Sia per uso privato che per lavoro, Outlook è di solito una delle prime applicazioni che l’utente avvia dopo l’avvio del computer, a meno che non avvenga già automaticamente. Lo strumento di Microsoft combina le funzioni di un client di posta elettronica, di un calendario e di un task planner in un’unica interfaccia ed è quindi diventato uno dei programmi più importanti per il lavoro quotidiano. In questo articolo scoprirete cos’è esattamente Microsoft Outlook e quali funzioni offre per facilitare il vostro lavoro quotidiano.

1. gestire gli appuntamenti, inviare e-mail: Gestione delle informazioni con MS Outlook

Microsoft Outlook è un client di posta elettronica che consente principalmente di inviare e ricevere messaggi tramite un server di posta. Lo strumento è un successore ulteriormente sviluppato del client Microsoft Exchange, le cui funzioni sono state combinate con quelle di Microsoft Schedule Plus.

Inoltre, Outlook offre numerose altre funzioni, come il calendario integrato, con il quale è possibile gestire e organizzare appuntamenti o attività, o le sottoscrizioni RSS per ricevere nuovi contenuti interessanti direttamente nella casella di posta.

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Le singole applicazioni sono “interconnesse” tra loro, per cui è possibile, ad esempio, inserire le date di nascita direttamente dalle e-mail nel calendario. Per questo motivo, soprattutto le aziende amano utilizzare Outlook come software di organizzazione per i propri dipendenti.

Questo è supportato anche dal fatto che Outlook è compatibile con i groupware. Ciò significa che tutte le funzioni del programma sono ottimizzate per il lavoro di gruppo. Sulla base di un sistema groupware corrispondente (ad esempio, Microsoft Exchange Server), è possibile creare un archivio e un’amministrazione centrale per tutte le e-mail, gli appuntamenti, i contatti o le attività all’interno di un gruppo di lavoro o dell’azienda.

1.1 Uno strumento per tutte le sfide del lavoro quotidiano

Con Microsoft Outlook è possibile svolgere, tra le altre, le seguenti attività:

• Inviare e ricevere messaggi: Anche se questo riguarda principalmente i messaggi di posta elettronica, è possibile anche trasmettere fax direttamente da Outlook o utilizzare la funzione di segreteria telefonica.
• Creare e gestire appuntamenti e attività: Outlook si occupa di coordinare i vostri appuntamenti e le vostre attività e vi ricorda per tempo i prossimi appuntamenti.
• Creare e gestire i contatti: Qui potete memorizzare indirizzi e informazioni telefoniche di colleghi, clienti e partner commerciali e, se necessario, inserirli direttamente nei messaggi di posta elettronica.
• Gestire le risorse: In combinazione con un server Exchange, Outlook può essere utilizzato anche per implementare un sistema di prenotazione delle risorse (ad esempio, stanze o attrezzature).
• Gestione dei documenti: Outlook offre diverse funzioni con cui è possibile creare, copiare, eliminare, rinominare o spostare cartelle e documenti di Office.

Buono a sapersi: Outlook ha numerose funzioni di programma convincenti, ma le emoticon non sono uno dei suoi punti di forza. Qui vi mostriamo come potete dare più individualità ai vostri messaggi di posta elettronica con espressioni facciali adatte.

2 Outlook Mobile: come tenere d’occhio i messaggi anche quando si è in viaggio

Oltre alla “versione completa”, che si può acquistare solo con il pacchetto Office, Outlook è disponibile anche in versione mobile per dispositivi Android, iOS e Windows 10. Le app sono scaricabili gratuitamente. Le app sono scaricabili gratuitamente dai rispettivi store, ma rispetto alla versione desktop (a pagamento) hanno lo svantaggio di avere una gamma limitata di funzioni. Tuttavia, le app sono ancora perfettamente adatte come complemento per sincronizzare messaggi, appuntamenti e contatti e per accedervi anche in mobilità.

Particolarmente pratico: con l’app Outlook è possibile anche aprire documenti di Word, Excel o PowerPoint direttamente sullo smartphone, ad esempio per controllare brevemente l’agenda prima di una riunione.

3 Interazione perfetta grazie all’integrazione con Office

Come già detto, Outlook è un componente di Microsoft Office ed è quindi ampiamente integrato negli altri prodotti. Ciò significa, ad esempio, che è possibile registrare i processi di lavoro nel Diario di Outlook o inviare e-mail da tutte le altre applicazioni di Office. È inoltre possibile creare lettere seriali in Word sulla base degli indirizzi di Outlook o assegnare indirizzi di mittente specifici a singoli documenti.

4. adattare Outlook ancora meglio alle vostre esigenze con le estensioni

Microsoft Outlook offre già un’impressionante gamma di funzioni, ma con vari componenti aggiuntivi e plug-in è possibile ampliarla ulteriormente. Molte estensioni sono gratuite, ma esistono anche alcune offerte a pagamento.

Ma prima di iniziare a installarle all’impazzata, è bene tenere presente che ogni strumento aggiuntivo rende il client più lento, il che significa che potrebbe reagire più lentamente o impiegare più tempo ad avviarsi. Pertanto, installate solo i plug-in utili di cui beneficerete davvero nel vostro lavoro quotidiano.

Si noti inoltre che non tutti i componenti aggiuntivi sono compatibili con tutte le versioni di Outlook e che l’installazione potrebbe causare un malfunzionamento del client. Tuttavia, troverete sempre le informazioni corrispondenti nella descrizione dettagliata del rispettivo componente aggiuntivo/plug-in.

Suggerimento: è possibile vedere quali estensioni sono già installate nel client in “File -> Opzioni -> Componenti aggiuntivi”.

5 Outlook.com – L’alternativa gratuita

Se volete solo inviare e ricevere e-mail e per questo motivo non volete acquistare l’intero pacchetto Office, Microsoft offre anche una casella di posta elettronica gratuita con il successore di Hotmail, Outlook.com, che ha un design più snello ma dispone comunque di un’ampia gamma di funzioni.

Con 15 GB, il servizio offre molto spazio di archiviazione. La cartella SPAM integrata garantisce che solo i contenuti realmente desiderati finiscano nella casella di posta. Grazie al collegamento con Office Online e OneDrive , è inoltre possibile passare comodamente dalle versioni web di Excel, Word e Co. e quindi, ad esempio, condividere i documenti con le altre applicazioni con un semplice clic. Purtroppo non è possibile importare file *.PST nella cartella di Outlook.com.

Nota bene: Poiché Outlook.com non è un software ma un semplice servizio cloud, l’archiviazione delle e-mail avviene al di fuori della Germania (principalmente su server negli Stati Uniti). L’invio, la ricezione e la lettura delle e-mail avvengono tramite il browser, l’interfaccia web o le applicazioni per iOS e Android. In alternativa, è possibile integrare la casella di posta elettronica di Outlook.com nel client di posta elettronica esistente tramite IMAP o POP3.

Un corso di base su come utilizzare Microsoft Outlook è disponibile nel seguente video:

Buono a sapersi: Se volete fare a meno di una soluzione Microsoft, Mozilla Thunderbird è un’altra alternativa (anch’essa gratuita) a Outlook con una gamma di funzioni simili.