Microsoft Outlook è spesso utilizzato come software di calendario nelle aziende e nel settore privato. Tuttavia, esistono anche altre soluzioni al di fuori di Outlook che, a seconda dello scopo e dei requisiti, possono anche essere convincenti e gratuite. Nel seguente articolo presentiamo quindi una piccola selezione di software di calendario gratuiti che possono essere utilizzati sia da utenti privati che da aziende.

1. compiti di un software di calendario

Non esiste un software di calendario puro che funga solo da agenda con funzioni aggiuntive, come la gestione dei contatti. Il più noto rappresentante di questo tipo di software era Lotus Organizer, che assomigliava a una classica agenda con pagine doppie nel funzionamento e nell’aspetto. Lotus Organizer non è stato più sviluppato dal 2003 ed è stato dismesso nel 2013 dal nuovo proprietario IBM.

Spesso il software di calendario di oggi è già un PIM (Personal Information Manager) a tutti gli effetti che, oltre alla gestione degli appuntamenti e dei contatti, offre anche la gestione delle note, il client di posta e, a seconda del prodotto, anche funzioni di gruppo accessibili in rete come caselle di posta condivise, votazioni per le riunioni, sondaggi, ecc. Una connessione cloud consente la sincronizzazione tra diverse piattaforme, ad esempio le app di calendario per smartphone e PC desktop.

Per la nostra presentazione, tuttavia, ci siamo concentrati sulle funzioni di calendario e abbiamo riassunto le caratteristiche rilevanti dal nostro punto di vista nella seguente tabella riassuntiva. Tutte le alternative gratuite ad Outlook hanno dovuto competere con il leader del mercato. Potete trovare un confronto tra i diversi programmi di posta elettronica nel nostro articolo separato.

2. microsoft outlook – senza alternative?

Microsoft Outlook è uno dei software di calendario più utilizzati sui PC Windows, anche se il PIM che fa parte del pacchetto Office ha molte più funzioni, come dimostra la nostra presentazione di Outlook. Il motivo principale è che Outlook integra in modo ideale gli altri prodotti Microsoft Office ed è anche incluso negli abbonamenti Microsoft 365 (ex Office 365) per gli utenti privati.

L’obiettivo principale di Outlook è la gestione della posta elettronica con numerose caselle. Strettamente collegati a questa sono i contatti e un’agenda di appuntamenti e attività. Outlook può fissare appuntamenti o eventi a orari specifici, cercare appuntamenti liberi, assegnare appuntamenti a una o più categorie, codificarli a colori, impostare priorità per gli appuntamenti, ricordare all’utente l’appuntamento, creare appuntamenti ricorrenti e molto altro ancora.

Il calendario può essere visualizzato in una vista giorno, settimana lavorativa, settimana o mese. Le attività vengono visualizzate nella barra laterale, se lo si desidera. È inoltre possibile creare più calendari, ad esempio privato e aziendale, e visualizzarli singolarmente o insieme. Le voci possono essere assegnate a categorie specifiche tramite i colori.

I calendari stranieri possono essere importati in formato ICS o VCS e integrati come calendari web. Per i contenuti iCloud del mondo Apple, Apple stessa offre un ponte con Outlook con iCloud per Windows, in modo che contatti, attività e calendari possano essere utilizzati anche in Outlook. Chi utilizza ancora un’agenda di carta sarà soddisfatto dei numerosi formati di stampa per Filofax, Chronoplan e simili, che possono essere adattati individualmente. Inoltre, tutti i servizi e i programmi qui presentati possono essere stampati in formato PDF tramite la stampante Windows Print to PDF.

2.1 Compatibile con la rete? Solo con Exchange Server

Outlook mostra i suoi punti di forza solo in connessione con un Exchange Server a pagamento. Non appena questo è attivo, i profili degli utenti vengono gestiti centralmente. I calendari possono essere condivisi con altri utenti e utilizzati congiuntamente. Ulteriori funzioni, come gli inviti automatici alle riunioni o la verifica che un utente non sia già stato fissato per un appuntamento, possono essere eseguite fondamentalmente tramite il server Exchange, che Microsoft offre anche alle piccole aziende che non dispongono di un proprio server Exchange con i piani di abbonamento come Microsoft 365 Business. Con le applicazioni di Outlook mobile, il PIM può essere utilizzato anche sullo smartphone.

3. software di calendario gratuito da scaricare

Outlook non è gratuito ed è troppo esteso come software di calendario puro. Tuttavia, su Internet si trovano altri programmi di agenda gratuiti e disponibili in tedesco. Non abbiamo incluso programmi shareware, come CKalender o Mailbird, o soluzioni non disponibili per Windows, come Evolution. Non abbiamo nemmeno considerato Mozilla SeaMonkey come un’altra alternativa a Outlook, poiché anche Thunderbird presentato qui proviene dall’universo Mozilla e appare molto più fresco e moderno.

3.1 Outlook.com come alternativa gratuita ad Outlook

Microsoft ha un concorrente interno ad Outlook sotto forma del servizio web Outlook.com, almeno per gli utenti privati. Il servizio di posta elettronica, che combina gli account di MSN, Hotmail o Microsoft Live, si è trasformato nel tempo in un’utile soluzione web per posta, contatti, attività e appuntamenti. Nel pacchetto Microsoft 365 sono collegati anche altri servizi come OneNote, Teams o Skype, ma non sono un prerequisito. È quindi possibile utilizzare Outlook.com anche gratuitamente. L’interfaccia è semplice, ma serve allo scopo.

È possibile visualizzare diversi calendari e creare nuovi appuntamenti con un doppio clic. La maschera di inserimento offre anche la possibilità di invitare altri partecipanti tramite il loro account di posta o di creare una descrizione estesa con allegati e immagini. Le categorie liberamente definibili facilitano la panoramica del calendario.

I calendari possono anche essere condivisi con altri utenti, purché abbiano un account in Outlook.com. Anche le opzioni di accesso possono essere personalizzate per i singoli utenti. Per utilizzare il calendario al di fuori del browser, è possibile utilizzare le app per le piattaforme mobili o l ‘applicazione Calendario di Windows 10 e Windows 11. Outlook.com può anche integrare e importare altri calendari come Google Calendar; l’esportazione come file ICS è nascosta nelle impostazioni (icona ingranaggio -> Tutte le impostazioni di Outlook).

3.2 App Calendario in Windows 10 e Windows 11?

In Windows 10 e nel nuovo Windows 11, Microsoft ha già integrato un’app calendario molto semplice in Windows. Tuttavia, non è in grado di stampare gli appuntamenti in una forma utilizzabile, né di condividerli con altri utenti o di esportarli, e manca anche di molte altre funzioni che le permetterebbero di competere con gli altri candidati. Pertanto, il software di calendario in Windows è adatto solo per le esigenze minime degli utenti domestici.

Un vantaggio dell’app, tuttavia, è la possibilità di utilizzare i calendari di Outlook.com e di Outlook stesso. Tuttavia, la gamma di funzioni è molto limitata in connessione con un server Exchange, come dimostra il confronto tra le app di posta e calendario per Windows 10 e Outlook per PC. È possibile integrare un calendario Apple iCloud. Tuttavia, il modo per farlo è un po’ complicato e richiede una password specifica per l’applicazione, che si può generare tramite il sito web iCloud.com.

Se si applica questa password insieme all’accesso a iCloud, il software del calendario di Windows 10 e Windows 11 collegherà i calendari di iCloud.

3.3 Google Calendar – la soluzione cloud

Sebbene Google Calendar (noto anche come G Calendar) non sia un programma desktop in senso classico, il servizio cloud gratuito G Calendar è molto diffuso. Da un lato, ciò è dovuto alla stretta integrazione con altri servizi di Google, come Gmail. Dall’altro lato, il servizio web può essere utilizzato in mobilità su tutte le piattaforme e tramite un’interfaccia API accessibile in ogni amministrazione di calendario più grande e persino sincronizzato tra Outlook e Google con strumenti come Outlook4Gmail.

La visualizzazione nella finestra del browser è ridotta all’essenziale, ma è comunque organizzata in modo chiaro. È possibile scegliere tra vista giorno, vista settimana, mese, anno e una panoramica degli appuntamenti. Rispetto ad Outlook, tuttavia, la stampa degli appuntamenti non è altrettanto flessibile e non offre formati speciali. Google Calendar offre un’agenda chiara, che può essere condivisa e coordinata con altri utenti. È possibile creare appuntamenti, attività e promemoria, determinare appuntamenti ricorrenti, aggiungere partecipanti e luoghi e aggiungere una descrizione e allegati.

I calendari possono essere pubblicati sul web o le interfacce possono essere integrate in Exchange, Outlook e iCal o migrate con altri programmi tramite file ICS e CSV. Per le aziende più grandi, Google offre Google Workspace, una soluzione a pagamento che combina posta, contatti, scheduler e Office online in sostituzione di Word o Excel e consente un’amministrazione centralizzata.

3.4 Lightning – in combinazione con Thunderbird

Inizialmente Lightning era stato concepito dalla Mozilla Foundation come una soluzione open source indipendente per il calendario da affiancare al già molto popolare client di posta Thunderbird, ma poi è stato offerto come estensione per Thunderbird. Dalla versione 78, Lightning è stato saldamente integrato in Thunderbird, che quindi compete con Outlook, almeno per gli utenti privati. I punti di forza di Thunderbird erano e sono la gestione della posta elettronica. Il calendario stesso offre le funzioni standard e la sua presentazione è chiaramente orientata a Microsoft Outlook nella versione 2007, per cui appare molto datato.

Lightning può sincronizzare i suoi calendari con altri client come Google Calendar tramite le interfacce CalDav, iCal o WCAPF. Per gli appuntamenti sono disponibili le solite funzioni. Le categorie predefinite con colori diversi possono essere integrate o modificate con le proprie voci. Rispetto alla concorrenza, la visualizzazione del calendario è piuttosto antiquata e non più aggiornata.

3.5. eM Client – il bellissimo clone di Outlook

eM Client, gratuito per uso privato, è un moderno clone di Outlook. Il programma, visivamente molto moderno e con diversi design, offre la gestione dei contatti, del calendario e degli appuntamenti oltre alle funzioni di posta elettronica. eM Client supporta Exchange, Google e Google Workspace oltre ai classici protocolli di posta. Gli allegati possono essere archiviati direttamente nel cloud storage, come Dropbox o OneDrive. Invece dei file, i link vengono inviati al cloud storage o gli allegati delle e-mail in arrivo vengono archiviati lì.

La versione gratuita ha una gamma limitata di funzioni rispetto alla versione acquistata. Inoltre, può essere utilizzata solo privatamente e può gestire solo due account di posta. D’altra parte, la versione gratuita offre anche il supporto per le comunicazioni criptate tramite la crittografia PGP.

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Lefunzioni del calendario sono paragonabili a quelle di Outlook e, dal nostro punto di vista soggettivo, la loro presentazione e il loro funzionamento sono anche un po’ più accattivanti e chiaramente organizzati. Oltre al proprio formato di calendario, è possibile integrare calendari come CalDAV, Exchange, Outlook.com, Office 365 Business, Google Calendar, iCloud e iCalender.

3.6 EssentialPIM

Un’altra alternativa a Outlook è EssentialPIM, che copre l’intero spettro con posta, contatti, calendario e attività. Il produttore offre una versione freeware limitata che, rispetto a EssentialPIM Pro e EssentialPIM Free, deve fare a meno di molte funzioni, tra cui un pacchetto di sincronizzazione con servizi come Google, iCloud, Outlook, CalDav, CardDav, ecc.

Anche le funzioni del calendario rilevanti per questo articolo sono limitate nel freeware e mancano, ad esempio, di categorie modificabili o di viste personalizzabili, nonché di funzioni di stampa avanzate. Poiché le attività del calendario sono visualizzate solo nella versione Pro, la versione gratuita è inutilmente limitata. D’altra parte, esistono applicazioni mobili per i software di calendario gratuiti che si sincronizzano tra il client desktop e le applicazioni.

Se riuscite a sopportare le limitazioni del freeware, otterrete una versione di Outlook potente e ben organizzata. La versione Pro è disponibile a soli 36 euro, quindi è ancora possibile cambiare in seguito. Il vero funzionamento multiutente è possibile solo con la licenza EssentialPIM Pro Business a partire da 56 euro per utente.

4. conclusione

Tutte le soluzioni qui presentate si propongono come software di calendario gratuito. In termini di funzionamento e comodità, il client eM, che è gratuito per gli utenti privati, è nettamente in vantaggio. Tuttavia, i servizi web di Google e Microsoft sono sempre migliori e possono essere utilizzati sia tramite app che nel browser, indipendentemente dalla piattaforma. La soluzione integrata in Windows 10 o Windows 11 è molto spartana, ma a nostro avviso è già sufficiente per una semplice gestione del calendario. Tuttavia, la mancanza di esportazione limita inutilmente questa soluzione quando si passa ad altri software, per cui solo una combinazione di account Outlook.com con l’app calendario di Windows è adatta.