La Germania non gode di una buona reputazione quando si parla di digitalizzazione, e purtroppo se l’è spesso guadagnata. Non sono molti i Paesi in cui i dipendenti delle aziende possono ancora parlare di voler inviare i documenti richiesti via fax il più velocemente possibile senza scoppiare a ridere.

Anche il passaggio alla fatturazione elettronica è stato molto lento. Molte fatture vengono ancora inviate per posta e l’alternativa elettronica è stata resa obbligatoria per gli enti appaltanti federali solo nel 2020.

Tuttavia, c’è molto da dire sulla digitalizzazione del traffico di fatture. In questo articolo vi forniremo una panoramica dei vantaggi della fattura elettronica e dei processi necessari per la sua creazione. In questo modo potrete valutare voi stessi se vale la pena passare alla creazione di fatture elettroniche in futuro.

Quali sono i vantaggi delle fatture elettroniche?

Le fatture elettroniche sono create sulla base di record di dati XML che possono essere letti dalle macchine. Ciò rende possibile l’elaborazione automatica dei dati. Con il passaggio alle fatture elettroniche si eliminano quindi i precedenti processi di lavoro manuali, con un impatto sui costi e sulle ore di lavoro.

1.1 Le fatture elettroniche fanno risparmiare sui costi

I costi del processo di fatturazione possono sembrare bassi quando ci si pensa per la prima volta, ma nel processo manuale diventano un compagno permanente e regolare. Soprattutto per le aziende, si accumulano rapidamente somme elevate a causa dei materiali e della spedizione.

I costi per i materiali sono dovuti alla carta e alla stampa, oltre che all’affrancatura per ogni spedizione. Inoltre, l’elaborazione da parte di personale specializzato è un fattore di costo. Anche se il personale è comunque disponibile, l’elaborazione richiede tempo che non è disponibile per altri processi, il che significa straordinari o manodopera aggiuntiva.

Tuttavia, i costi non si fermano a quelli più evidenti. L’archiviazione dei dati cartacei può essere inaspettatamente costosa, soprattutto per le grandi aziende che devono mettere a bilancio interi locali per archiviare il traffico di fatture.

Al contrario, le fatture elettroniche offrono la possibilità di essere elaborate gratuitamente in molti casi, anche se molti programmi di fatturazione offrono funzionalità avanzate con abbonamenti mensili.

1.2 Le fatture elettroniche fanno risparmiare tempo e fatica

Il risparmio di tempo grazie alla fatturazione elettronica avviene in diversi modi. Il fattore più facilmente visibile è l’eliminazione del percorso di spedizione. Ciò significa che il destinatario riceve il denaro più rapidamente. Anche le eventuali richieste possono essere risolte senza ritardi.

Il tempo di elaborazione interno viene risparmiato nel processo di spedizione e di controllo. L’affrancatura delle buste, le scansioni per l’archiviazione, il percorso postale e il tempo di transito tra i diversi reparti non hanno più alcun ruolo.

2. Cosa deve essere garantito nel processo di fatturazione?

Se un’azienda vuole passare alle fatture elettroniche, deve innanzitutto soddisfare alcuni requisiti. Queste linee guida devono essere rispettate anche nella successiva elaborazione.

1. Leggibilità. La fattura deve essere leggibile dall’uomo utilizzando gli attuali supporti elettronici.
2. Autenticità. L’emittente della fattura deve essere rintracciabile.
3. Integrità. La fattura deve contenere le informazioni richieste dalla legge sull’IVA.
4. Consenso del destinatario. Il consenso non deve essere dato attivamente; la mancata obiezione è considerata un consenso.

Questi requisiti devono essere garantiti da una pista di controllo interna. L’aspetto esatto di questa pista di controllo è in gran parte lasciato alle aziende stesse. Tuttavia, una procedura di controllo elettronica si presta a questo scopo, grazie all’elaborazione elettronica già in corso.

Qual è il processo di creazione delle fatture elettroniche?

Anche se si creano fatture elettroniche, il processo è quasi identico a quello delle fatture su carta o in Excel. L’unica differenza è che occorre un software appropriato. Si tratta di programmi di fatturazione o di contabilità.

Mentre alcuni di essi offrono un certo servizio gratuitamente, se necessario è necessario acquistare funzioni aggiuntive. Il software è offerto da una grande varietà di luoghi; l’S-Rechnung-Service easy, ad esempio, è collegato alla Cassa di Risparmio.

Attenzione: poiché molti servizi sono disponibili solo online, è possibile che vi siano cambiamenti nelle offerte che non sono rappresentati nelle guide più vecchie. In alcuni luoghi, la fattura Z è ancora consigliata per lo standard ZUGFeRD, ma non è più disponibile come applicazione.

Ciò che va considerato maggiormente sono gli standard validi per le fatture elettroniche. Infatti, affinché i vantaggi delle fatture elettroniche possano essere realmente sfruttati, è necessaria un’elaborazione uniforme.

Per la maggior parte delle aziende, la creazione di fatture elettroniche è diventata uno standard. Ma anche il formato di fattura ZUGFeRD è comune in molti luoghi.

3.1 Creazione di fatture X

Le varie abbreviazioni possono confondere, ma in definitiva XInvoice è semplicemente una forma di fattura elettronica che è stata stabilita come standard. Segue lo standard UE che si applica alla fatturazione elettronica.

Nel § 4 dell’ERechV (regolamento sulla fatturazione elettronica), XInvoice viene privilegiato rispetto ad altri standard. Ciò mira in particolare a standardizzare i processi per poter utilizzare le fatture elettroniche in modo più diffuso.

3.2 Creazione di fatture tramite ZUGFeRD

ZUGFeRD, acronimo di Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland (Guida centrale per l’utente del forum sulla fattura elettronica in Germania), è un tipo di fattura in cui i file PDF sono collegati al file XML leggibile elettronicamente.

È possibile scaricare e utilizzare ZUGFeRD gratuitamente. Soddisfa gli standard UE proprio come la XInvoice, ma è stata creata tenendo conto dei requisiti dell’economia.

In definitiva, entrambi gli standard possono essere utilizzati senza problemi: ZUGFeRD è spesso preferito quando si inviano fatture tra aziende, mentre XInvoice viene utilizzato quando si creano fatture elettroniche per la Confederazione o si interagisce in altro modo con l’amministrazione federale in materia di contabilità.

4. Come si invia la fattura creata?

La creazione di una fattura elettronica può sembrare un ostacolo all’inizio, ma non lo è l’invio. Di norma, l’invio e la ricezione del file avvengono semplicemente via e-mail.

Tuttavia, alcuni clienti, come il governo federale, consentono di caricare manualmente i file sul loro sito invece che per posta. E in alcuni casi, DE-Mail è un’alternativa offerta, che può facilitare l’identificazione dell’autenticità.

Inoltre, esiste la possibilità di utilizzare la rete Peppol per la trasmissione.

Alla fine, comunque, la trasmissione può essere completata rapidamente e senza costi aggiuntivi in tutte le varianti. Che si tratti di creare la fattura annuale o di gestire le operazioni di pagamento giornaliere, la trasmissione delle fatture avviene con un solo clic.