In azienda, molti processi vengono gestiti con l’aiuto di progetti, la cui elaborazione può diventare una vera sfida. Infatti, l’elevato dispendio di risorse e di pianificazione porta spesso a problemi incalcolabili che, in ultima analisi, possono far fallire completamente intere imprese. Un buon software di gestione dei progetti vi aiuta a raggiungere i vostri obiettivi e vi garantisce di avere sempre una visione d’insieme dei processi in corso. In questo articolo presentiamo un confronto tra i migliori strumenti per Windows e Mac.

1. asana: il salice che depone le uova

Asana è un vero e proprio multitalento, in quanto combina tutte le funzioni importanti per la gestione dei progetti, la gestione delle attività e la comunicazione in un’unica interfaccia comune. Ciò significa che non solo può essere utilizzato in tutti i settori (ad esempio per i progetti di costruzione o nello sviluppo di software), ma consente anche di lavorare in modo molto trasparente e agile. I cruscotti e gli elenchi si basano sul metodo Kanban, in cui i compiti vengono spostati da sinistra a destra in base al loro avanzamento, come in una lavagna.

L’interfaccia utente si presenta molto chiara e strutturata. Inoltre, numerose integrazioni offrono un ulteriore comfort. Con l’aiuto dell’integrazione e-mail, ad esempio, è possibile convertire i messaggi inviati ad Asana direttamente in attività eseguibili (“email-to-task”). Utilizzando la visualizzazione della timeline, è possibile anche creare pianificazioni di progetto e visualizzarle sotto forma di diagramma di Gantt.

Suggerimento: nella pagina degli sviluppatori di Asana sono disponibili numerose istruzioni e informazioni per sviluppare le proprie API.

Le versioni mobili per iOS e Android offrono la stessa gamma di funzioni della versione desktop, ma, come quest’ultima, richiedono una connessione permanente a Internet. Il produttore offre anche una versione base gratuita dello strumento, che rappresenta una buona opzione di ingresso soprattutto per i neofiti del PM. Le tariffe premium partono da circa 9 euro al mese.

2. Monday.com: facile da usare e intuitivo

Lo strumento israeliano di gestione dei progetti monday.com offre la massima facilità d’uso. Il software può essere utilizzato senza particolari conoscenze preliminari e dispone anche di alcune sofisticate funzioni di collaborazione con l’aiuto delle quali è possibile centralizzare tutte le comunicazioni (di progetto) in un unico luogo. In questo modo si elimina completamente il fastidioso scambio di informazioni tramite una casella di posta elettronica esterna.

Grazie alle numerose opzioni di integrazione, le funzionalità di monday.com possono essere ampliate quasi a piacimento ed è possibile utilizzare i programmi preferiti direttamente dallo strumento. Attualmente sono disponibili 18 piattaforme diverse (tra cui, ad esempio, Google Mail o Dropbox). Anche la sincronizzazione con Microsoft Outlook e iCalendar non è un problema per monday.com.

Tuttavia, monday.com non offre la classica reportistica, come forse si conosce da altri strumenti. Il software è strutturato in modo tale da poter raccogliere le informazioni essenziali in un colpo d’occhio e analizzare più facilmente le singole aree dei processi e dei progetti.

monday.com esiste anche in versione mobile per iOS e Android, che si può scaricare gratuitamente dall’Apple Store o dal Google Play Store. Il prezzo dell’abbonamento mensile dipende dalla gamma di funzioni e dal numero di utenti.

3 Clarizen: il software di gestione dei progetti per i servizi professionali

Clarizen è uno strumento di gestione dei progetti basato sul web, progettato principalmente per automatizzare i processi a livello aziendale. Oltre alla strutturazione e al monitoraggio, il software si concentra soprattutto sulla possibilità di lavorare in modo più rapido ed efficiente.

Il cruscotto consente di seguire in tempo reale lo stato dei progetti in corso e di visualizzare in un colpo d’occhio le attività associate, compresa la data di scadenza, la registrazione del tempo e il dipendente responsabile. L’interfaccia può essere configurata individualmente, in modo da poter visualizzare anche le pianificazioni dei progetti, le milestone o i documenti condivisi, ad esempio.

Clarizen offre anche funzioni per la creazione di budget e calcola automaticamente quanto un obiettivo sia realistico o redditizio. Inoltre, si ricevono regolarmente via e-mail rapporti sullo stato di avanzamento e sul budget.

L’applicazione web può essere utilizzata tramite browser o integrata in Microsoft Outlook, Google Docs o iCal tramite un componente aggiuntivo. In questo modo, si ha anche la possibilità di visualizzare gli appuntamenti direttamente tramite il dashboard. Il pacchetto è completato dalla gestione integrata delle risorse e della roadmap, che ricorda in qualche modo Microsoft Project.

I prezzi di Clarizen partono da 60 dollari per utente e mese, ma il produttore offre anche una versione di prova gratuita.

4 Atlassian Jira: soluzione flessibile per diverse aree di applicazione

Jira è stato originariamente sviluppato come bug tracker e da allora si è affermato come una soluzione estremamente efficiente e produttiva per le più diverse aree di applicazione dell’azienda. Lo strumento si concentra soprattutto sulla gestione trasparente e strutturata delle informazioni e, oltre a dashboard individuali e alla gestione integrata delle release, offre anche un’ampia gamma di opzioni di reporting.

Con Jira è possibile scegliere tra due diverse opzioni di hosting:

• Con il cloud hosting, il produttore si occupa della configurazione e dell’hosting per voi.
• Con l’hosting autonomo, invece, l’utente gestisce completamente la propria istanza di Jira.

I processi e le attività vengono visualizzati sulla lavagna di Jira. Sono disponibili tre tipi di lavagna: una lavagna Scrum (per i team che lavorano sulla base di sprint), una lavagna Kanban e una cosiddetta lavagna di nuova generazione (per i team che non hanno ancora molta esperienza nel PM).

Oltre a un’ampia interfaccia di programmazione (per le API) e all’integrazione SDK, Jira offre anche la possibilità di programmare i propri filtri con il Jira Query Language (JQL). Ciò consente di salvare le ricerche per un uso successivo, ad esempio, o di adattare ancora meglio il flusso di lavoro alle proprie esigenze con campi personalizzati.

5. factro: Gestione dei progetti Made in Germany

Il software di gestione dei progetti factro proviene dalla società Schuchert Managementberatung GmbH & Co KG di Bochum. Il fornitore lavora esclusivamente con centri dati certificati in Germania ed è quindi conforme alla legislazione tedesca ed europea in materia di backup ed elaborazione dei dati.

Buono a sapersi: Se lo desiderate, potete anche stipulare un contratto di elaborazione degli ordini (AVV) con factro.

In factro, i progetti sono suddivisi in “pacchetti” e “compiti”. Un pacchetto rappresenta sempre un insieme di diversi compiti necessari per realizzare una fase del progetto. Grazie alla struttura di ripartizione del lavoro e alle milestone, lo strumento può essere utilizzato anche per pianificare progetti molto più complessi. Nella dashboard è possibile scegliere tra una visualizzazione a elenco, una tavola Kanban o un diagramma di Gantt. Tuttavia, quest’ultimo è disponibile solo per gli utenti di una tariffa Business o Professional. Inoltre, non è possibile visualizzare il percorso critico o creare un piano di rete.

Oltre all’applicazione web, factro è disponibile anche in versione mobile per iOS e Android. Il trasferimento dei dati tra il dispositivo finale e il cloud è criptato. Il cloud di base gratuito è sufficiente per i team più piccoli, fino a 10 persone. Ulteriori funzioni sono disponibili nei pacchetti a pagamento (a partire da 7,99 euro al mese per utente).

Potete trovare altri strumenti di gestione dei progetti nel seguente video: