La contabilità digitale consente alle aziende di organizzare la propria contabilità in modo più efficiente e di evitare montagne di file. Lo sforzo aggiuntivo per la scansione delle ricevute è compensato dalla migliore disponibilità e dal risparmio dei costi di stampa.

Tuttavia, ci sono alcuni rischi e costi che devono essere considerati quando si digitalizza la contabilità. Nella nostra guida vi forniamo alcuni importanti criteri decisionali che potrete utilizzare per valutare se il passaggio al digitale è conveniente per un’azienda.

1. i vantaggi della contabilità digitale

1.1 La contabilità digitale consente di risparmiare spazio e risorse

La digitalizzazione della contabilità presenta numerosi vantaggi, il più evidente dei quali è sicuramente quello di non dover più conservare le ricevute in forma cartacea. A causa dei periodi di conservazione previsti dalla legge, che di solito sono di 10 anni, si possono accumulare enormi montagne di file, che non solo devono essere sempre disponibili, ma devono anche essere ben strutturati in modo da poter risalire alle attività aziendali anche anni dopo l’effettiva registrazione.

Lacontabilità elettronica rende molto più facile tenere traccia delle cose, ma anche in questo caso è necessario mantenere una struttura chiara, che di solito è fornita dal programma di contabilità. Naturalmente, anche la contabilità digitale è soggetta all’obbligo di conservazione. L’obbligo viene assolto scansionando le ricevute e inserendole nel sistema contabile. L’archiviazione digitale consente di distruggere successivamente i documenti cartacei.

L’ufficio senza carta ha anche il vantaggio di non dover più stampare le fatture, ecc. che già vi arrivano per via elettronica, ad esempio via e-mail. In questo modo non solo si risparmia tempo e denaro, ma si rispetta anche l’ambiente e si risparmiano risorse. Tuttavia, se sentite ancora il bisogno di rivedere i bilanci annuali o alcuni bilanci in forma cartacea, potete stamparli senza problemi.

1.2 L’ufficio senza carta facilita l’analisi dello sviluppo dell’azienda

Il fatto che tutti i movimenti di denaro e di merci siano inseriti in un sistema di contabilità digitale facilita l’analisi dei dati aziendali. In pratica, ciò significa che è possibile visualizzare i saldi dei conti con un semplice clic e che questi vengono aggiornati automaticamente. I diagrammi e le tabelle non devono più essere modificati manualmente, ma possono essere creati a partire dai dati contabili digitali.

1.3 La compilazione automatica velocizza la contabilità

Non appena un’impresa individuale supera un certo limite di fatturato o di eccedenza o la società è soggetta a una delle forme giuridiche comuni (GmbH, AG, KG ecc.), la contabilità a doppia entrata è obbligatoria. Un software di contabilità adeguato può non solo facilitare l’assegnazione ai conti, ma anche trasferire immediatamente le registrazioni a tutti i conti pertinenti. In concreto, ciò significa che è sufficiente inserire le attività aziendali in ordine cronologico. Una volta creato il catasto o il giornale, le registrazioni vengono trasferite automaticamente a tutti i conti interessati. Pertanto, con la contabilità digitale, l’integrazione manuale dei registri generali e dei sottoconti può essere in gran parte omessa. Lo sforzo aggiuntivo per la scansione dei documenti è quindi compensato al più tardi in questo caso.

Anche con la contabilità digitale è necessario prestare attenzione alla correttezza della contabilità (GoBD). Le modifiche successive alle registrazioni contabili sono escluse per motivi di verificabilità. Per questo motivo, anche in questo caso gli errori possono essere compensati solo tramite scritture di rettifica.

La contabilità digitale ha anche il vantaggio di poter implementare molto facilmente la fatturazione automatica, in modo che non sia più necessaria la registrazione manuale. Se un credito non viene pagato in tempo, molti programmi possono anche creare automaticamente dei solleciti.

Collegando il programma di contabilità e il conto bancario, è possibile contabilizzare senza problemi anche i pagamenti regolari, come l’affitto e i costi del personale. Lo stesso vale, naturalmente, per i pagamenti in entrata, che possono essere chiaramente assegnati.

1.4 La contabilità online è accessibile da qualsiasi luogo

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A seconda del software scelto, la questione è se archiviare i dati su un singolo computer o in un cloud centrale. Il cloud ha il vantaggio di consentire l’accesso ai dati ovunque. In questo modo è facile per le diverse sedi di un’azienda collaborare in materia di contabilità e per i dipendenti con diritti di accesso visualizzare ed espandere i dati anche nell’ufficio di casa. Inoltre, molti sistemi di contabilità online non richiedono l’installazione di un software, ma sono accessibili tramite browser.

Con la contabilità online, tuttavia, bisogna sempre considerare la protezione dei dati. Se non si dispone di un proprio server e si commissiona l’archiviazione a società esterne (di solito l’azienda del programma di contabilità), è necessario verificarne l’affidabilità e, se possibile, prestare attenzione all’ubicazione dei server nazionali. Per proteggersi dagli accessi dall’esterno e dagli hacker, è necessario scegliere password sicure da cambiare regolarmente.

Gli hacker possono ottenere password riservate attraverso punti deboli della crittografia o e-mail di phishing. Se non si dispone del know-how necessario, è opportuno rivolgersi a società di sicurezza informatica.

Indipendentemente dalla soluzione software (online/offline) scelta, dovreste sempre assicurarvi di avere dei backup aggiuntivi, in modo da poter accedere ai vostri dati anche se i server centrali del sistema di contabilità online si bloccano o il disco rigido del vostro computer si guasta. A questo scopo, un disco rigido esterno da conservare in un altro luogo è una buona idea, in modo da avere un backup dei dati anche in caso di incendio, furto con scasso, ecc. Se mancano documenti importanti, l’ufficio delle imposte li interpreterà a sfavore dell’azienda ai fini fiscali.

1.5 Comunicazione semplificata con i consulenti fiscali

Se si assume un consulente fiscale esterno, è importante che abbia accesso alle ricevute. Con la contabilità analogica, le ricevute vengono raccolte ogni mese e consegnate al consulente fiscale in forma cartacea. Con la contabilità digitale, questo processo è molto più semplice, in quanto il consulente fiscale con le autorizzazioni appropriate può recuperare i dati richiesti in tempo reale. È vantaggioso che il consulente fiscale e l’imprenditore utilizzino lo stesso software (ad esempio Datev Accounting).

Quando comunicate con il consulente fiscale, dovete anche assicurarvi che nessun terzo non autorizzato abbia accesso ai vostri dati. L’invio via e-mail di ricevute e informazioni finanziarie riservate deve essere esclusivamente criptato. La crittografia PGP, ad esempio, è adatta a questo scopo.

2 Rischi e costi della contabilità digitale

Il rischio maggiore associato alla contabilità digitale è il furto di dati. Non appena i dati sono disponibili online, si è potenzialmente esposti agli attacchi degli hacker. Questo vale anche per un normale PC con accesso alla rete. Tuttavia, con le giuste precauzioni di sicurezza, questo problema è facilmente gestibile.

È molto più difficile abituarsi ai nuovi processi contabili. Potrebbe essere necessario formare il personale responsabile al nuovo software. Dal punto di vista finanziario, il passaggio può comportare anche l’acquisto di nuovi computer e server.

Un problema frequente è anche il cambiamento nella comunicazione con il consulente fiscale. Molti consulenti fiscali preferiscono ancora i documenti cartacei. Prima di procedere alla conversione, è quindi opportuno chiarire se il proprio consulente fiscale accetta le ricevute digitali o quale sarà il sistema di trasmissione digitale più adatto in futuro. Se necessario, potrebbe anche essere opportuno passare a un consulente fiscale specializzato in contabilità digitale.

Suggerimento: quando scegliete il software, assicuratevi di sapere come potete trasferire i dati al consulente fiscale.

Conclusione

Il passaggio alla contabilità digitale è lungimirante, ma comporta costi notevoli. Il tempo perso per la digitalizzazione delle ricevute viene solitamente risparmiato altrove. Il grande vantaggio della contabilità digitale è la migliore disponibilità dei dati e il risparmio di materiale. Il grado di accelerazione dei processi lavorativi può essere valutato solo caso per caso. Di seguito abbiamo stilato un breve elenco di pro-conta che può aiutarvi a prendere una decisione.