Microsoft Office 2019 non includerà più OneNote. La versione desktop come parte del pacchetto Office sarà interrotta e si consiglia agli utenti di passare alla versione gratuita dell’app UWP. Microsoft OneNote continuerà a essere mantenuto e a far parte del pacchetto Office. Anche se continuerà a essere mantenuta, questa versione non è adatta all’uso aziendale, in quanto OneNote come app può solo salvare i taccuini in OneDrive e non offre un’opzione di archiviazione con sincronizzazione per più utenti su condivisioni di rete. Molte aziende sono ora alla ricerca di alternative a Microsoft OneNote, che esamineremo in dettaglio in questo articolo.

Addendum 10.11.2019 – OneNote tornerà a far parte di Microsoft Office in futuro

Microsoft ci ha sorpreso tre volte alla conferenza Ignite 2019 per quanto riguarda OneNote.

1. Il supporto per OneNote 2016 sarà esteso fino al 2025.
2. OneNote sarà inoltre reintegrato in Office e incluso nella suite Office 2019 e Office 365.
3. Come terza informazione, Microsoft prevede di riportare il codice dell’applicazione OneNote di Office e dell’ap di Windows sulla stessa base di codice.

Questo dovrebbe scongiurare il timore che Microsoft abbandoni OneNote. Soprattutto per le aziende che si affidano a OneNote per la struttura dei documenti e l’archiviazione delle informazioni, questo dovrebbe essere un peso per loro.

Microsoft OneNote, disprezzato dagli utenti privati, amato in ambito aziendale

Microsoft OneNote ha sempre avuto un’esistenza oscura come componente del pacchetto Office. Sebbene alcuni utenti di Office non conoscano né utilizzino OneNote, ci sono anche molti utenti intensivi del prodotto. Soprattutto per questo gruppo di utenti, OneNote è molto più di una semplice raccolta di note per gli elenchi della spesa o delle cose da fare.

Il programma suddivide i dati in un numero qualsiasi di taccuini, che a loro volta possono contenere le proprie sezioni. In questo modo, l’utente può creare quaderni per diverse aree tematiche e strutturarli in modo sensato con le sezioni. Le sezioni includono pagine che possono contenere non solo testo puro, ma anche documenti di Office, grafici, pagine Web e così via. Nel caso di contenuti provenienti da pagine Web, OneNote aggiunge anche la fonte come URL e, nel caso di modifiche apportate da altri dipendenti, i loro nomi utente nella rete.

Soprattutto l’integrazione con Microsoft Office è uno dei punti di forza. Ciò consente di pubblicare contenuti direttamente in OneNote e di specificare se il contenuto viene pubblicato solo come file o come “contenuto”. La differenza è che il contenuto viene cercato e trovato anche attraverso la ricerca full text. Con la “stampante OneNote” è anche possibile “stampare” da qualsiasi altra applicazione in OneNote e quindi inserire anche documenti PDF in OneNote, ad esempio. La funzione OCR integrata permette inoltre di trovare facilmente i contenuti attraverso la ricerca full text, che cerca automaticamente in tutti i taccuini e visualizza i risultati man mano che vengono inseriti. Grazie a questo concetto, OneNote spesso sostituisce la lunga creazione di raccolte di conoscenze tramite wiki o altri sistemi. In pratica, non importa dove si trovi il contenuto, perché la ricerca porta sempre all’obiettivo.

Abbiamo descritto in dettaglio il funzionamento di OneNote nell’articolo “Microsoft OneNote – testato e trovato ottimo”.

Differenze tra la versione desktop di OneNote del pacchetto Office e le versioni gratuite di OneNote

Microsoft OneNote è disponibile in diverse versioni, che si differenziano solo a un esame più attento.

Versione di OneNote	Archiviazione OneDrive	Archiviazione OneDrive Business con SharePoint	Archiviazione locale/di rete
OneNote 2016	✓	✓	✓
OneNote 2016 (gratuito)	✓	✗	✗
App Win 10 (desktop e mobile)	✓	✓	✗
OneNote online	✓	✓	✗
OneNote per iOS	✓	✓1	✗
OneNote per Android	✓	✗	✗
OneNote per Mac	✓	✓1	✗

1 = solo con abbonamento valido a Office 365

Attualmente esistono ancora tre versioni di OneNote per il desktop di Windows.

Applicazione OneNote UWP per Windows 10

L’app UWP gratuita sul desktop e nel menu Start di Windows 10 è stata ottimizzata per il funzionamento touch rispetto alla variante desktop classica e può essere utilizzata anche con una penna digitale, come quella offerta dai tablet Microsoft Surface, dove il riconoscimento della scrittura a mano si fa davvero notare. L’input tramite penna è anche il motivo per cui la variante app ha una varietà di opzioni di disegno. Tuttavia, OneNote per Windows 10 archivia i suoi dati solo nel cloud (OneDrive) e non offre un database locale.

La variante dell’app è anche quella che Microsoft continuerà a mantenere in futuro.

Scarica gratuitamente Microsoft OneNote per Windows 10.

OneNote 2016 per Windows

Microsoft OneNote 2016 come parte del pacchetto Office è l’ultima versione come programma desktop e attualmente offre molte più funzioni e possibilità rispetto alla variante app. Un esempio è l’interazione con altre app di Office come Outlook, ma questo potrebbe cambiare nel medio termine se Microsoft interrompe la variante solo desktop. Rispetto a OneNote per Windows 10, OneNote 2016 per Windows può anche salvare i taccuini localmente e persino sulle unità di rete. Grazie alla funzione di sincronizzazione integrata , è persino possibile utilizzare i dati con più utenti contemporaneamente. OneNote sincronizza i dati con l’origine in modo indipendente.

OneNote 2016 (gratuito)

Esiste anche una versione gratuita di OneNote 2016 al di fuori del pacchetto Office. È sostanzialmente identica a OneNote 2016 per Windows del pacchetto Office, ma manca di alcune funzioni come lo scambio di dati con Outlook, l’integrazione di tabelle Excel o l’esportazione di testi in formato Word. Inoltre, la versione gratuita utilizza solo OneDrive come destinazione di archiviazione per i taccuini. Per gli utenti di Windows 7 o Windows 8, questa è l’unica versione di OneNote attualmente disponibile.

Scaricate subito gratuitamente Microsoft OneNote 2016 per Windows 7 o Windows 8

Differenze in dettaglio tra OneNote per Windows 10 e OneNote 2016

Microsoft ha nuovamente elaborato e presentato in modo chiaro le differenze tra OneNote per Windows 10 e OneNote 2016 in un articolo più ampio “Qual è la differenza tra OneNote e OneNote 2016?”.

Interruzione di OneNote con Office 2019

In un post sul blog dell’aprile 2018 Microsoft ha annunciato che con il lancio di Office 2019, previsto per la fine dell’estate 2018, OneNote verrà abbandonato come parte di Microsoft Office. Gli utenti dovranno invece utilizzare l’app OneNote del Microsoft Store, che non solo continuerà a essere mantenuta, ma sarà addirittura offerta gratuitamente. Microsoft giustifica la mossa affermando di voler integrare un nuovo motore di sincronizzazione nell’app OneNote, che possa servire anche le piattaforme Mac, iOS e Android. OneNote sarà quindi probabilmente offerto come app anche su queste piattaforme.

Con questo passo, Microsoft sta mettendo in atto ciò che gli utenti di OneNote sospettavano già dalla versione 2016, perché rispetto alla versione 2013 non ci sono state quasi innovazioni e miglioramenti significativi nell’ultima versione.

Periodo di transizione per gli utenti di OneNote 2016

Microsoft ha commentato anche OneNote 2016 nell’articolo linkato sopra. Se questo è già installato nel sistema, il programma di installazione di Office 2019 verifica se OneNote è già stato eseguito in passato. In questo caso, OneNote 2016 rimane e inizialmente può continuare a essere utilizzato. Ma poiché il supporto per Office 2016 scade nell’ottobre 2020 (con estensione del supporto a pagamento nell’ottobre 2025), agli utenti seri di OneNote 2016 restano solo due anni per passare alla variante app di OneNote, se non fosse per un problema cruciale di posizione di archiviazione.

OneNote senza OneDrive?

Dopo OneNote 2016, secondo la pianificazione attuale, nessun’altra versione di OneNote sarà in grado di leggere e scrivere i blocchi note a livello locale o su unità di rete. Microsoft OneNote dipenderà quindi dall’uso di OneDrive.

Il lavoro collaborativo sui taccuini con l’applicazione sarà inoltre possibile solo tramite OneDrive for Business, come parte dell’abbonamento a Office 365. L’unica via d’uscita è l’utilizzo di un’app per la scrittura. L’unica via d’uscita è l’utilizzo di un server SharePoint completo, che memorizza i dati in OneDrive for Business non presso Microsoft, ma nell’ambiente di rete dell’azienda. Soprattutto per le aziende più piccole, tuttavia, si tratta di una spesa molto elevata.

Ciò significa che in futuro OneNote non verrà utilizzato in molte aziende come raccolta di conoscenze, archiviazione strutturata di dati o report aziendali, documentazione dei processi aziendali e così via, se i dati non verranno archiviati nel cloud e, in questo modo, si perderà anche il controllo su di essi.

I decisori e i power user interessati dovrebbero quindi già iniziare a cercare alternative a OneNote. I requisiti del software alternativo dipendono in larga misura dall’area di utilizzo precedente e dalla gamma di funzioni desiderate. Di seguito, quindi, esamineremo diversi programmi che potrebbero rappresentare un’alternativa per la vostra azienda, a seconda dello scopo di utilizzo.

Suggerimento: Importare i taccuini locali da OneNote a OneDrive: se in futuro si desidera utilizzare i taccuini locali nel cloud, è possibile condividerli direttamente da OneNote 2016 a OneNote. Per farlo, fare clic su File -> Condividi. È anche possibile assegnare un nome al blocco note, che verrà poi salvato in OneDrive.

È possibile aprire nuovamente questo blocco note con l’app OneNote di Windows 10 facendo clic su “altri blocchi note”, sincronizzando i dati con OneDrive e quindi aprendo il nuovo blocco note condiviso tramite “altri blocchi note” nell’app.

Alternative a OneNote senza connessione obbligatoria al cloud

Se siete giunti alla conclusione che l’archiviazione dei taccuini nel cloud di Microsoft non è un’opzione per voi e continuate a fare affidamento sull’archiviazione locale dei dati (o sulla rete per la capacità del team), non c’è modo di evitare un’alternativa a OneNote e quindi un passaggio.

La scelta della strada da seguire dipende dall’ambito in cui OneNote è stato utilizzato finora. Come puro “elenco di cose da fare” o casella di appunti, sono disponibili innumerevoli soluzioni speciali, che non approfondiremo in questa sede, ma che abbiamo riassunto nella nostra sezione software Programmi per database e appunti.

Altre soluzioni, con i rispettivi vantaggi e svantaggi, sono, ad esempio:

Microsoft SharePoint

Nelle reti di grandi dimensioni, un servizio SharePoint potrebbe fungere da sostituto, se in precedenza si trattava di archiviare esclusivamente documenti Office. Il lavoro con SharePoint è mappato in team, dove i dipendenti possono accedere ai dati del progetto tra di loro. La struttura di SharePoint facilita il lavoro comune sui documenti. Tuttavia, non offre la semplicità di funzionamento e di collaborazione di OneNote.

Il nostro articolo “Per chi è adatto Microsoft SharePoint?” fornisce un approfondimento su Microsoft SharePoint.

Interazione tra SharePoint server e OneDrive for Business
Come già spiegato in precedenza, nell’interazione tra OneDrive for Business e un server SharePoint stand-alone, tuttavia, è possibile che i dati non si trovino nel cloud ma in SharePoint e in questo caso OneNote utilizza anche questo “proprio archivio” invece del cloud. Microsoft ha documentato questo utilizzo in un articolo separato “Panoramica di OneDrive for Business in SharePoint Server”.

Soluzioni Wiki

Le soluzioni Wiki sono state progettate proprio per la raccolta e l’archiviazione di raccolte di conoscenze. Se avete usato OneNote principalmente per questo, un wiki potrebbe essere un’alternativa. La sintassi di input dei sistemi wiki, un tempo astratta, è stata notevolmente migliorata negli ultimi anni, con l’aggiunta di editor WYSIWYG, la possibilità di allegare file e riferimenti incrociati automatici. L’elenco dei sistemi wiki disponibili è ormai vastissimo e spazia da pesi leggeri come DokuWiki a pesi massimi come MediaWiki, utilizzato anche da Wikipedia. Tuttavia, la configurazione di MediaWiki, ad esempio, non è molto banale e richiede un server web con un database. Inoltre, dato che un wiki viene utilizzato solo tramite il browser web, molte delle caratteristiche desktop di OneNote sono state omesse.

Un’alternativa snella che non richiede un server o un database è il wikidPad gratuito. A differenza di altri wiki, wikidPad funziona come applicazione desktop e utilizza file di testo puro come database. Tuttavia, l’input e la formattazione sono piuttosto scomodi e quindi rappresenta una variante solo quando si tratta di semplici raccolte di conoscenze senza la necessaria formattazione o l’inserimento di oggetti.

Evernote

Evernote, multipiattaforma, è sempre stata un’alternativa a OneNote, offrendo funzioni sostanzialmente simili, ma con un’esperienza utente e un approccio alla mappatura dei contenuti molto diversi. Anche Evernote funziona con i taccuini, ma non ha sezioni o gerarchie come OneNote e utilizza piuttosto parole chiave e tag per organizzare e recuperare i contenuti. D’altra parte, OneNote offre un’interfaccia un po’ più intuitiva e molte più opzioni per la progettazione dei contenuti sulle pagine delle note.

Ad eccezione di una variante Basic limitata, Evernote viene offerto solo in abbonamento. Poiché Evernote può essere utilizzato su molte piattaforme e anche sul web, il software offre la sincronizzazione per l’utilizzo delle informazioni su tutti i sistemi e le piattaforme e utilizza a questo scopo una soluzione cloud. Tuttavia, l’utente può creare taccuini locali, che sono esclusi dalla sincronizzazione e quindi dal trasferimento dei dati su Internet. Contrariamente a quanto riportato sul sito web, ciò è (ancora?) possibile con la versione base gratuita. Tuttavia, l’utente perde funzioni come l’OCR di file grafici o PDF, poiché il riconoscimento del testo viene mappato tramite il server Evernote.

Nonostante questa limitazione, Evernote con i taccuini locali è una seria alternativa a OneNote, soprattutto perché è anche possibile importare tutti i tipi di dati, esplicitamente anche i taccuini locali da OneNote, nella versione desktop di Evernote. Tuttavia, a causa delle limitate opzioni di layout di Evernote, la visualizzazione dei contenuti di OneNote può risentirne, cosa che è nota anche ad altri formati di Office nello scambio con programmi di Office stranieri. Per l’importazione diretta da OneNote, oltre a Evernote è necessaria una versione desktop di OneNote.

Synology Note Station

I produttori di NAS offrono da tempo altre funzionalità oltre ai servizi di server di dati puri, ad esempio server multimediali, lavori di backup nella LAN, chat e CArdDAV e server di calendario, server web, sistemi wiki come il già citato DokuWiki o MediaWiki e molto altro.

Synology offre anche Note Station come parte di DiskStation Manager, una soluzione indipendente nello stile di OneNote, ma che ospita i suoi dati solo sul NAS di casa. Oltre a un elenco di cose da fare con gestione degli appuntamenti, Note Station offre anche note classiche organizzate in quaderni.

Il funzionamento tramite il browser web è un po’ fragile, ma funziona. Un clipper web, offerto anche da OneNote o Evernote, registra automaticamente il contenuto dei browser web nelle note, se lo si desidera. Note Station offre anche client mobili per iOS e Android, che si sincronizzano con i dati sul NAS nella propria LAN. In questo modo si mantiene sempre il controllo dei propri dati. Tuttavia, le opzioni di progettazione di Note Station sono molto limitate.

In un video, Note Station (in una versione precedente) viene presentato a confronto con Evernote:

https://www.youtube.com/watch?v=aHB5T2naocg

Anche produttori come Q-Nap offrono soluzioni comparabili.

CherryTree

CherryTree, gratuito, è un altro software per le note, basato su una struttura gerarchica dei dati. Il software memorizza i record in un file XML o in un database SQLite. Le caratteristiche del software open source, disponibile per Windows, Linux e MacOS, includono una semplice interfaccia utente con editor WYSIWYG, vari formati di elenco, collegamenti ipertestuali, supporto per il testo ricco, correttore ortografico e altro ancora. CherryTree è meno adatto ai documenti esistenti che devono essere trasferiti.

KeepNote

Simile a CherryTree, anche KeepNote offre una struttura gerarchica per le note di tutti i tipi e può tenere testa a CherryTree in gran parte. KeepNote è inoltre disponibile per diverse piattaforme e utilizza come formato di file HTML e XML, quindi non necessita di un servizio server in background.

Jolin

Joplin è un sistema gratuito di gestione delle informazioni e degli appunti sullo stile di Evernote o Microsoft OneNote. I taccuini possono essere archiviati localmente, su unità di rete o servizi cloud come Nextcloud, Dropbox, OneDrive, WebDAV e sincronizzati tramite questi ultimi. Tuttavia, i dati possono essere importati solo da Evernote, per cui gli utenti di OneNote devono prima compiere un passo intermedio.

VistaWiki

VistaWIKI, contrariamente al suo nome, non è un classico wiki, ma un software per appunti facile da usare, sullo stile di OneNote o Evernote, ma che memorizza i dati localmente e non dipende quindi da un servizio cloud. Il programma è portatile, quindi non richiede installazione, e l’editor WYSIWYG offre numerose opzioni per visualizzare e strutturare le voci dei dati, che sono ordinate in capitoli, ad albero e con parole chiave. I dati possono essere esportati in vari formati, come PDF, RTF o HTML. Il software è fondamentalmente gratuito, ma è finanziato da donazioni. Con la donazione si ottiene anche l’accesso all’applicazione di lettura per dispositivi Android e ad altre funzioni.

Altre alternative

Il numero di possibili alternative a OneNote è più grande di quanto si pensasse, anche se i candidati di solito rappresentano solo una piccola parte delle possibilità. Se candidati come CintaNotes, Zim, OpenNote o Notezilla siano adatti al vostro campo di applicazione, dovrete scoprirlo da soli con un test produttivo.

Conclusione

OneNote è e rimane uno strumento potente in mani esperte. L’abbandono della possibilità di salvare i dati localmente o su un’unità di rete con l’edizione del pacchetto Office pone dei grossi problemi a molti utenti. Non tutti possono o devono affidare i dati sensibili a un provider cloud. A seconda dell’applicazione, vengono prese in considerazione altre soluzioni. Per i testi senza formattazioni importanti, i programmi KeepNote o CherryTree potrebbero essere la scelta giusta; anche Note Station per i possessori di un NAS Synology potrebbe essere un’alternativa. Attualmente, solo Evernote si avvicina alla ricchezza di funzioni di OneNote, ma rimane limitato nelle sue funzioni quando si utilizzano i taccuini locali. Nella maggior parte dei casi, un wiki è probabilmente superiore alla spesa, soprattutto per l’inserimento e la preparazione dei contenuti.

È auspicabile che Microsoft riconsideri i suoi piani e offra almeno una via d’uscita agli utenti di Microsoft Office, consentendo l’archiviazione al di fuori del cloud nel medio termine. C’è ancora tempo fino al 2020.