Dropbox è uno dei pionieri delle soluzioni di archiviazione cloud per i clienti finali, come Microsoft (OneDrive), Google (GoogleDrive) e molti altri ora offrono. Nel seguente articolo presentiamo il funzionamento e l’utilizzo del servizio, i prezzi e i piani di archiviazione e ci chiediamo se esistano alternative a Dropbox.

1. cos’è Dropbox – Un classico servizio di cloud storage

Dropbox è stato fondato nel 2007 dopo che uno degli sviluppatori ha dimenticato a casa la sua chiavetta USB e ha quindi sviluppato una soluzione per poter accedere ai suoi dati in mobilità tramite Internet e rendere così superflue le chiavette USB, i dischi rigidi esterni o l’invio di dati per posta.

Nel 2010 è apparsa la versione definitiva di Dropbox, che ha esordito su tutte le piattaforme più importanti, come Windows, Linux e Mac. Successivamente sono state aggiunte le applicazioni per iOS e Android.

Dropbox è un classico servizio di cloud storage. L’utente carica i file sullo storage tramite il sito web del produttore e può accedere a questi dati in qualsiasi momento. I client per sistemi operativi come Windows o Linux sincronizzano in background una cartella cloud locale con lo storage online in entrambe le direzioni. Dropbox offre anche applicazioni adatte per piattaforme mobili come Android o iOS.

https://youtu.be/QADSH8XYx_A

2 Come funziona Dropbox

2.1 Dropbox offre funzioni di ufficio, la cronologia delle versioni e un cestino.

Tramite il sito web di Dropbox, dal design molto semplice, gli utenti possono caricare file e cartelle direttamente sul cloud. Molti file, come documenti Office, PDF o immagini, possono essere visualizzati direttamente nel browser.

Accesso sicuro a Dropbox: L’accesso può essere protetto con un’autenticazione a due fattori tramite un messaggio sullo smartphone. L’accesso è quindi possibile solo con un codice inviato allo smartphone tramite l’app Dropbox.

Ifile eliminati possono essere recuperati per 30 giorni. Con Dropbox Professional e Business, invece, i file eliminati possono essere ripristinati fino a 120 giorni dopo.

Oltre al cestino, anche la cronologia delle versioni è una funzione pratica. Se esistono più versioni di un file, Dropbox mostra le versioni precedenti e può anche passare ad esse. Il limite di tempo per accedere alle vecchie versioni è identico a quello del cestino.

È anche possibile creare online nuovi documenti in Microsoft Word, Microsoft Excel e Microsoft PowerPoint o modificare quelli esistenti utilizzando la funzione “Crea nuovo file”.

Dropbox utilizza le applicazioni online gratuite di Microsoft Office, che offrono una gamma ridotta di funzioni ma sono sufficienti per l’editing di base.

2.2 Funzioni dei client per Windows, Linux e Mac

Oltre al sito web, il client per i sistemi operativi Linux, Mac e naturalmente Windows è un componente importante di Dropbox. Con questo software è possibile creare un Dropbox in locale. A tal fine, il client crea localmente una cartella cloud, con la quale il PC locale e il cloud storage si sincronizzano online in background.

Sincronizzazione selettiva, colori e icone

L’utente può impostare delle eccezioni e sincronizzare selettivamente solo singole cartelle, che non vengono quindi caricate dal cloud. Questo è pratico, ad esempio, se il backup dei dati di un PC viene effettuato nel cloud, ma questi dati non sono assolutamente necessari sul portatile.

Colori e simboli diversi indicano lo stato di un file.

Un cerchio verde con un segno di spunta indica la sincronizzazione completa del file o della cartella.

Un cerchio blu con frecce rotanti, invece, indica che la sincronizzazione è in corso.

Un cerchio grigio con un segno meno indica che il file o la cartella non sono stati sincronizzati. Questo è il caso se il file o la cartella sono stati esclusi tramite la sincronizzazione selettiva.

Un cerchio rosso con una X bianca indica problemi quali

1. nomi di file non validi
2. errori di autorizzazione
3. troppe modifiche di file in un tempo troppo breve
4. memoria insufficiente.

L’icona nella barra delle applicazioni, nella barra di controllo o nella barra dei menu indica anche il suo stato attuale attraverso vari simboli.

Se Dropbox è completamente sincronizzato, l’icona diventa completamente bianca in Windows e completamente nera in altri sistemi.

Gli altri stati, come “Sincronizzazione” o “Arresto”, sono indicati da icone aggiuntive nell’icona di Dropbox. Se non c’è alcuna connessione a Dropbox, l’icona è grigio chiaro.

Il client Dropbox si integra, ad esempio, in Windows Explorer e offre non solo l’accesso al cloud storage, ma anche funzioni nel menu contestuale come l’accesso alla cronologia delle versioni, la visualizzazione del file su Dropbox, la copia del link Dropbox e la condivisione.

2.3 Cartelle condivise, autorizzazioni e accesso in lettura

È possibile condividere documenti e intere cartelle sia tramite il menu contestuale di Windows sia tramite il sito web. Esistono due modi diversi per farlo.

Nel primo caso, viene generato un link che consente al destinatario di scaricare o visualizzare il file anche senza Dropbox. Tuttavia, il destinatario del link non può modificare il file.

Se si utilizza Dropbox Professional o Business, il link può essere integrato con un’autorizzazione di accesso oltre la lettura, un periodo di validità, la disattivazione del download o una funzione di commento.

La funzione di condivisione, invece, offre la possibilità di condividere un documento o una cartella con altri utenti di Dropbox.

In questo modo, gli utenti possono lavorare insieme su cartelle e file. Dropbox offre diverse autorizzazioni per l’accesso a cartelle e file condivisi:

• Editor: l’utente può modificare i file presenti nella cartella, aggiungerne di nuovi ed eliminarli.
• Visualizzatore: l’utente può solo visualizzare e commentare i file presenti nella cartella.
• Proprietario: il proprietario può gestire i diritti dell’oggetto. La proprietà può essere trasferita a un altro utente, ma può esistere un solo proprietario.

Una panoramica dei diritti e delle azioni del proprietario, dell’editor e dell’utente è riportata nella tabella seguente.

2.4 Smart Sync come controparte di “Recupero su richiesta da OneDrive

Microsoft OneDrive offre un’interessante funzione di “recupero su richiesta” per risparmiare spazio di archiviazione locale e larghezza di banda. La funzione può essere utilizzata per contrassegnare cartelle e file che vengono visualizzati come “Disponibili”, ma per i quali il download dal cloud avviene solo quando vengono recuperati. Anche Dropbox offre questa funzionalità, denominata Smart Sync. Tuttavia, la funzione è disponibile solo negli abbonamenti a pagamento Dropbox Professional o Business.

Integrare Dropbox come destinazione di archiviazione in Microsoft Office: Dropbox può anche essere integrato come destinazione di archiviazione in Microsoft Office in ambiente Windows, dove normalmente è disponibile solo OneDrive. La funzione è poco visibile nel client. Se viene attivata, Mirosoft Office offre Dropbox come ulteriore destinazione di archiviazione.

2.5 Dropbox Paper per il lavoro di squadra

Con Dropbox Paper, il produttore si rivolge principalmente ai team e si distingue positivamente da soluzioni come Sharepoint e/o Google Docs, offrendo un tipo moderno di gestione dei documenti. Non si tratta tanto di una sorta di “ufficio online” quanto di una piattaforma per progetti comuni e per la loro elaborazione.

L’utente imposta Dropbox Paper gratuitamente, lo collega a un account di posta elettronica Google o Microsoft e può quindi gestire i propri contatti e anche i calendari in Dropbox Paper. Gli utenti possono essere invitati direttamente a lavorare insieme su un documento.

Dropbox Paper può essere creato direttamente tramite il sito web di Dropbox. Nella gestione vera e propria del documento, molti elementi come testo, immagini e tabelle sono disponibili su un foglio bianco. Nei documenti di Paper possono essere inseriti anche strumenti speciali come una timeline, compiti con completamento e assegnazione di utenti, codice sorgente, file Dropbox e media da altri servizi come Trello, Instagram, Adobe XD, YouTube e molti altri.

3. Dropbox su piattaforme mobili

Su Android e iOS, Dropbox è integrato nel quadro delle opzioni di sistema ed è anche visualizzato in “File” su iOS, ad esempio. Poiché molti programmi possono accedere a Dropbox anche tramite un’API, numerose app supportano direttamente Dropbox come luogo di archiviazione, ad esempio KeepassTouch, derivato di KeePass, per il file delle password nel cloud.

4 Dropbox è veloce, molto veloce

Rispetto a tutti gli altri servizi cloud, Dropbox è di gran lunga il più veloce quando si tratta di sincronizzazione. Ciò non è dovuto tanto alla connessione e alla potenza di calcolo, quanto alla sincronizzazione differenziale dei file: Se un file viene modificato online o localmente, i client degli altri servizi cloud lo ritrasmettono completamente. Dropbox, invece, sincronizza le modifiche solo a livello di bit. Ad esempio, se si apporta una modifica a un file di 1 GB, a Dropbox basta una frazione per trasferirla rispetto ad altri servizi, che devono caricare o scaricare l’intero 1 GB. In relazione a molti documenti, come i file di Office o i contenitori virtuali e crittografati, questo si traduce in un enorme risparmio di tempo.

Un altro punto a favore della sincronizzazione veloce di Dropbox è il fatto che il servizio non trasferisce i file due volte. Se il client scopre che lo stesso identico file è già online in un’altra directory dell’utente, viene solo duplicato ma non trasferito nuovamente.Il client continua anche i download interrotti e può spostare i file senza doverli trasferire di nuovo. Ciò che in teoria sembra molto complesso, in pratica funziona senza problemi.

5. costi e piani di archiviazione

Dropbox offre solo 2 GB di spazio di archiviazione cloud nella variante gratuita Dropbox Free e può essere collegato solo a tre dispositivi. Solo nelle varianti a pagamento questa limitazione scompare e sono disponibili ulteriori funzioni come il cestino e la cronologia estesi, la condivisione di link con ulteriori diritti o la sincronizzazione intelligente. L’aggiornamento da Dropbox Free a Dropbox Plus, ad esempio, offre non solo più spazio di archiviazione ma anche più funzioni. L’aggiornamento a Dropbox Plus con 1 terabyte di spazio di archiviazione costa 9,99 euro per i pagamenti mensili e 8,25 euro per i pagamenti annuali.

Funzione	Dropbox Free	Dropbox Plus	Dropbox Professional	Dropbox Business Standard
Costi	gratuito	10 € / mese	19,99 € / mese	12 € / utente mese
Spazio di archiviazione	2 GB	1 TB	2 TB	3 TB
Recupero dei file e cronologia delle versioni	30 giorni	30 giorni	120 giorni	120 giorni
Cancellazione remota su dispositivi	✗	✗	✓	✓
Abilitazione dell’autenticazione a due fattori (2FA)	✓	✓	✓	✓
Gestione dei collegamenti condivisi	✗	✗	✓	✓
Strumento di trasferimento dell’account	✗	✗	✗	✓
Dropbox Paper	✓	✓	✓	✓
Integrazione con MS Office 365	✓	✓	✓	✓
Sincronizzazione intelligente	✗	✗	✓	✓
Ricerca a testo completo	✗	✗	✓	✓
Cartella squadra	✗	✗	✗	✓
Console di gestione	✗	✗	✗	✓
Gruppi gestiti dall’azienda	✗	✗	✗	✓

5.1 Come annullare Dropbox

Con un abbonamento in corso, è possibile annullare Dropbox in qualsiasi momento. Tuttavia, l’annullamento deve essere effettuato nello stesso modo in cui è stato sottoscritto l’abbonamento, ossia tramite il sito web, l’Apple App Store o Google Play. Fino alla scadenza dell’abbonamento, l’utente conserva il piano di archiviazione e le funzioni. Al termine dell’abbonamento, i file che superano il limite gratuito di 2 GB di spazio di archiviazione non vengono cancellati. Tuttavia, non è più possibile archiviare o sincronizzare i file in Dropbox finché lo spazio di archiviazione utilizzato non scende nuovamente sotto i 2 GB.

6 Ecco le alternative a Dropbox

Oltre a Dropbox, esistono numerose alternative come OneDrive, Google Drive, HiDrive, MagentaCLOUD, Tresorit o Your Secure Cloud, che offrono tutte vantaggi e svantaggi rispetto a Dropbox.

Generale	Dropbox	OneDrive	Google Drive	Strato HiDrive	MagentaCLOUD	Tresorit	Il vostro cloud sicuro
Sito web	Dropbox.com	OneDrive.com	drive.google.com	HiDrive.com	cloud.telekom-dienste.de	Tresorit.com	YourSecurecloud.com
Posizione del server	USA	USA/EU	STATI UNITI D’AMERICA	Germania	Germania	Svizzera/UE	Germania
Memoria libera	2 GB	5 GB	15 GB	5 GB tramite free-hidrive.com	10 GB, clienti Telekom 25 GB	3 GB	–
Abbonamento mensile più economico	9,99 € per 1 TB	2 € per 50 GB	1,99 € per 100 GB	3 € per 100 GB	1,95 € per 50 GB	8,33 € per 200 GB	2,49 € per 10 GB
Caratteristiche
Client per	Windows, Linux, MacOS, iOS, Android	Windows, Linux, MacOS, iOS, Android	Windows, MacOS, iOS, Android	Windows, MacOS, iOS, Android	Windows, MacOS, iOS, Android	Windows, Linux, MacOS, iOS, Android	Windows, Linux, MacOS, iOS, Android
Cestino	30 giorni	30 giorni	illimitato	illimitato*	illimitato*	illimitato	illimitato
Funzione di backup	✗	✗	✓	✓*	✓	✗	✗
Condividere i link ai file	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓
Condividere contenuti con altri utenti	✓	✓	✓	✓	✗	✓	✓
Integrazione dell’esploratore	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓
Sincronizzazione selettiva	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓
Accessi alternativi	✗	✗	✗	(S)FTP/FTPS, WebDAV, SMB/CIFS, rsync, SCP, Git e unità virtuale	✗	Unità di rete	✗
Trasferimento
Sincronizzazione differenziale	✓	✗	✗	✗	✗	✗	✓*
Scaricare se richiesto	✗	✓	✗	✗	✗	✗	✗
Rilevamento dei file duplicati	✓	✗	✗	✗	✗	✗	✓*
Limite di larghezza di banda	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓
Riprendere dopo la cessazione	✓	✓	✓	✗	✗	✓	✓

* vedi articolo Alternative Dropbox: Cloud storage a confronto.

Nel nostro articolo Alternative Dropbox: Cloud Storage a confronto troverete i diversi provider nella vista individuale con tutti i dettagli e ulteriori informazioni.

7. protezione e sicurezza dei dati

Dropbox sostiene che Dropbox Business è conforme a numerosi standard, tra cui il DSGVO dell’UE. Tuttavia, si consiglia di prestare attenzione. Dropbox archivia i propri dati negli Stati Uniti e in centri dati non specificati, tra cui Amazon S3. Dal punto di vista della protezione dei dati, ciò è problematico, soprattutto per le aziende, poiché l’accesso a questi dati da parte delle autorità statunitensi non è del tutto escluso.

A ciò si aggiungono le preoccupazioni generali sulla sicurezza. Nel 2016, oltre 68 milioni di account Dropbox sono stati pubblicati da ignoti insieme ai dati di accesso, la cui origine non è chiara.

Per la trasmissione dal client al cloud e l’archiviazione, i dati sono crittografati almeno con AES a 256 bit e SSL/TLS. Con i dati di accesso, chiunque può quindi accedere ai dati, un problema comune dei servizi cloud, che si può aggirare solo con la propria crittografia nel cloud.

8. conclusione

Dropbox è senza dubbio uno dei migliori provider di cloud storage sul mercato dal punto di vista tecnico. La sincronizzazione funziona in modo affidabile e, grazie alla sincronizzazione differenziale e al non trasferimento di file duplicati, è anche molto veloce.

Il prezzo di 10 euro al mese per Dropbox Plus con un terabyte di spazio di archiviazione è tuttavia un po’troppo costoso se si considera che Microsoft non solo offre 1 terabyte di spazio di archiviazione in OneDrive per lo stesso prezzo, ma anche un abbonamento a Office 365.