Microsoft Outlook archivia comodamente tutte le informazioni, come i contatti, le voci del calendario, le note e naturalmente anche i messaggi di posta elettronica, in un unico file PST, mentre gli account IMAP hanno anche file OST separati. Tuttavia, se questo file viene danneggiato da un’interruzione di corrente, un errore di sistema durante la scrittura, un attacco di virus o altro, Outlook non può più aprirlo. In questo caso, possono essere d’aiuto solo programmi speciali come Recovery Toolbox for Outlook, che può anche recuperare i contenuti cancellati all’interno dei file di dati di Outlook e può anche essere utilizzato come convertitore di formato. Abbiamo dato un’occhiata più da vicino a questa utility.

Un po’ di scienza dei file per Microsoft Outlook

Microsoft Outlook utilizza normalmente un file PST come archivio dati. L’estensione PST sta per Personal Store, il file è spesso chiamato semplicemente file di dati di Outlook. All’interno di questo file PST, Outlook memorizza come un contenitore tutte le informazioni del Gestore informazioni personali di Outlook, come contatti, appuntamenti, note, attività e naturalmente tutti i messaggi di posta elettronica che l’utente invia e riceve.

Se Outlook è collegato a un server Exchange o i messaggi di posta elettronica vengono recuperati tramite account IMAP, Outlook utilizza anche i file di dati offline di Outlook (OST) per queste informazioni, separatamente per ogni account. Fino a Outlook 2013, tuttavia, Outlook utilizzava anche un file PST per gli account IMAP.

Il file OST è fondamentalmente solo una copia sincronizzata della cassetta postale (Exchange o IMAP), quindi una perdita è meno drammatica. In caso di emergenza, è sufficiente creare nuovamente l’account e sincronizzarlo di nuovo. Tuttavia, diventa problematico se si hanno contenuti come le bozze di posta elettronica offline e queste non sono ancora state sincronizzate con l’account online. In questo caso ha senso ripristinare un file OST.

Ifile OST hanno una limitazione: il loro contenuto non può essere semplicemente importato in un sistema. Se si desidera importare i contenuti di un file OST, ad esempio i vecchi messaggi di posta elettronica in Outlook, è possibile solo dopo una conversione con programmi speciali, come quelli offerti da Recovery Toolbox for Outlook.

Per impostazione predefinita, Microsoft Outlook memorizza i file PST e OST rispettivamente nella cartella C:\Documents and Settings\USERNAME\Local Settings\AppData\Microsoft\Outlook e C:\Users(Users)\USERNAME\AppData\Local\Microsoft\Outlook. Tuttavia, è possibile modificare il percorso, come descritto nel nostro suggerimento Microsoft Outlook: Modifica della posizione di archiviazione dei file PST.

Nuovo percorso di archiviazione a partire da Outlook 2013: a partire da Outlook 2013, i file PST vengono archiviati solo nella cartella “Documenti” dell’utente.

Possibili cause dei file PST danneggiati

I file di dati di Outlook possono essere danneggiati in molti modi diversi. Le cause più comuni sono operazioni di scrittura errate dovute a un’interruzione di corrente, all’attacco di un virus, a un errore del programma, a un arresto anomalo di Windows o di Outlook quando il file PST è aperto, a un guasto della connessione di rete se il file si trova su un dispositivo di archiviazione di rete o a un difetto del dispositivo di archiviazione dei dati stesso.

Gli utenti dei file di dati di Outlook in formato MS-Office 97-2002 devono inoltre convivere con un limite di dimensione di 2 GB per file PST. Se questo limite viene superato, il file di dati non può più essere elaborato.

Recovery Toolbox for Outlook è in grado di riparare il file di Outlook e di recuperare il file PST.

Recovery Toolbox for Outlook è stato sviluppato come programma speciale per l’analisi e la risoluzione dei problemi dei file di Outlook e funziona su tutte le versioni di Windows. Recovery Toolbox for Outlook può riparare un PST danneggiato, riparare OST, estrarre il contenuto da file danneggiati o convertire OST in PST. Recovery Toolbox for Outlook può anche riparare i file PST riparati in modo errato da SCANPST nella maggior parte dei casi di Outlook. Con questo strumento è possibile riparare virtualmente Outlook, anche se si tratta fondamentalmente solo di recuperare il file PST o di riparare il file di Outlook.

È possibile scaricare gratuitamente la versione demo di Recovery Toolbox for Outlook su WinTotal.

Recupero limitato nella versionedemo: la versione demo analizza già i file e può anche riparare il file PST o OST. Tuttavia, è possibile recuperare solo 5 oggetti dai file. Tuttavia, il software può essere sbloccato in qualsiasi momento con una chiave di licenza.

Per uso personale, una licenza perpetua costa 49,90 dollari, una licenza commerciale 74,90 dollari. I clienti con un massimo di 100 computer possono anche acquistare una licenza per siti a soli 200 dollari dal negozio online del produttore.

Altri salvataggi di dati: il produttore Recovery Toolbox offre molti altri strumenti di riparazione sul suo sito web per programmi come Excel, CorelDraw, OneNote, Photoshop, PowerPoint o Word per riparare i file danneggiati in questi formati.

Funzioni e possibilità

Recovery Toolbox for Outlook offre le seguenti funzioni e opzioni:

• Riparazione di un file PST o OST danneggiato
• Riparazione di file PST anche nel vecchio formato 97-2002
• Estrazione di singoli o di tutti gli elementi da un file PST o OST danneggiato nei formati MSG, EML, VCF o TXT
• Recupero delle e-mail in formato testo, HTML e rich text
• Recupero degli allegati
• Convertire i file OST in formato PST
• Riparazione dei file PST recuperati in modo errato con SCANPST

Recovery Toolbox for Outlook è in grado di riparare anche file PST di dimensioni superiori a 4 GB, ma dipende da una versione a 64 bit di Microsoft Office su Windows a 64 bit a causa delle limitazioni di Windows. Questo non dovrebbe essere un grosso ostacolo per gli utenti di Microsoft Office 365, in quanto è possibile scaricare e installare entrambe le edizioni x86 e x64.

ScanPST o programmi speciali?

Microsoft fornisce uno scanner PST come freeware per riparare i file di dati danneggiati di Outlook (PST e OST), che si chiama SCANPST. EXE e si trova in una sottocartella di C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\ o può essere scaricato come MicrosoftFixit20101.mini.diagcab per Outlook 2013 o 2016 e come MicrosoftFixit50569.msi per Outlook fino alla versione 2010.

Lo strumento cerca gli errori nel file PST e cerca di risolverli, ma di solito può aiutare solo in caso di danni semplici.

Lo strumento ScanPST offre la possibilità di creare una copia di backup del file PST prima di apportare qualsiasi modifica. Per non danneggiarlo ulteriormente per la riparazione con altri strumenti come Recovery Toolbox for Outlook, è consigliabile creare una copia di backup e, in caso di errore, continuare a lavorare con la copia di backup invariata.

Se ScanPST non è in grado di risolvere il problema o se si desidera recuperare una mail eliminata all’interno del file PST, è necessario ricorrere a programmi speciali. Tra l’altro, gli strumenti di recupero dati come Recuva di solito non sono adatti perché non è il file in sé ad essere stato eliminato, ma la struttura dei dati nel file PST ad essere danneggiata.

Riparazione del file di dati di Outlook

Dopo l’installazione, selezionate il file di dati di Outlook in questione, che è danneggiato o contiene elementi da recuperare. Recovery Toolbox for Outlook lascia inalterati i file originali, cioè non apporta loro alcuna modifica.

Nella fase successiva, si definisce la modalità di lavoro del programma:

• Recupero viene utilizzata per ricostruire i file PST o OST danneggiati.
• La modalità di conversione può convertire i file OST non danneggiati in un file PST per poter importare nuovamente il contenuto di un file OST in Outlook in un secondo momento o per estrarre il contenuto dai file PST/OST in vari formati come MSG/EML o VCF.
• La funzione “Cerca file eliminati” cerca di trovare i contenuti contrassegnati come eliminati all’interno del file di Outlook.

In modalità di recupero, il programma analizza il file, il che può richiedere più tempo a seconda delle dimensioni.

Al termine dell’analisi, Recovery Toolbox for Outlook mostra gli elementi trovati in una struttura ad albero.

Nella fase successiva è possibile scegliere se creare un nuovo file PST o salvare tutti i contenuti separatamente.

Se si sceglie la seconda opzione “Salva i dati separatamente”, è possibile determinare liberamente il formato dei file per le e-mail, i contatti e le note. È possibile scegliere tra MSG, EML, VCF o TXT. Il calendario, il diario e le attività vengono sempre salvati in formato MSG.

Nella modalità“ricerca di file eliminati“, viene analizzato anche il contenuto del file PST, ma i contenuti eliminati vengono visualizzati anche qui nei risultati, a condizione che siano ancora presenti e non siano già stati sovrascritti di nuovo. Il recupero dei risultati è quindi identico alla riparazione di un file PST, cioè è possibile salvare anche singoli elementi separatamente.

In modalità di conversione, anche il file OST o PST non danneggiato viene analizzato e può essere salvato come PST o i contenuti possono essere esportati di nuovo singolarmente.

Versione online

Chi affida i propri file al produttore può utilizzare anche la versione online di Recovery Toolbox for Outlook. Funziona allo stesso modo, ma presenta alcuni vantaggi:

• Non è richiesta l’installazione sul PC
• Il servizio online funziona su diverse piattaforme come Windows, MAc, iOS, Android, Linux, ecc.
• Il servizio online può quindi essere utilizzato anche su piattaforme mobili come tablet o smartphone.
• Il recupero costa 10 dollari per ogni gigabyte di file di origine.

Conclusione

Recovery Toolbox for Outlook è un ottimo strumento per riaprire un file PST o OST danneggiato in Outlook in caso di emergenza. È molto facile da usare e non crea problemi nemmeno agli utenti meno esperti. Il prezzo di 50 dollari per una licenza privata è ragionevole e non eccessivo in considerazione delle funzioni e delle possibilità di emergenza. La versione demo dà già un’impressione se e come il programma può essere d’aiuto, in modo che dopo un’analisi si possa comunque decidere di acquistare lo strumento. Tuttavia, nessuno vi dà la certezza che tutti i dati possano essere ripristinati con lo strumento. È quindi essenziale eseguire un backup regolare dei file di dati di Outlook, da realizzare rapidamente con programmi di backup speciali per Outlook.