essere ignorato; le affermazioni di base sullo scambio di documenti si applicano anche al passaggio da Microsoft Office a OpenOffice.org/StarOffice mantenendo il sistema operativo Windows.

Problema

Il caso più comune nella pratica è il desiderio di passare lentamente da Windows a Linux o da Microsoft Office a OpenOffice.org/StarOffice. Quando si pianifica il funzionamento parallelo di Windows e Linux su un computer Windows esistente, inizialmente sorgono dei problemi tecnici. È essenziale notare che prima di installare Linux su un sistema Windows XP con un solo disco rigido in formato NTFS, è necessario modificare il partizionamento del disco rigido esistente con un programma diverso dal programma di installazione della distribuzione Linux. Questo può essere fatto, ad esempio, con i prodotti di Acronis. Alcune distribuzioni Linux, ad esempio SuSE Linux Office Desktop, sono state fornite con un’edizione speciale di Acronis OS Selector 8.0 for SuSE Linux, con la quale è possibile ridurre la partizione NTFS prima di eseguire il programma di installazione, in modo da creare spazio di archiviazione non allocato per le partizioni Linux. È molto importante saperlo (alcune richieste nel forum parlano un linguaggio chiaro): Senza un’adeguata preparazione, una partizione NTFS esistente viene spesso cancellata accidentalmente durante l’installazione di Linux se è l’unica partizione disponibile nel sistema.

Prima di scambiare dati con Microsoft Office o anche di migrare da Microsoft Office in ambiente Windows a OpenOffice.org/StarOffice in ambiente Linux, è necessario valutare attentamente quale sia l’obiettivo e se sia fattibile nell’ambiente di lavoro in questione.

Scenario 1

Avete un computer su cui prima è stato installato solo Windows con Microsoft Office e successivamente è stato installato Linux con OpenOffice.org/StarOffice, prendendo le dovute precauzioni. Ad ogni avvio decidete quale dei due sistemi verrà avviato e vorreste provare Linux con OpenOffice.org/StarOffice per un po’ di tempo prima di prendere la decisione a lungo termine se passare a Linux. Ciò richiede i seguenti preparativi:

In questo caso, avete bisogno di un’unità dati sul vostro computer su cui memorizzare sia i file creati con OpenOffice.org/StarOffice sia quelli creati con Microsoft Office. È opportuno partizionare una parte del disco rigido e formattarla in FAT. Sebbene si tratti di un file system più vecchio, è riconosciuto da entrambi i sistemi operativi proprio per questo motivo. Con Linux, nella maggior parte delle distribuzioni moderne, ad esempio nel Sun Java Desktop System, è possibile accedere al disco rigido di Windows direttamente tramite un’icona del desktop creata durante l’installazione, ma non è possibile memorizzarvi alcun file.

A questo punto la situazione diventa un po’ problematica, almeno per gli utenti Linux inesperti. Il punto di partenza è la corretta preparazione dell’installazione: durante l’installazione di Linux, ci si è assicurati che tale partizione esistesse già prima dell’installazione o che fosse stata creata durante l’installazione.

Se a questo punto vi accorgete che manca una partizione sostitutiva, siete in difficoltà con Linux se una singola partizione Windows esistente è formattata con il file system NTFS. Con Windows XP, questo è il file system abituale. In questo caso si può scegliere solo tra la partizione di swap e quella di root di Linux. Entrambe sono partizioni di sistema che non possono essere modificate all’interno del sistema in esecuzione. In questo caso, l’unica alternativa è avviare il CD in modalità di ripristino e modificare manualmente la partizione di sistema di Linux.

È molto meglio utilizzare un programma che si avvia dal CD e che offre il partizionamento per entrambi i casi. È consigliabile, ad esempio, Acronis Disk Director, che riduce sia la partizione NTFS che le partizioni Linux come desiderato e crea nuove partizioni come desiderato. Tuttavia, gli utenti inesperti di tali programmi dovrebbero preferire la riduzione della partizione di Windows: La modifica delle partizioni Linux spesso comporta la rielaborazione manuale del gestore di avvio di Linux. Tuttavia, coloro che si sottraggono a questo sforzo possono evitarlo: Una buona alternativa per lo scambio di dati tra i sistemi Windows 2000 e Linux sono le chiavette di memoria USB, riconosciute da entrambi i sistemi.

Se al momento dell’installazione di Linux era già presente una partizione dati con sistema FAT, Linux ha trovato la partizione durante l’installazione, ma non l’ha necessariamente montata immediatamente nel file system. È necessario rimediare a questo inconveniente: è necessaria una cartella che funga da punto di montaggio. Nel (solito) caso in cui la partizione FAT non sia montata, creare un nuovo punto di montaggio e montare manualmente il disco rigido nel file system. In SuSE Linux troverete il programma Hard Disk Partitioner per questo caso. Dopo aver ignorato l’avviso, questo programma mostra lo spazio assegnato alla partizione dati: se vi si trova il disco sostitutivo, è tutto a posto. In caso contrario, è necessario intervenire: ci si collega come root e si crea una nuova cartella nel file manager del sistema, ad esempio /windows/data. Quindi avviate una sessione di terminale e inserite il seguente comando dietro il prompt, adattato ovviamente alle vostre circostanze: mount-/dev/hda5-/windows/data. Fate attenzione agli spazi (-) e assicuratevi di usare esattamente le maiuscole/minuscole! Verificate il risultato digitando nuovamente mount. Il disco rigido è ora montato nel file system.

Se l’unità di scambio è stata configurata e montata e vi avete memorizzato i file desiderati, avete già raggiunto il vostro obiettivo: tutte le applicazioni principali di OpenOffice.org/StarOffice sono in grado di importare file da Microsoft Office 97/2000/XP, modificarli e salvarli nuovamente nel rispettivo formato di file. Tuttavia, è consigliabile in ogni caso installare sul computer Windows la versione Windows di StarOffice o la versione Windows di OpenOffice.org, disponibile gratuitamente. In questo modo è possibile modificare i documenti “per pratica” sul computer Windows con gli strumenti forniti da OpenOffice.org/StarOffice sotto Linux.

Scenario 2

Avete un computer su cui è installato solo Linux. In questo caso, non avrete problemi con i vostri file, perché d’ora in poi saranno creati con OpenOffice.org/StarOffice. In questo caso, le considerazioni valgono solo per lo scambio di dati con file più vecchi o con utenti non di sistema.

Una variante di questo scenario si verifica quando in una rete si verifica un passaggio graduale da un ambiente Windows a un ambiente Linux.

• I file OpenOffice.org/StarOffice più vecchi non pongono alcun problema. OpenOffice.org/StarOffice apre questi file senza perdita di informazioni, indipendentemente dal sistema operativo utilizzato.
• Anche i file esistenti di Microsoft Office o quelli ricevuti in questo formato possono essere aperti con OpenOffice.org/StarOffice. Tutte le principali applicazioni del pacchetto sono in grado di importare file da Microsoft Office 97/2000/XP, modificarli e salvarli nuovamente nel formato di file corrispondente. Tuttavia, è necessario tenere conto delle perdite di formattazione.
• Poiché non ci si può aspettare che un sistema straniero lavori anche con OpenOffice.org/StarOffice, è necessario garantire una buona comprensione. Se l’altra persona deve solo leggere o stampare i documenti che avete creato, create dei documenti PDF dai vostri documenti prima di passarli – una funzione che è già disponibile in OpenOffice.org/StarOffice senza programmi aggiuntivi. Altrimenti, è sufficiente esportare i documenti di OpenOffice.org/StarOffice in formato Microsoft Office dopo aver salvato lo stato attuale del lavoro.

Importazione da Microsoft Office

In linea di principio, è possibile caricare, visualizzare e modificare un documento Word, un foglio Excel o una presentazione PowerPoint in OpenOffice.org/StarOffice. OpenOffice.org/StarOffice riconosce tutte le formattazioni e molte funzioni di campo utilizzate in Microsoft Office. Nonostante i buoni filtri di OpenOffice.org/StarOffice, bisogna tenere conto delle perdite.

Esportazione in Microsoft Office

L’esportazione si effettua semplicemente in OpenOffice.org/StarOffice tramite il comando File/Salva con nome. Nel campo elenco Tipo di file sono disponibili come tipi di salvataggio le singole versioni di OpenOffice.org/StarOffice e Microsoft Office. Nonostante i buoni filtri di OpenOffice.org/StarOffice, occorre tenere conto delle perdite. A seconda del tipo di file, vengono visualizzati solo i formati che si adattano al contesto. Ad esempio, con un documento Word aperto, non vengono visualizzate le opzioni di archiviazione per i fogli di calcolo e le presentazioni.

Problemi con lo scambio di dati

OpenOffice.org/StarOffice dispongono di ottimi filtri per lo scambio di dati. Questo è dimostrato dal fatto che spesso i documenti possono essere scambiati quasi senza problemi, ad esempio tra Word e OpenOffice.org/StarOffice Writer. Anche i modelli di formato definiti in Microsoft Word, ad esempio, vengono adottati.

Tuttavia, lo scambio di dati non è esente da problemi: l’idea che spesso si presenta nella pratica di modificare un file a volte con Microsoft Word e a volte con OpenOffice.org/StarOffice Writer manca il bersaglio – nonostante gli ottimi filtri. È impossibile prevedere quali problemi si incontreranno nel dettaglio durante lo scambio di dati. I metodi di lavoro utilizzati sono troppo diversi.

Alcune opzioni di layout e attributi di formato dei documenti complessi di Microsoft Office sono gestiti in modo diverso in OpenOffice.org/StarOffice o non sono supportati. Di conseguenza, i file convertiti devono essere riformattati a mano. La quantità di post-elaborazione è proporzionale alla complessità della struttura e della formattazione del documento di origine.

Tuttavia, lo scambio di documenti con altri utenti può essere realizzato con successo se si osservano alcune regole di base. Tuttavia, non è affatto detto che i documenti possano essere scambiati senza perdite tra Microsoft Office e OpenOffice.org/StarOffice. Questo vale solo per i documenti fino a un certo livello. Le funzioni professionali speciali per le quali non esiste una controparte nella rispettiva applicazione o che sono realizzate in modo completamente diverso nei pacchetti Office non sono compatibili, né in un senso né nell’altro. Purtroppo, l’esperienza dimostra che più si lavora professionalmente con Microsoft Office, più si verificano perdite nello scambio di dati con OpenOffice.org/StarOffice e viceversa.

Ad esempio, OpenOffice.org/StarOffice è in grado di riconoscere e conservare le funzioni di campo di un modulo di fattura di Word, ma le funzioni di tabella e l’allineamento automatico dei numeri con il separatore decimale nelle tabelle di Word vanno persi. Anche le funzioni di campo tradotte che accedono alle proprietà del documento definite dall’utente in Word, ad esempio, non vengono utilizzate.

Un problema non del tutto trascurabile nella conversione dei documenti è rappresentato dal fatto che nell’ambiente Windows e in Linux sono comuni altri tipi di carattere. Questo spesso significa che i font altrimenti comuni nei documenti non possono più essere utilizzati in Linux/OpenOffice.org/StarOffice. Va notato che OpenOffice.org/StarOffice mostra il font precedente nei documenti convertiti, ma utilizza un font sostitutivo per la stampa e la visualizzazione. In parole povere: in un documento OpenOffice.org/StarOffice si vede il font Arial perché il documento proviene da Windows, ma in Linux viene spesso utilizzato un font sostitutivo, che fa sì che i documenti appaiano diversi dal solito quando vengono stampati.

In definitiva, però, è una questione di pratica e di fare a meno di funzioni speciali se si vogliono scambiare costantemente documenti tra i pacchetti Office. In questo campo, OpenOffice.org 1.1.4/StarOffice 7 sono ancora un passo avanti rispetto alle versioni precedenti, ma probabilmente sono ancora all’inizio di uno sviluppo promettente.

In generale, negli ambienti misti si applicano le seguenti regole di base:

• Se possibile, evitare di modificare i documenti a volte con OpenOffice.org/StarOffice e a volte con Microsoft Office. Se non è possibile evitarlo, fate a meno di tutte le funzioni e le formattazioni che causerebbero problemi nell’altra suite.
• Non cercate di mostrare presentazioni da OpenOffice.org/StarOffice Impress con Microsoft PowerPoint o viceversa. Il continuo scambio tra OpenOffice.org/StarOffice Impress e Microsoft PowerPoint porta a perdite ingestibili che non favoriscono affatto una presentazione.
• Se avete creato una presentazione con Microsoft PowerPoint e dovete mostrarla su un altro computer Windows senza PowerPoint, usate l’Assistente Pack&Go in PowerPoint sotto Windows per mostrare la presentazione compreso il modulo di runtime.
• Se avete creato una presentazione con Microsoft PowerPoint e dovete mostrarla su un altro computer Linux, convertite la presentazione con OpenOffice.org/StarOffice e controllate attentamente quali funzioni sono andate perse durante la conversione. Non cercate mai di mostrare una presentazione di Microsoft PowerPoint con OpenOffice.org/StarOffice senza prima averla controllata!
• Se avete creato una presentazione con OpenOffice.org o StarOffice e dovete mostrarla su un computer Windows, non fatelo nemmeno con PowerPoint! In questo caso, installate la versione Windows di OpenOffice.org, che è sostanzialmente identica a StarOffice e, soprattutto, supporta tutte le funzioni di StarOffice Impress.
• Utilizzate sempre il formato PDF per trasmettere i documenti di OpenOffice.org/StarOffice Writer o OpenOffice.org/StarOffice Calc che un terzo deve solo leggere e stampare.
• Create costantemente nuovi documenti in OpenOffice.org/StarOffice destinati esclusivamente al vostro uso personale o alla condivisione a scopo informativo (in formato PDF).
• In OpenOffice.org/StarOffice potete anche creare documenti da scambiare con gli utenti di Microsoft Office. Tuttavia, quando li salvate, assicuratevi di salvarli immediatamente in formato Microsoft Office. In questo modo si eviterà di salvare accidentalmente un documento destinato alla condivisione o alla modifica collaborativa nel formato OpenOffice.org/StarOffice, che di solito gli utenti di Microsoft Office non possono utilizzare.
• Se create documenti con versioni più moderne di Microsoft Office e questi sono destinati allo scambio con OpenOffice.org/StarOffice, salvateli già in Microsoft Office in un formato di file adatto allo scambio. Un formato adatto è quello che include la versione 97 di Microsoft Office.

Codice VBA da Microsoft Office

Molte persone che passano da Microsoft Office a OpenOffice.org/StarOffice vogliono poter eseguire le soluzioni macro registrate o programmate in Microsoft Office anche in OpenOffice.org/StarOffice. Questo desiderio è rafforzato dal fatto che dopo aver caricato un documento di Office si ha accesso ai testi di partenza. Tuttavia, va detto chiaramente: Nelle versioni attuali di OpenOffice.org/StarOffice non è possibile eseguire macro da Microsoft Office. Tale funzione non sembra essere prevista nemmeno per il futuro.

Per loro stessa natura, Microsoft Office e OpenOffice.org/StarOffice non possono eseguire gli stessi codici macro. Microsoft Office funziona con codice VBA (Visual Basic for Applications) e StarOffice/OpenOffice.org con codice StarBasic, che si basa sulle API di OpenOffice.org. Il linguaggio di programmazione è simile, ma vengono utilizzati oggetti e metodi diversi.

Se in un’applicazione si utilizzano macro le cui funzioni si desidera utilizzare anche nell’altra applicazione, è necessario modificare le macro. Le macro dei file di Microsoft Office possono essere caricate in OpenOffice.org ed è quindi possibile visualizzare e modificare il codice macro nell’editor Basic IDE di OpenOffice.org. Il codice Basic di Microsoft Office viene quindi importato, ma non eseguito. Nulla impedisce di modificare il codice nell’ambiente di sviluppo integrato di OpenOffice.org/StarOffice; il codice modificato viene persino salvato correttamente.

Ciò significa che quando si passa da Microsoft Office a OpenOffice.org/StarOffice, si deve riscrivere le macro esistenti per utilizzarle in OpenOffice.org/StarOffice.

Se non salvate nuovamente il codice caricato con un documento di Microsoft Office, OpenOffice.org/StarOffice può persino distruggere i virus delle macro di Microsoft Office: Aprite il documento in OpenOffice.org/StarOffice e salvatelo nuovamente dopo aver disattivato la funzione di salvataggio del codice in OpenOffice.org/StarOffice: In questo modo, un virus macro non ha alcuna possibilità. I dettagli di questa procedura si trovano in Strumenti/Opzioni nel ramo Carica/Salva di Microsoft Office.

Suggerimenti per lo scambio di dati

Con i normali documenti creati con i mezzi consueti, non ci sono quasi problemi con lo scambio di dati. OpenOffice.org/StarOffice si comportano diversamente quando vengono raggiunti i limiti del programma. In quel caso si verificano perdite durante l’importazione, perché OpenOffice.org/StarOffice deve creare una sostituzione.

Le caratteristiche di Microsoft Office elencate di seguito possono causare a OpenOffice.org/StarOffice alcune difficoltà durante la conversione. Tuttavia, non influiscono sul lavoro con il contenuto del documento convertito.

Il problema sorge, ad esempio, se nell’intestazione di Word viene inserito un elemento grafico che sporge oltre il limite superiore dell’intestazione. In questo caso, il grafico nel documento OpenOffice.org/StarOffice scorre fino al limite dell’intestazione.

Un altro problema è il trasferimento di paragrafi che hanno lo stesso stile (di solito standard) ma sono comunque formattati in modo diverso.

Anche nelle altre coppie di applicazioni Microsoft Excel – StarOffce Calc o Microsoft PowerPoint – OpenOffice.org/StarOffice Impress, i problemi di comprensione risiedono nei dettagli. Non si può forzare nulla, il successo si ottiene per tentativi ed errori.

Dovreste usare il convertitore di documenti OpenOffice.org/StarOffice per convertire i documenti da Microsoft Office nel formato XML di OpenOffice.org/StarOffice solo se volete passare definitivamente da Microsoft Office a OpenOffice.org/StarOffice. Altrimenti, dovrete riconvertire ogni documento individualmente in seguito: Il convertitore è a senso unico.

Microsoft Office Word – OpenOffice.org/StarOffice Writer

Durante il trasferimento dei dati, OpenOffice.org/StarOffice Writer ha qualche problema con le seguenti caratteristiche di Word. Naturalmente, queste caratteristiche causano difficoltà anche al contrario:

• Gli AutoShape vengono spostati durante lo scambio di dati e in rari casi “dimenticati” completamente.
• Le modifiche registrate dalla modalità di modifica vanno perse.
• Gli oggetti OLE vanno naturalmente persi perché i server OLE corrispondenti non sono disponibili in Linux.
• Alcuni campi di controllo e funzioni dei moduli di Microsoft Office non vengono convertiti.
• Il contenuto e le altre directory non sono supportati.
• Le tabelle, le cornici e la formattazione a più colonne risentono della loro formattazione.
• I collegamenti ipertestuali e i segni di testo non sono accettati.
• La grafica di Microsoft WordArt viene convertita come oggetti FontWork se ciò è specificato in Extra/Opzioni nel ramo Microsoft Office.
• I caratteri o i testi animati diventano testo normale.

Le seguenti conclusioni possono essere tratte dal test di modelli di esempio, ad esempio per la condivisione di documenti in Microsoft Word e OpenOffice.org/StarOffice Writer:

• Se si inseriscono testi strutturati in tabelle, assicurarsi di utilizzare tabelle regolari, soprattutto nelle intestazioni e nei piè di pagina. Se le tabelle di Word hanno più colonne in una riga che in un’altra, si verificano problemi in OpenOffice.org/StarOffice. Questo vale anche viceversa quando si esporta.
• Non posizionate la grafica al di fuori dei margini della pagina: Se necessario, modificate i margini della pagina. Tuttavia, è meglio non utilizzare affatto questa opzione.
• Lavorate con modelli di formato o stili di paragrafo in cui includete in particolare la spaziatura tra i paragrafi.
• Provate passo dopo passo se OpenOffice.org/StarOffice importa o esporta correttamente il documento Word e abbandonate tutte le soluzioni che non portano al successo.
• Lo scambio di dati tra Word e OpenOffice.org/StarOffice non significa sempre che si possa aprire un documento a volte con Word e a volte con OpenOffice.org/StarOffice e avere le stesse funzionalità. La pratica dimostra che questa procedura è possibile solo con documenti formattati in modo pulito.
• Formattati in modo pulito significa che tutta la formattazione in Word o OpenOffice.org/StarOffice è realizzata con modelli di formato o stili. Ciò può significare, ad esempio, che è necessario apportare modifiche ai modelli di lettera di Word creati in modo elaborato dopo averli importati in OpenOffice.org/StarOffice e viceversa. Il contenuto del testo scritto, invece, rimane intatto e leggibile: un servizio offerto da OpenOffice.org/StarOffice che Word, al contrario, non offre.

Esistono differenze significative tra la gestione dei programmi. Sebbene le basi dell’elaborazione dei testi siano le stesse, alcune funzioni sono realizzate in modo completamente diverso.

• OpenOffice.org/StarOffice Writer utilizza modelli di pagina per formattare le diverse pagine del documento, mentre Word utilizza le sezioni. Quindi, se avete scelto un’impostazione speciale per l’intestazione o il piè di pagina della prima pagina di un documento Word, la troverete riflessa in due modelli di pagina speciali nello Stilista di OpenOffice.org/StarOffice. Tuttavia, non si tratta dei modelli di pagina Prima pagina e Standard, ma di due modelli di pagina generati ex novo.
• I campi del modulo e i campi della fusione di messaggi non corrispondono tra loro. È quindi necessario riprodurre la funzionalità dai documenti Word con i campi modulo o i campi di OpenOffice.org/StarOffice. Non è possibile condividere questi documenti. Ricordate che per accedere ai dati è necessario registrare l’origine dati in OpenOffice.org/StarOffice.
• In OpenOffice.org/StarOffice Writer potete mostrare la barra di calcolo come è disponibile in OpenOffice.org/StarOffice Calc. I calcoli in OpenOffice.org/StarOffice Writer sono quindi più estesi di quelli di Word e vengono gestiti in modo diverso.

Non cercate troppo a lungo le funzioni di Microsoft Office in OpenOffice.org/StarOffice e viceversa. La possibilità di scambiare dati non deve indurre a pensare che per ogni funzione del rispettivo programma analogico esista un equivalente. La domanda che appare spesso nei forum di aiuto“In Microsoft xxx potrei ... . Come si chiama questa funzione in OpenOffice.org/StarOffice?” è sbagliata in quanto esiste sempre una sola funzione simile, che a volte oscilla da una parte e a volte dall’altra. Quindi non dovete cercare le eccellenti qualità di disegno di OpenOffice.org/StarOffice in Microsoft Office così come non dovete cercare la capacità di Microsoft Office di animare i diagrammi in OpenOffice.org/StarOffice.

OpenOffice.org/StarOffice Calc e Microsoft Excel

Questa coppia di programmi è ben coordinata. Nei documenti Excel utilizzati nella pratica, non ci sono quasi incompatibilità a livello usuale. Tuttavia, esistono incompatibilità anche in questo settore:

• Per gli AutoShape, gli oggetti OLE, alcuni campi di controllo e le funzioni dei moduli di Microsoft Office valgono le stesse restrizioni elencate per Microsoft Word.
• Le tabelle pivot non sono convertibili, il pilota dati di OpenOffice.org/StarOffice Calc è molto più debole in termini di funzionalità rispetto alla procedura guidata per le tabelle pivot di Excel.
• I nuovi tipi di grafico di Excel non hanno un equivalente in OpenOffice.org/StarOffice Calc o nel modulo grafico di OpenOffice.org/StarOffice e causano problemi di visualizzazione.
• La formattazione condizionale è organizzata in modo diverso in OpenOffice.org/StarOffice Calc. Le impostazioni corrispondenti di Excel non vengono adottate in OpenOffice.org/StarOffice Calc.
• Alcune funzioni o formule, di solito nell'”area utente avanzata”, non sono disponibili.

Non potete contare sul fatto che tutti i calcoli in OpenOffice.org/StarOffice Calc vengano eseguiti senza errori, soprattutto nei fogli di lavoro elettronici, anche se di solito è così. In definitiva, siete voi i responsabili della correttezza dei calcoli, non il programma.

Le principali differenze tra i programmi derivano ancora una volta dal concetto di modelli di pagina. Tuttavia, è molto più facile stampare i fogli di calcolo nello stesso modo in OpenOffice.org/StarOffice Calc che in Excel: È sufficiente assegnare un modello di pagina opportunamente progettato. Si noti inoltre che OpenOffice.org/StarOffice Calc, a differenza di Excel, non stampa solo il foglio di calcolo corrente come impostazione predefinita, ma tutti i fogli della cartella. È quindi necessario controllare le impostazioni di stampa prima di stampare.

Nel caso più semplice, si risolvono i problemi di stampa trascinando il foglio di calcolo desiderato nella scheda fino a sinistra, facendolo diventare il primo foglio. In questo caso, il foglio appare all’inizio della sequenza di stampa, in modo da poter limitare facilmente la stampa a questo foglio.

OpenOffice.org/StarOffice Impress e Microsoft PowerPoint

Il prestigio di una buona presentazione è molto alto; una cattiva presentazione rovina la reputazione più velocemente di quanto sia stata costruita. Questa è stata l’esperienza di tutti gli utenti che hanno presentato “velocemente” una precedente presentazione di PowerPoint con OpenOffice.org/StarOffice. La perdita di dettagli è troppo grande, anche se OpenOffice.org/StarOffice non segnala alcun errore durante la conversione. In dettaglio, si verificano i seguenti problemi.

• Le forme automatiche vengono spostate, ridimensionate o non convertite affatto.
• La spaziatura di tabulazioni, righe e paragrafi viene modificata.
• La grafica di sfondo e gli altri elementi disposti nelle diapositive o nelle maschere dei titoli di PowerPoint vengono persi perché OpenOffice.org/StarOffice Impress seguono un concetto diverso con i modelli di pagina.
• Gli oggetti raggruppati vengono sciolti, spostati o modificati.
• Alcuni effetti multimediali non sono supportati: Più alta è la versione di PowerPoint, meno animazioni o effetti di transizione sono compatibili.
• La possibilità di animare i diagrammi in base alle categorie o alle serie non è disponibile.

OpenOffice.org/StarOffice Impress offrono comunque all’utente un vantaggio significativo: il concetto di pagine significa che ogni pagina della diapositiva può essere nominata separatamente. Al contrario, PowerPoint utilizza il titolo della diapositiva come nome della pagina. Questa piccola differenza di funzione ha i suoi punti di forza nelle presentazioni in cui un’immagine segue l’altra, come in una presentazione.

Convertire i dati

OpenOffice.org/StarOffice sono quindi, a differenza di Microsoft Office, predisposti per lo scambio di dati tra applicazioni. Tuttavia, il trasporto dei dati funziona solo da OpenOffice.org/StarOffice: In OpenOffice.org/StarOffice si seleziona, ad esempio, il comando File/Salva con nome e si apre l’elenco dei tipi di file. In OpenOffice.org/StarOffice Writer, ad esempio, selezionate la voce appropriata che si riferisce a Microsoft Word. Il programma converte quindi i dati dei documenti OpenOffice.org/StarOffice in un formato comprensibile a Word.

Per aprire un file, è sufficiente aprire un file di Microsoft Office in OpenOffice.org/StarOffice per poterlo modificare in OpenOffice.org/StarOffice. La conversione avviene automaticamente.

Tuttavia, va sempre notato che non tutte le funzioni di Office in OpenOffice.org/StarOffice e viceversa non tutte le funzioni di OpenOffice.org/StarOffice hanno una vera e propria controparte nei programmi Microsoft Office. Le funzioni di base come i testi normali, la formattazione dei caratteri, delle celle e dei paragrafi, i modelli di formato, i formati delle diapositive e le semplici intestazioni e piè di pagina vengono adottate senza problemi. Tuttavia, quando si tratta di campi di testo, grafici e moduli, a volte si verificano notevoli problemi.

Lo stesso vale per altre applicazioni come Excel e Calc. Quando si eseguono le applicazioni in parallelo, è necessario verificare con molta attenzione quali funzioni corrispondono in entrambe le applicazioni, in modo che sia possibile uno scambio di dati senza errori.

Tipi di file per lo scambio

Il modo più semplice per scambiare i dati è scegliere un compromesso tra le suite:

• In Microsoft Office, impostate il tipo di file predefinito per il salvataggio a circa il livello di Office 97. Ciò significa che dovrete rinunciare ad alcune funzioni di Office 2000/XP/2003, ma siete ben preparati per lo scambio di dati con gli utenti di Office della maggior parte delle versioni attuali di Office e di OpenOffice.org/StarOffice.
• In OpenOffice.org/StarOffice potete anche cambiare il formato standard dei file: Nella consueta finestra di dialogo Strumenti/Opzioni, potete impostare i formati di Microsoft Office come formati di file predefiniti per le singole applicazioni di OpenOffice.org/StarOffice nel ramo Store/Generale. Con questa impostazione si evita di dover prestare costantemente attenzione al formato di file corretto quando si salva in OpenOffice.org/StarOffice: OpenOffice.org/StarOffice lavora automaticamente in formato Microsoft Office.

Strategie di migrazione

Il passaggio da Microsoft Office a OpenOffice.org/StarOffice non può avvenire dall’oggi al domani. La procedura non rara nella prassi aziendale – spesso anche nelle istituzioni pubbliche per “motivi di costo” – di eliminare un computer con Microsoft Windows e Office, eseguire il backup dei dati delle applicazioni e reinstallare Linux insieme a OpenOffice.org o StarOffice è a dir poco inefficace. Questo sposta una parte eccessiva dei problemi sull’utente, che deve dedicare tempo prezioso alla risoluzione di compiti quotidiani in condizioni sconosciute. Pertanto, in base alle esperienze di coloro che hanno effettuato il cambio, si raccomanda una procedura pianificata.

Ufficio domestico

Per gli utenti del settore privato, lo scenario 1 descritto sopra offre un buon punto di partenza.

• Innanzitutto, i computer Windows e Linux vengono utilizzati in parallelo. Per lo scambio di dati tra i sistemi, che non possono essere avviati contemporaneamente, viene creato o utilizzato un supporto dati di scambio, ad esempio una chiavetta USB o un altro supporto dati esterno.
• La transizione avviene gradualmente: I nuovi documenti vengono creati in OpenOffice.org/StarOffice man mano che il lavoro procede. I documenti da Microsoft Office vengono trasferiti passo dopo passo a OpenOffice.org/StarOffice.
• Al termine del passaggio, viene creata un’immagine della partizione di Windows e la partizione viene eliminata.

Ambiente aziendale

Anche nell’ambiente aziendale è necessario procedere con cautela e passo dopo passo. L’esperienza ha dimostrato che questo passo non può essere lasciato solo all’ambiente IT, ma è un processo che deve essere accompagnato dai più diversi livelli di gestione.

• Il primo passo consiste nell’analizzare la necessità di funzioni realizzate con il vecchio software. Nel farlo, occorre individuare le cose più importanti. Si pensi ai modelli per i documenti aziendali, all’organizzazione dell’archiviazione dei dati, alle stampanti o ai server di stampa installati. È essenziale considerare i formati di scambio dei dati (formati Microsoft Office o PDF) e prendere decisioni. Le preferenze personali degli utenti devono essere prese in considerazione.
• Una seconda fase prepara l’identificazione degli utenti con il nuovo software, soprattutto per mostrare i vantaggi del passaggio. Questa fase può essere meglio delineata con tre domande: Cosa c’è di diverso? Che cosa è meglio? Cosa non funziona?
• La terza fase prevede la preparazione della formazione. È particolarmente importante identificare i power user del (vecchio) software. Questi utenti, che sono presenti in ogni azienda, trovano più facile trattare con il software e affrontare il cambiamento. La formazione dovrebbe avvenire separatamente per i power user e per gli utenti “normali”. Per dare agli utenti un’idea di OpenOffice.org/StarOffice, si dovrebbe dare loro un CD con i file di installazione di OpenOffice.org da portare a casa. L’esperienza ha dimostrato che il passaggio da Windows a Linux – o a un gestore di finestre come Gnome o KDE – è più facile da gestire.
• Innanzitutto, i power user vengono istruiti. Ricevono istruzioni sulla struttura di Linux e sulle funzioni di aiuto e vengono informati su come ottenere aiuto esterno su Internet o altrove.
• Decisivi per il successo sono la formazione e la migrazione degli utenti “normali”. La formazione richiede la giusta selezione dei gruppi e la loro composizione in base al settore di lavoro e al livello di conoscenza. La migrazione deve avvenire al momento giusto, cioè non prima delle vacanze, non durante i periodi di punta e non durante altri cambiamenti.
• Nei primi giorni dopo il passaggio al digitale, gli utenti devono ricevere un’assistenza speciale. Sono state fatte buone esperienze con il rilascio di power user per il supporto del personale.
• Una volta completata la migrazione, è necessaria una fase di consolidamento. Riunioni, colloqui personali e questionari sono utilizzati per misurare il successo, identificare i deficit e definire il contenuto della formazione successiva.

Nel complesso, la migrazione è un processo lungo e complicato in cui la decisione di utilizzare il nuovo software e l’acquisizione delle licenze necessarie sono solo l’inizio di una lunga catena di compiti lavorativi e di nuove decisioni.