Sempre più documenti possono essere firmati online, ad esempio contratti o domande. Tuttavia, non tutti i modi di firmare online sono legalmente validi o rilevanti in tribunale. In redazione abbiamo elencato 3 modi per firmare diversi tipi di documenti e rimanere al sicuro dal punto di vista legale.

1. Firma digitale vs. firma elettronica: Quando utilizzare cosa?

Digitale ed elettronica sono spesso usati come sinonimi. Sebbene questi tipi di firma siano accomunati da alcune caratteristiche, vi sono comunque importanti differenze. Qui di seguito ne abbiamo elencate alcune:

• Firma digitale: procedura tecnico-matematica che consente di raggiungere un certo livello di sicurezza. Attraverso la crittografia della firma, vengono determinati i cosiddetti valori di hash, grazie ai quali è possibile individuare successivamente le falsificazioni. Il destinatario del documento firmato può decifrare e confrontare i valori hash. Se corrispondono, il documento non è un falso. Esistono fornitori online che possono creare una firma digitale per voi.
• Firma elettronica: È un termine legale che indica l’assegnazione univoca di una firma a una persona.

Nota: non tutti i modi per aggiungere una firma a un documento online sono legalmente validi in tutto il mondo.

2. 3 modi per firmare documenti legalmente validi

Nell’UE, tutte le forme di firma digitale ed elettronica sono legalmente valide. L’unica differenza è il livello di sicurezza di ciascuna firma e il modo in cui viene valutata in tribunale.

2.1 La firma digitale semplice: Ordini, protocolli e documentazione

Il modo più semplice per firmare un documento online è inserire un’immagine, ad esempio tramite scansione, della firma autografa. In alternativa, se è stato concordato con tutte le parti coinvolte nel contratto, può essere sufficiente anche la semplice scrittura del nome sulla tastiera del computer.

Questo modo di firmare un documento online è legalmente valido, ma comporta un elevato rischio di sicurezza. In tribunale, la firma può essere presa in considerazione, ma può anche essere facilmente contestata.

A causa del basso standard di sicurezza, questa forma di firma viene utilizzata solo nei seguenti casi:

• Accordi informali
• Accordi interni all’azienda
• Ordini, documentazione, protocolli

Suggerimento: la maggior parte delle università utilizza il metodo della firma semplice per i compiti o gli esami, insieme all’ID dello studente.

2.2 Firma avanzata: Studio di fitness, assicurazione sanitaria e co.

Dopo la firma semplice, possono seguire standard di sicurezza più elevati. Questi devono essere sicuri contro qualsiasi tipo di manipolazione, devono poter essere assegnati a una persona specifica e questa persona deve essere in grado di dimostrare, in caso di dubbio, di aver apposto la firma.

A questo scopovengono spesso utilizzate carte con chip, sulle quali vengono memorizzati i dati della persona interessata. Questa procedura viene utilizzata per i contratti privi di forma che non sono soggetti ad alcuna ulteriore regolamentazione legale. Ad esempio, si tratta di contratti stipulati in palestre, saune o club sportivi.

In tribunale, questa procedura di firma dei documenti online ha un peso maggiore ed è difficile da contestare.

2.3 Firme che sostituiscono la firma autografa: Sicurezza sociale e dichiarazioni

Questa procedura è la variante più sicura, che deve essere garantita solo a determinate condizioni. Ciò riguarda soprattutto le procedure legali, come le buste paga o le assicurazioni sociali. Oltre alla procedura di crittografia della firma avanzata, è necessario anche un certificato rilasciato da un fornitore di servizi di certificazione.

Per apporre una firma in questo modo, il firmatario deve registrarsi presso tale fornitore e far certificare la propria carta d’identità, ossia dimostrare la propria identità. La persona che firma viene quindi certificata come titolare di una chiave pubblica di firma. Nella maggior parte dei casi, queste chiavi di firma hanno un certo periodo di validità prima di scadere. I documenti possono ora essere firmati con questa chiave.

Come si fa a firmare semplicemente in modo elettronico?

Per i contratti informali, le firme possono essere impostate in modo semplice. Si tenga presente, tuttavia, che le firme elettroniche semplici, in particolare, non reggono in tribunale.

Se si tratta di accordi interni all’azienda, di documentazione o di firme su compiti a casa, è possibile rinunciare a elevati standard di sicurezza in accordo con le parti coinvolte.

Utilizzate alcune app per la firma che dispongono di licenze certificate. È possibile caricare i documenti pertinenti e creare una firma.

Altre opzioni includono la scansione di una firma scritta a mano, che viene poi inserita in un documento come grafica.

La funzione di disegno offre anche un modo per firmare i documenti online. Il modo migliore per farlo è utilizzare una tavoletta con una penna, che rende la firma più simile a quella scritta a mano su carta.