Lavorare a casa in tempi di Corona. Dall’inizio della pandemia, sempre più persone sono attratte dall’home office, ma lavorare alla scrivania di casa comporta anche nuove sfide. Anche nell’ufficio più intelligente, non tutto è digitale e quasi nessuno può fare a meno di una stampante e di una fotocopiatrice. Tuttavia, la scelta del dispositivo giusto non è sempre facile, perché le esigenze di un ufficio domestico sono molto diverse da quelle di un’azienda.

In questo articolo vi mostriamo quali sono i criteri importanti per una stampante per l’ufficio domestico e quali sono i fattori da considerare prima dell’acquisto.

1. stampanti per l’ufficio domestico: consigli per l’acquisto

Innanzitutto, non esiste LA stampante per l’ufficio domestico. Il modello più adatto ai vostri scopi dipende innanzitutto dalle vostre esigenze individuali. Oltre alla qualità e alla quantità delle stampe, anche i costi di stampa e lo spazio disponibile giocano un ruolo decisivo nella scelta del dispositivo.

1.1 Stampante multifunzione o dispositivo singolo?

Invece di avere tre o quattro dispositivi sulla scrivania o accanto ad essa, è possibile combinare le funzioni di stampanti, scanner e simili in un unico dispositivo multifunzione dal minimo ingombro. Il vantaggio è anche economico, perché non solo si consuma meno elettricità, ma si risparmia anche sui costi di acquisto rispetto all’acquisto di diversi dispositivi singoli.

Ecco un piccolo esempio di calcolo:

Se ipotizziamo che un dispositivo richieda circa 100 watt di elettricità e sia acceso per 10 ore al giorno, il consumo è di 1 kWh al giorno. Con una stima di 225 giorni lavorativi, si tratta di ben 225 kWh. Un chilowattora di elettricità costa in media 25 centesimi, quindi circa 56 euro di costi di elettricità all’anno – per UN solo apparecchio!

Se oltre alla stampante si dispone di uno scanner, di una fotocopiatrice o di un fax, si può risparmiare rapidamente molto denaro. Già solo per questo vale la pena di acquistare un sistema multifunzione. Tuttavia, se per il vostro lavoro non avete bisogno di una fotocopiatrice o di un fax, un dispositivo multifunzione non è ovviamente necessario e potete semplicemente acquistare una stampante “normale”.

1.1.1 I dispositivi multifunzione possono tenere il passo nelle singole discipline?

Nello sport, i combinatori hanno la fama di non essere mai in grado di fare altrettanto bene dei veterani nelle singole discipline. Sebbene le stampanti multifunzione siano ormai in grado di svolgere tutte le funzioni in modo affidabile, presentano anche alcuni svantaggi rispetto ai dispositivi individuali:

• In termini di velocità di stampa e copia, i dispositivi multifunzione in genere non si avvicinano alle prestazioni di un dispositivo autonomo.
• Per quanto riguarda la copia, il prezzo per pagina è significativamente più alto rispetto a quello di una fotocopiatrice standard a causa delle impostazioni di stampa.
• Inoltre, la funzione fax del dispositivo multifunzione rimane accesa anche di notte, il che comporta un consumo energetico maggiore rispetto a un fax tradizionale.
• Se il dispositivo multifunzione è difettoso, tutte le funzioni vengono bloccate in un colpo solo.
• I costi di manutenzione e riparazione (ad esempio per le cartucce) sono spesso più elevati per i dispositivi multifunzione.

1.2 La migliore stampante per la casa: laser o a getto d’inchiostro?

Una stampante a getto d’inchiostro può essere sufficiente per stampare le foto delle vacanze o un biglietto d’auguri per il nipote, ma per l’uso lavorativo dovrebbe sempre essere una stampante laser. Queste ultime sono più costose da acquistare, ma la qualità di stampa e la velocità di uscita sono molto più elevate perché, a differenza delle stampanti a matrice di punti, non stampano su singole righe ma su pagine intere. Anche per quanto riguarda i costi di gestione, la stampante laser è in vantaggio, perché può stampare un numero di pagine cinque volte superiore a quello di una stampante a getto d’inchiostro prima di dover ricaricare il toner.

1.3 Colore o bianco e nero?

La risposta alla domanda se sia necessario stampare a colori o se sia sufficiente il bianco e nero dipende dalle esigenze aziendali. Se si stampano principalmente fatture, preventivi o documenti simili, di solito il bianco e nero è perfettamente sufficiente. Se invece si lavora con piani, grafici, schizzi e disegni, è molto meglio utilizzare una stampante a colori.

1.4 Stampa fedele al documento

I notai, gli avvocati, le autorità pubbliche, le società di formazione e le scuole sono tenuti per legge a stampare alcuni documenti a prova di documento (cioè di falsificazione). Si tratta, ad esempio, di contratti, atti o certificati. La carta può essere archiviata per molto tempo senza perdere la sua durata. Tuttavia, questo non significa che ogni stampa sia automaticamente a prova di documento. Una stampa a prova di documento non deve poter essere alterata in nessun caso e deve essere resistente alle sbavature, non cancellabile, non rimovibile, resistente alla luce e impermeabile.

Buono a sapersi: La solidità dei documenti si riferisce, tra l’altro, alle proprietà del supporto di scrittura (ad esempio biro, inchiostro per stampanti o per penne stilografiche) utilizzato per l’esecuzione di documenti, certificati o contratti, nonché agli utensili in cui viene conservato. Le condizioni esatte sono stabilite dalla norma ISO 12757-2.

Contrariamente a quanto si crede, anche le stampanti laser non stampano sempre a prova di documento. Tuttavia, le stampe delle stampanti laser in bianco e nero sono molto più resistenti e durature di quelle delle stampanti a getto d’inchiostro (e anche delle laser a colori). Inoltre, il toner nero è altamente resistente alla luce e all’umidità, è immediatamente a prova di sbavature e non può essere cancellato o rimosso senza lasciare traccia.

Oltre alla cartuccia e alla carta utilizzata, una stampa a prova di documento dipende ovviamente anche dal modello. Per una “vera” stampa a prova di documento, è necessaria una stampante che abbia ottenuto il “certificato per la stampa a prova di documento” (“certificato DONot”). È possibile sapere se il proprio modello ne è dotato direttamente dal produttore o sul sito web Druckerpunkt.de.

1.5 Stampanti per l’ufficio domestico: pratiche funzioni aggiuntive

Molti modelli di stampanti più recenti sono dotati di pratiche funzioni aggiuntive che possono facilitare il lavoro quotidiano. Queste includono, ad esempio

• WLAN / Bluetooth per trasferire foto e documenti direttamente dallo smartphone o dal tablet alla stampante senza una rete cablata.
• Se la stampante si trova comunque vicino al router, non si può rinunciare a una connessione LAN . La connessione via cavo non solo è più stabile, ma il trasferimento di documenti di grandi dimensioni è anche molto più veloce.
• Il touch screen semplifica il funzionamento della stampante e sostituisce altri dispositivi di input come il mouse o la tastiera.
• Con un lettore di schede , i documenti possono essere stampati senza dover passare per il PC (ad esempio, le immagini della fotocamera digitale). In questo contesto è pratico anche il display, che consente di visualizzare nuovamente le immagini prima della stampa.

Quali sono i costi di gestione di una stampante?

Stampanti e dispositivi multifunzione possono essere acquistati a meno di 50 euro, ma in questo caso economico non significa allo stesso tempo economico. Se si risparmia sul prezzo del dispositivo, di solito si paga molto di più per i costi di stampa in seguito. Il prezzo è solo uno dei tanti fattori da considerare quando si acquista una stampante per l’ufficio domestico.

Il costo totale di proprietà (TCO) comprende anche il costo del toner o dell’inchiostro, l’aspettativa di vita e i potenziali tempi di inattività. Prima di precipitarvi nel negozio di elettronica più vicino, dovreste quindi pensare a come intendete utilizzare la stampante:

• Quante pagine pensate di stampare con questa stampante al mese?
• Quante di queste saranno a colori?
• Di quali funzioni aggiuntive avete bisogno? (ad es. stampa in A3, stampa su buste)
• Per quanto tempo prevedete di utilizzare la macchina?

In base alle risposte a queste domande, è possibile creare un elenco di stampanti che soddisfano le vostre esigenze. Il passo successivo consiste nel determinare il costo totale di proprietà, che comprende quattro variabili oltre alle informazioni di cui sopra:

• Prezzo di acquisto della stampante
• capacità della cartuccia iniziale (toner o inchiostro)
• Prezzo e capacità delle cartucce di ricambio
• Acquisto o leasing

2.1 Stampanti per l’ufficio domestico: come calcolare il TCO

Confronto dei costi di stampa: il modo più semplice per calcolare il TCO è utilizzare un foglio di calcolo Excel o un diagramma a barre, ma in caso di dubbio vanno bene anche una calcolatrice, carta e penna.

Il modo più semplice per calcolare il TCO è utilizzare un foglio di calcolo Excel. Inserite tutti i dati e poi create un grafico a barre in cui inserire i costi relativi di ogni dispositivo in questione. Ma potete raggiungere il vostro obiettivo in pochi passi anche con carta, penna e calcolatrice:

1. Moltiplicate il numero di pagine stampate al mese per il numero di mesi in cui stimate di utilizzare il dispositivo. Questo calcolo va fatto due volte: Una volta per il numero totale di pagine e un’altra volta per le pagine stampate a colori.

Se si stampa il 40% delle pagine a colori, il calcolo si presenta come segue:

1250 pagine al mese x 36 mesi = 45.000 pagine

500 pagine a colori al mese x 36 mesi = 18.000 pagine

2. Ora sottraete il numero di pagine che potete stampare con la cartuccia iniziale dal numero totale di pagine. Con 3.000 pagine, nel nostro esempio si ottiene il seguente risultato:

45.000 pagine totali - 3000 pagine con la cartuccia iniziale = 42.000 pagine totali

18.000 pagine a colori - 3000 pagine con la cartuccia iniziale = 15.000

pagine

a colori

3. Successivamente, dividere il numero totale di pagine (rimanenti) per la capacità della cartuccia di ricambio. Nel nostro esempio si tratta di 5.000 pagine:

42.000 pagine totali : 5000 = 6,8

Poiché non è possibile acquistare cartucce “parziali”, il valore viene arrotondato a sette (cartucce). Nel calcolo delle cartucce a colori necessarie dobbiamo tenere conto dei tre diversi toner (giallo, ciano e magenta):

15.000 pagine a colori : 5000 = 3,0

3 x 3 = 9 cartucce

4. Ora possiamo calcolare quante cartucce serviranno alla stampante nel corso della sua vita. Nel nostro esempio, facciamo riferimento ai prezzi medi di una stampante standard del mercato dell’elettronica:

Cartucce nere: 7 x 50 € = 350 €

Cartucce a colori: 9 x 75 € = 840 €

Costo totale delle cartucce: 1190 €.

Andate sul sicuro con l’estensione della garanzia

6. Una stampante standard acquistata nei negozi di elettronica ha una garanzia del produttore di due anni. Nella maggior parte dei casi, tuttavia, viene utilizzata per almeno un anno in più. Con un’estensione della garanzia, potete assicurarvi che anche l’anno in più sia coperto. Nel nostro esempio, il costo è di 30 euro (all’anno).

7. Nell’ultima fase, sommiamo tutti i costi:

Prezzo di acquisto della stampante 275 €
Cartucce (nero e colore) 1190 €
Estensione della garanzia 30 €
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Totale costi di gestione 1495 €

Buono a sapersi: Il datore di lavoro è obbligato per contratto a fornire l’attrezzatura necessaria per lo svolgimento del lavoro (ad esempio PC, laptop, schermo, tastiera, mouse, scrivania e anche stampante e cartucce). Questo vale anche per l’ufficio a casa.

3 I nostri consigli: Le migliori stampanti e dispositivi multifunzione per l’ufficio domestico

Stampante HP OfficeJet 6950 All-in-One Link al sito web del produttore		Potente stampante a getto d’inchiostro con un’ampia gamma di funzioni. Funziona in modo rapido ed efficiente come scanner, stampante e fotocopiatrice ed è dotata di connettività Wi-Fi.
Brother MFC-J5730DW Collegamento alla pagina del produttore		Multifunzione a inchiostro 4-in-1 per le esigenze più elevate. Consente la connessione di più utenti tramite LAN, WLAN o app per smartphone ed è in grado di stampare in formato A3.
Canon Pixma TR8550 Link al sito web del produttore		Getto d’inchiostro a colori veloce ed economico con numerose opzioni di connettività (tra cui una connessione WLAN), slot per schede SD e touchscreen.
Epson WorkForce Pro WF-C5710DWF 4-in-1 Link al sito web del produttore		Stampante a getto d’inchiostro veloce con WiFi ed Ethernet. Elevata copertura di inchiostro fino a 5.000 pagine in quattro cartucce separate. Funzione fronte/retro per stampa, scansione, copia e fax su due lati.

Potete trovare altre stampanti multifunzione per l’ufficio domestico nel confronto delle stampanti del nostro portale partner Vergleich.org e nel test delle grandi stampanti di Stiftung Warentest.

Suggerimento: inalternativa all’acquisto di una stampante, è possibile noleggiare una stampante “all-inclusive”. In questo caso, si paga una tariffa mensile fissa che comprende non solo il dispositivo, ma anche tutto l’inchiostro o il toner necessari e l’assistenza (ad esempio in caso di guasto). Alcuni fornitori applicano la tariffa anche sotto forma di “noleggio-acquisto” o di leasing. Ciò significa che, a seconda dell’importo della rata, alla fine del periodo di validità il dispositivo è di proprietà dell’utente oppure può essere acquistato a un prezzo ridotto.