Se desiderate inviare frequentemente messaggi di posta elettronica a un gruppo, ad esempio amici, colleghi o membri di un club, una lista di distribuzione e-mail è un buon modo per scrivere a tutti e non dimenticare i singoli contatti. Nel seguente articolo vi daremo consigli su come creare una lista di distribuzione e-mail con vari programmi e provider, inviare messaggi alla lista di distribuzione o inviare una newsletter professionale.

1. Una lista di distribuzione e-mail è adatta a questi scopi.

In ambito professionale, a seconda dell’area di responsabilità, c’è sempre la necessità di inviare determinati risultati, richieste o offerte via e-mail allo stesso gruppo di destinatari da contatti diversi. In ambito privato, le liste di distribuzione e-mail possono essere pratiche anche per i colleghi di club, gli amici o tutti i parenti per gli inviti a una festa di compleanno o a un matrimonio.
Se create una o più liste di distribuzione e-mail, potrete beneficiare dei seguenti vantaggi

• sempre gli stessi membri come destinatari dei messaggi
• risparmio di tempo utilizzando le liste di distribuzione invece di inviare ogni singolo messaggio.

2 Come impostare una lista di distribuzione e-mail

Per impostare una lista di distribuzione e-mail, è necessario disporre di una lista di distribuzione con i contatti. Gli indirizzi e-mail vengono quindi utilizzati per creare la lista di distribuzione e-mail.

La procedura varia a seconda del programma e del servizio utilizzato. L’app di posta elettronica installata in Windows 10 e Windows 11 offre poche funzioni e non può creare elenchi di distribuzione.

Descriviamo quindi degli esempi con Thunderbird e i servizi web di Gmail e Outlook.com. Per gli altri provider, le istruzioni per creare una lista di distribuzione e-mail sono disponibili qui: GMX, Web.de o Yahoo. Non importa se si utilizza Windows o Mac, poiché i servizi web funzionano allo stesso modo nel browser.

Lista di distribuzione e-mail in Outlook: Per il Personal Information Manager (PIM) Outlook, abbiamo già creato un suggerimento dettagliato su come creare una lista di distribuzione in Outlook e utilizzarla per inviare un’e-mail collettiva o un testo da Word o una tabella da Excel a diversi contatti.

2.1 Impostazione di una lista di distribuzione e-mail con Thunderbird

Il client di posta elettronica gratuito e molto popolare Mozilla Thunderbird è rappresentativo di molti altri client di posta elettronica in cui è possibile creare una lista di distribuzione e-mail nello stesso modo.

Cliccate sulla rubrica nella barra dei menu e poi sul pulsante “Nuova lista”.

Nella finestra seguente è possibile assegnare alla lista un nome e una descrizione e inserire i partecipanti alla lista.

Se i contatti sono già presenti nella rubrica, verranno completati man mano che li si inserisce. In alternativa, è possibile trascinare i contatti nell’elenco di distribuzione.

Per inviare un messaggio alla lista di distribuzione con Thunderbird, è sufficiente inserire il nome della lista di distribuzione nel campo del destinatario.

2.2 Impostazione delle liste di distribuzione e-mail con Gmail

Non importa se utilizzate Gmail, Outlook.com, Yahoo, GMX o altri servizi: Se si desidera creare una lista di distribuzione e-mail con questi servizi, è necessario farlo attraverso i contatti dei rispettivi servizi. Per creare una lista di distribuzione con Gmail, è necessario passare ai contatti di Google.

Selezionare tutti i contatti per la nuova lista di distribuzione e fare clic sull’icona dell’etichetta.

Assegnare alla nuova lista di distribuzione un nome appropriato.

È quindi possibile indirizzare i nuovi messaggi di posta elettronica tramite il nome della lista di distribuzione.

2.3 Impostazione delle liste di distribuzione e-mail con Outlook.com

In Outlook.com, il servizio di posta elettronica gratuito di Microsoft, la funzione per l’invio di e-mail a più persone si chiama “elenco di contatti”. Per creare un nuovo elenco di contatti, fare clic sul simbolo del contatto nella barra degli strumenti a sinistra e poi su Nuovo contatto -> Nuovo elenco di contatti.

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Si inserisce il nome dell’elenco di contatti direttamente nell’intestazione e si possono poi aggiungere contatti all’elenco dai contatti esistenti o inserire nuovi indirizzi di posta.

Con una nuova e-mail al nome della lista di distribuzione, è ora possibile inviare un messaggio alla lista di distribuzione e-mail.

3. è possibile nascondere l’elenco di distribuzione tramite la copia cieca

Se si inseriscono i dati dei contatti dell’elenco di distribuzione e-mail nel campo A, tutti i destinatari possono non solo vedere chi altro sta ricevendo la posta, ma anche rispondere a tutti con un “Rispondi a tutti”, che molti destinatari non vogliono in questo momento. Per evitare che ciò accada , impostare gli indirizzi della lista di distribuzione su BCC (Blind Carbon Copy). In questo modo i destinatari del messaggio non possono più vedere chi altro ha ricevuto la posta.

Il campo BCC è nascosto per impostazione predefinita in molti programmi di posta. In Outlook, ad esempio, è possibile visualizzare il campo BCC tramite la voce “Opzioni” nella barra dei menu di un messaggio.

In Apple Mail, è necessario attivare il campo “Copia cieca” tramite Aspetto Apple -> Campo indirizzo Copia cieca”.

Inviare newsletter professionali

È possibile implementare una lista di distribuzione in una cerchia di colleghi o in un club sportivo in questo modo. Nell’ambiente commerciale, ad esempio per le campagne di marketing o per le informazioni ai clienti, la modalità descritta con una lista di distribuzione presenta diversi svantaggi:

• Bisogna inviare il messaggio via BCC per proteggere gli altri destinatari, il che sembra poco professionale.
• I messaggi non sono personalizzati, non hanno il saluto e il nome corretto nell’oggetto.
• Il layout delle e-mail spesso non è molto accattivante.
• L’invio di e-mail a un gruppo molto ampio di destinatari viene rifiutato o non consegnato da molti server di posta elettronica perché sospettato di essere spam.

Per aggirare questi problemi, esistono programmi e servizi web separati con i quali è possibile creare newsletter professionali e altri messaggi come privati o aziende a liste di distribuzione di posta elettronica; i messaggi vengono inviati individualmente a ciascun destinatario in modo da non essere classificati direttamente come spam.

Le campagne di marketing e di newsletter sono spesso gestite con strumenti online come Mailchimp, CleverReach o Rapidmail. I fornitori offrono piani gratuiti e a pagamento con funzioni speciali come l’invio ritardato, diversi layout e design, funzioni di testo come Word, messaggi personalizzati con saluti corretti, la possibilità di cancellarsi dalla lista di distribuzione e molto altro ancora. Molti servizi offrono anche interfacce e plug-in per sistemi CRM, CMS e shop per ridurre al minimo l’impegno amministrativo. Poiché i fornitori sono anche certificati DSGVO, potete affidare i dati degli indirizzi dei vostri clienti a questi servizi.

Un confronto tra i diversi fornitori di newsletter presenti sul web è disponibile qui su WinTotal.

4.1 Programmi desktop per l’invio di newsletter

Ad esempio, SuperMailer è una soluzione gratuita per il desktop di Windows. Con questo programma gratuito è possibile creare newsletter e e-mail seriali e importare i contatti da un file di testo, dai contatti di Outlook o da un elenco di Excel. La versione gratuita è limitata a 100 destinatari.

Altri programmi consigliati per l’invio di newsletter in Windows sono Newsletter Pro o MailList Controller.

Problemi delle soluzioni locali: Sconsigliamo una soluzione “locale”, poiché l’invio con un indirizzo di posta privato a un numero molto elevato di destinatari è spesso associato a problemi, mentre i servizi web non solo sono più facili da usare, ma possono essere utilizzati da più utenti con lo stesso stock di dati.

5. fare attenzione all’invio di newsletter

Non inviate mai una newsletter a destinatari che non abbiano dato il loro preventivo consenso. L’invio non richiesto di newsletter può comportare azioni civili. Per inviare newsletter in conformità con la legge, è necessario ottenere attivamente il consenso di ciascun destinatario in anticipo, spesso tramite le funzioni di iscrizione e disiscrizione sul sito web dell’azienda. Molti dei fornitori menzionati al punto 4 offrono tale funzione per l’integrazione nelle proprie offerte web.

In questo articolo scoprirete come inviare una newsletter conforme alla DSGVO in tre passaggi.