Scrivere di nuovo… Modelli di lettere e norme DIN applicabili

In dem Artikel erfahren Sie, wie ein Geschäftsbrief nach der DIN-Norma 5008 aufgebaut ist. Wir erstellen mit diesen Angaben eine Word-Vorlage, welche Sie hier kostenlos herunterladen können.

Scrivere di nuovo… Modelli di lettere e norme DIN applicabili

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Le lettere scritte a mano sono già oggi una rarità. La maggior parte della corrispondenza tra aziende, privati e aziende, ma anche tra privati, viene oggi realizzata tramite word processor. Sebbene Word e simili aiutino a correggere i caratteri e l’ortografia, i modelli forniti per le lettere non sono affatto conformi agli standard attuali. Nell’articolo che segue, pertanto, discutiamo la DIN 5008 (regole di scrittura e impaginazione nell’elaborazione testi) e la DIN 676 (impaginazione delle lettere commerciali).

  • La DIN 5008 determina il layout di una lettera commerciale.
  • Grazie alle informazioni contenute in questa norma DIN, è possibile creare facilmente un modello di lettera per il proprio elaboratore di testi.
  • Le norme DIN 676 A e B regolano diverse rappresentazioni della carta intestata.

DIN – per cosa?

In Germania, un Paese ordinato, esiste un gran numero di norme fisse, le cosiddette norme DIN, formulate dal Deutsches Institut für Normung e. V. (DIN) principalmente per regolamentare in modo uniforme un processo o la natura di un oggetto. A livello internazionale, le norme sono stabilite dall’Organizzazione Internazionale per la Standardizzazione (ISO). Una panoramica di tutte le norme DIN è disponibile qui. Le norme DIN hanno il carattere di raccomandazioni e non sono quindi generalmente vincolanti. Tuttavia, aziende come Deutsche Post seguono questi standard DIN, ad esempio per facilitare la leggibilità automatica degli indirizzi dei destinatari.

Le norme DIN 5008 e DIN 676 sono rilevanti per l’argomento del titolo di questo articolo.
Purtroppo, le norme DIN sono distribuite online da Beuth Verlag GmbH solo a pagamento, per cui non è possibile consultarle semplicemente su Internet.

DIN 5008 – Design delle lettere

Una lettera commerciale dovrebbe basarsi sulla norma DIN 5008. Questa norma DIN regola le regole di scrittura e design per l’elaborazione di testi e quindi anche per le lettere elettroniche. Ciò che vale per il settore commerciale dovrebbe valere anche per il settore privato. Purtroppo, Word e altri programmi possono aiutare l’utente con i loro modelli solo in misura limitata a rispettare la norma DIN, poiché molti errori sono dovuti solo all’input dell’utente.

DIN 676 – Layout delle lettere

La norma DIN 676 descrive il layout conforme alle norme DIN delle pagine DIN A4.

La linea di allineamento a sinistra (margine della pagina) è di 24,1 mm, a destra di 8,1 mm. Non è prescritto un margine inferiore. Si consiglia un margine compreso tra 20 e 30 mm. Noi usiamo 30 mm.

Esistono due forme diverse:

Modulo A per lettere commerciali con carta intestata piccola

La carta intestata ha un’altezza di 27 mm ed è adatta soprattutto per i moduli brevi senza logo. Il campo dell’indirizzo è adiacente alla carta intestata da 33,9 mm. Il primo segno di piegatura è misurato a 87 mm dalla parte superiore del foglio, mentre il secondo segno di piegatura è misurato a 105 mm dalla parte inferiore, in modo che vi sia uno sfalsamento dovuto alla piegatura.

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Forma A
Fare clic sull’immagine per ingrandirla

Forma B per lettere commerciali con carta intestata estesa

La carta intestata ha un’altezza di 45 mm e offre spazio sufficiente per un logo e altre informazioni. Il campo dell’indirizzo è adiacente alla carta intestata da 50,8 mm. Il primo segno di piegatura è misurato a 105 mm dal bordo superiore del foglio, il secondo segno di piegatura a 87 mm dal bordo inferiore del foglio. Grazie alla piegatura, la lettera si chiude a filo.

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Forma B
Fare clic sull’immagine per ingrandirla

Struttura di una lettera commerciale

Una lettera è suddivisa nelle seguenti sezioni:

– Intestazione
– Campo dell’indirizzo e blocco di informazioni
– Riga di riferimento
– Campo oggetto
– Campo testo
– Piè di pagina

Carta intestata

La carta intestata comprende solitamente il nome dell’azienda, il logo, ecc. A seconda del layout della lettera utilizzato (DIN 676), ha un’altezza di 27 mm (variante A) o 45 mm (variante B), misurata dalla parte superiore della pagina.

Campo dell’indirizzo

Il campo dell’indirizzo è quello che contiene il maggior numero di errori, soprattutto da quando la norma DIN è stata modificata e resa obbligatoria dal 01.01.2007. Lo standard DIN deve essere rispettato soprattutto perché il campo dell’indirizzo è stato progettato per essere leggibile dalla macchina per una selezione completamente automatica. Il carattere deve essere leggibile in 10-12 pt, ad esempio Arial, Courier, Helvetica.

Il campo dell’indirizzo ha una dimensione di 45×85 mm, inizia a un’altezza di 33,9 mm (modulo A) o 50,8 mm (modulo B) e si trova a 20 mm dal margine sinistro del foglio. Con un margine di 24,1 mm, il campo dell’indirizzo sporge di 4,1 mm a sinistra. I primi 5 mm del campo dell’indirizzo rimangono vuoti o possono essere utilizzati per l’indirizzo del mittente in forma abbreviata. In questo caso, però, deve essere scritto con un carattere molto più piccolo (6 pt) per distinguerlo dall’indirizzo vero e proprio.

Grazie alla piegatura del layout della lettera secondo il modulo B, l’indirizzo del mittente è ancora visibile nella finestra dell’indirizzo della busta.

Il campo dell’indirizzo comprende un totale di 9 righe. Le prime 3 righe sono per le aggiunte e le note, mentre le 6 righe successive sono solo per l’indirizzo. Le righe non necessarie vengono semplicemente lasciate vuote in alto o in basso.

Struttura:

da 1 a qui per le note
2 e aggiunte come
3 Raccomandata, personale, non inoltrare, riempito dal basso verso l’alto (3, 2, 1)

4 L’indirizzo inizia sempre qui.
5 Le righe rimanenti sotto rimangono
6 semplicemente vuote
7
8
9 Fino a qui per l’indirizzo

Esempio:

1
2 Personale
3 Raccomandata

4 Azienda campione
5 Donna
6 Maria Mustermann
7 Via del campione 1
8 11111 Città del campione
9

La riga vuota spesso utilizzata tra la via e il luogo di residenza è stata omessa dalla modifica del DIN. Questo migliora la leggibilità della macchina, semplifica la consegna e fornisce una riga aggiuntiva per l’indirizzo del destinatario. Inoltre, non c’è più una riga vuota tra l’area per le aggiunte/commenti e l’indirizzo.

Se il destinatario vive all’estero, il nome della città e il Paese del destinatario (in tedesco) sono scritti in lettere maiuscole. La lettera del Paese prima del codice postale viene omessa.

Esempio:

1
2
3 Posta raccomandata

4 Azienda campione
5 Donna
6 Maria Mustermann
7 via campione 1
8 1111 CITTÀ CAMPIONE
9 PAESE CAMPIONE

I quartieri di una città sono inseriti prima della via, se necessario. (vedere anche l’opuscolo informativo dell’ufficio postale).

Esempio

1
2
3 Personale

4 Azienda campione
5 La signora Maria Mustermann
6 Beul
7 Via Campione 1
8 53225 Bonn
9

Blocco informazioni

Una lettera può contenere anche un blocco di informazioni. Questo inizia alla stessa altezza del campo dell’indirizzo (33,9 o 50,8 mm) a una distanza dal margine della pagina di 125,7 mm (o 101,6 mm dalla linea di allineamento con un margine della pagina di 24,1 mm).

Il blocco informazioni contiene una linea di comunicazione se sono necessarie ulteriori informazioni come fax, e-mail o Internet. La posizione è predefinita (informazioni dal bordo della pagina o dalla linea di allineamento): Telefax (125,7/101,6), eMail (151,1/127,0), Internet (176,5/152,4). I testi per le 3 posizioni sono scritti di seguito con il segno di sinistra.

Il blocco di informazioni può contenere anche le informazioni di una riga del segno di riferimento e quindi la sostituisce. Contiene quindi le informazioni della riga di riferimento, con la data in prima posizione e i due punti dopo ciascuna delle parole iniziali, come “Il vostro messaggio da”, seguite dal testo appropriato. Le doppie parole iniziali, come “Il vostro segno”, “Il vostro messaggio da”, sono scritte su due righe. Tutte le parole iniziano a 125,7 mm dal bordo della pagina o a 101,6 mm dalla linea di allineamento.

Linea di riferimento

La riga di riferimento contiene solitamente informazioni sul numero di fascicolo o sulla data del riferimento, sul numero di fascicolo proprio, sull’autore e sul numero di estensione, nonché sulla data. Inizia a un’altezza di 80,4 mm per il ModuloA e di 97,4 mm per il ModuloB. La distanza tra lemma e lemma è di 50,8 mm.

È possibile disegnare la linea di riferimento anche con una tabella, ecc. Tuttavia, è meglio utilizzare una dimensione di carattere più piccola (6 pt si è dimostrato efficace).

Se non si utilizza una linea di riferimento, la data deve essere inserita nel blocco informazioni (vedi sopra) nella prima riga sotto il campo dell’indirizzo (125,7 mm dal bordo sinistro della pagina o 101,6 mm dalla linea di allineamento).

L’ortografia della data è regolata dalla norma DIN EN 28601. Tuttavia, nelle lettere commerciali la data viene scritta numericamente 2007-03-19 (AAAA-MM-GG) o alfanumericamente 19 marzo 2007. La vecchia notazione (GG.MM.JJ) è stata abbandonata con la nuova DIN, ma è ancora utilizzata.

Oggetto

L’oggetto di una lettera segue 2 righe dopo la riga dei caratteri di riferimento.
Se non viene utilizzata alcuna riga di riferimento, l’oggetto segue 2 righe dopo il campo dell’indirizzo, intendendo qui la fine massima del campo dell’indirizzo e non la fine effettiva. Di conseguenza, l’oggetto inizia dalla dodicesima riga.

1
2
3 fino a qui Spazio per le note

4 Ms
5 Maria Mustermann
6 Via del Campo 1
7 11111 Test City
8
9 Fine del campo indirizzo

10
11

12 Oggetto

L’oggetto non contiene la parola Subject, come spesso si legge, può estendersi su 2 righe e non termina con un punto fermo. L’oggetto può essere enfatizzato visivamente, ad esempio con caratteri in grassetto.

Dopo l’oggetto ci sono 2 righe vuote prima dell’inizio del campo di testo.
Se non si utilizza un oggetto, il campo di testo (alto 2 righe) prende già il posto dell’oggetto.

Campo di testo

Il campo di testo con saluto, testo e augurio segue 2 righe dopo l’oggetto. Il saluto vero e proprio deve essere separato dal testo da una riga, proprio come il saluto. Il saluto è seguito dalla società dell’autore, poi fino a 3 righe vuote (per il timbro e la firma) e infine il nome dell’autore.

1 Saluto
2
3 Azienda
4
5
6
7 Signor Mustermann

Non mettete il nome nella riga di chiusura tra parentesi o tra trattini.

Anche una nota sugli allegati o sulla lista di distribuzione è separata dal nome dell’autore da almeno una riga vuota (4 si sono rivelate utili) e può essere collocata a destra del saluto (secondo la norma DIN 125,7 millimetri dal bordo sinistro della pagina). La parola allegato può essere menzionata, ma non viene scritta con i due punti e non viene sottolineata.

Carta intestata

L’ultimo elemento di una lettera DIN 5008 è il piè di pagina. Di norma, questo include i dati completi di contatto dell’azienda, le informazioni sulla forma di attività e sull’amministratore delegato, i recapiti, le coordinate bancarie, ecc.

Si prega di notare anche le seguenti istruzioni di strutturazione:

  • I codici postali non sono suddivisi:
    11111 Teststadt
  • I codici bancari sono suddivisi in due blocchi di tre e un blocco di due, preceduti dall’abbreviazione BLZ senza i due punti:
    BLZ 123 123 12
  • L’IBAN internazionale, invece, è suddiviso in 5 gruppi di quattro e un gruppo di due:
    IBAN 1234 1234 1234 1234 1234 12
  • I numeri delle caselle postali sono divisi in due cifre a partire da destra:
    PO Box 1 12 12
  • I numeri di telefono non sono suddivisi. Inserire uno spazio tra il prefisso e il numero di telefono:
    040 123456, internazionale +49 40 123456
  • Un numero di estensione può essere separato con un trattino:
    040 122-110
  • Per una migliore leggibilità, le parti del numero possono essere evidenziate a colori:
    040 122-110
  • I prefissi internazionali sono scritti secondo la norma DIN 5008 come segue:
    +49 621 122-0

Modello di lettera DIN da scaricare in formato DOC

Su WinTotal è possibile scaricare gratuitamente un modello basato su questo in formato 676A e 676B. È possibile adattare facilmente il modello in base alle proprie esigenze. Il modello imposta correttamente il contrassegno per le pagine di continuazione in basso a destra (…).

Avete dimenticato qualcosa?

A mio parere, le regole delle norme DIN 5008 e 676 sono molto complesse. Se trovate errori evidenti in questa breve presentazione o se pensate che sia urgente includere uno o l’altro suggerimento, scriveteci. Provvederemo a integrare immediatamente la presentazione. In caso contrario, vorremmo sottolineare ancora una volta che le linee guida DIN sono solo raccomandazioni. Molti dettagli sono anche una questione di gusto e vengono gestiti in modo variabile da molte aziende (ad esempio, i margini di pagina).

Ulteriori link

  • Informazioni sulla DIN 5008
  • Workshop DIN 5008
  • Informazioni sulla DIN 676
  • DINbrief.de

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