Indipendentemente dal fatto che siate dipendenti, liberi professionisti o imprenditori: la registrazione accurata delle ore lavorate è essenziale per la vita lavorativa, perché serve come base di calcolo per la retribuzione. Mentre un tempo le ore di lavoro dovevano essere documentate con un orologio o con carta e penna, oggi questo compito viene svolto da programmi gratuiti di registrazione delle ore, che spesso hanno una serie di altre funzioni pratiche. Questo non solo semplifica la burocrazia, ma migliora anche la trasparenza. In questo articolo presentiamo i migliori strumenti per documentare l’orario di lavoro.
Per una documentazione conforme alla legge, il datore di lavoro deve registrare l’inizio, la fine e la durata dell’orario di lavoro giornaliero dei suoi dipendenti. I tempi di pausa non fanno parte dell’orario di lavoro e devono essere dedotti di conseguenza. Secondo la legge sull’orario di lavoro (ArbZG), non è previsto un modulo specifico per la registrazione dell’orario. Le registrazioni devono riportare solo la quantità di tempo che non supera il limite massimo di otto ore al giorno.
In questo articolo vi presenteremo diversi programmi di registrazione dell’orario di lavoro che possono essere utilizzati sia su desktop che su dispositivi mobili. Il buon vecchio foglio Excel è tutt’altro che obsoleto. Su Internet troverete numerosi modelli ed esempi per creare un semplice sistema di registrazione delle ore che, a differenza di uno strumento commerciale, può essere ampliato e adattato a piacere.
Oltre all’effettiva registrazione delle ore, che può essere effettuata online o offline, un buon strumento di registrazione delle ore dovrebbe offrire anche funzioni avanzate come la generazione automatica di rapporti e fatture, l’integrazione con il calendario o l’esportazione dei dati.
Indice dei contenuti
1. Tracciamento del tempo gratuito: I 3 migliori programmi in sintesi
1.1 Toggl Track
Toggl Track è un programma di tracciamento del tempo basato su cloud per team grandi e piccoli. Lo strumento consente di tenere traccia delle ore di lavoro in modo semplice e flessibile e genera automaticamente informazioni sul tempo trascorso su un lavoro o un progetto. Su questa base, è possibile generare rapporti e grafici sull’utilizzo del tempo e, se necessario, esportare i registri del tempo come fogli di calcolo Excel o inviarli via e-mail. L’integrazione con le applicazioni di calendario consente di convertire gli eventi imminenti direttamente in registrazioni di tempo.
Per una maggiore trasparenza, Toggl Track consente anche di condividere con il cliente i link ai rapporti pubblici. Il software è già stato progettato per le più recenti disposizioni di legge ed è quindi adatto anche ai liberi professionisti. I manager possono utilizzare il modulo Toggl Plan, che fornisce una panoramica visiva di tutti i processi aziendali, delle scadenze e dell’avanzamento dei compiti su un’interfaccia uniforme. La funzione di sincronizzazione consente inoltre di aggiornare i dati in tempo reale su tutti i dispositivi.
Toogle Track è disponibile come programma desktop per Windows, Linux e Mac, come versione online e come applicazione per iOS e Android, e può anche essere integrato in strumenti di fatturazione e PM di terze parti (ad esempio Jira, Basecamp o Trello) tramite API.
1.2 Clockify Time Tracker
Con Clockify Time Tracker potete tenere traccia degli orari di lavoro dei vostri dipendenti , dei rapporti, del completamento dei progetti, delle ore fatturabili e degli straordinari. Potete decidere voi stessi se le ore devono essere registrate automaticamente o manualmente. I registri possono essere assegnati a clienti e progetti pertinenti. Inoltre, è possibile generare rapporti settimanali, mensili o annuali. Poiché Clockify supporta team di dimensioni illimitate, potete aggiungere tutti gli utenti che volete.
Grazie alle funzioni di gestione dei progetti e dei team, potete anche creare compiti e stime di tempo e gestire i profili dei membri. Per una migliore visione d’insieme, i progetti possono anche essere etichettati e , se necessario, visualizzati graficamente. È inoltre possibile esportare e condividere i dati. Lo strumento è adatto alle piccole e medie imprese, ai liberi professionisti e ai consulenti, ma può essere utilizzato anche nelle università e nelle scuole, nell’industria della ristorazione o nel commercio.
L’implementazione del sistema di tracciamento del tempo gratuito può essere basata su cloud, on-premise o come SaaS (Software as a Service) . Clockify è disponibile per Windows, Mac, Linux e Chromebook, oltre a una versione mobile per iOS e Android. Per l’utilizzo è necessario un account gratuito presso il produttore, ma in alternativa è possibile accedere con il proprio account Google.
1.3 Hubstaff
Hubstaff è un semplice sistema di registrazione delle ore di lavoro per piccole e medie imprese, liberi professionisti e consulenti. L’inserimento delle ore di lavoro avviene tramite un intuitivo sistema di rilevazione delle ore. Lo strumento offre funzioni come il monitoraggio delle attività, report avanzati, tracciamento in tempo reale, possibilità di fatturazione automatica e tracciamento GPS che documenta i tempi tramite acquisizione mobile. Il monitoraggio delle ore può essere effettuato sia online che offline.
Con l’aiuto della funzione di tracciamento GPS integrata, i tempi possono essere registrati e documentati in Hubstaff anche in movimento. In questo modo i clienti e i supervisori hanno a disposizione una documentazione particolarmente completa e trasparente delle ore di lavoro.Hubstaff è quindi una soluzione ottimale per i clienti o i supervisori che desiderano una documentazione il più possibile completa e trasparente dell’orario di lavoro. Inoltre, Hubstaff consente alla gestione del team di inviare fatture ai clienti e di pagare i dipendenti in base alle loro ore di lavoro e con tassi di compensazione personalizzabili.
Buono a sapersi: da una sentenza della Corte di Giustizia Europea del maggio 2019, le aziende sono obbligate a documentare l’orario di lavoro dei propri dipendenti. Questo per tutelare i dipendenti e rispettare le norme di legge.
Hubstaff è disponibile per Windows, Mac, Linux e come applicazione mobile per iOS e Android e può essere integrato con più di 30 strumenti di terze parti (ad esempio Trello, Asana, Basecamp, GitHub o PayPal). Per utilizzarlo, è necessario un account Hubstaff gratuito, con il quale è possibile gestire un numero qualsiasi di team e progetti. È inoltre possibile assegnare autorizzazioni e impostazioni diverse ai propri dipendenti.
Il software è gratuito per un utente, mentre gli aggiornamenti costano 7 dollari al mese. Attualmente, tuttavia, il programma è disponibile solo in inglese.
2. registrazione delle ore di lavoro gratuita: Documentare le ore di lavoro con Excel
Uno dei metodi più diffusi per registrare le ore di lavoro private o professionali è ancora il buon vecchio foglio Excel. Su Internet è possibile trovare numerose istruzioni gratuite e modelli di esempio per la creazione di un sistema di registrazione delle ore di lavoro individuale e gratuito . In questo modo è possibile determinare automaticamente le ore di lavoro e creare fatture e rapporti con la semplice pressione di un tasto.
I modelli possono essere riutilizzati tutte le volte che si vuole e possono essere estesi e adattati quasi all’infinito. A differenza degli strumenti di tracciamento del tempo menzionati in precedenza, tuttavia, i modelli di Excel possono essere integrati in software di terze parti solo con grande sforzo o addirittura per niente, motivo per cui questa soluzione è adatta soprattutto a freelance e consulenti e a piccoli team.