Soprattutto per le start-up e le piccole imprese, spesso non vale la pena di pagare un proprio dipendente per la contabilità delle retribuzioni. Poiché i consulenti fiscali e gli uffici paghe tradizionali sono molto costosi, un numero sempre maggiore di aziende esternalizza la propria contabilità paghe online. I vari fornitori si differenziano per la gamma di funzioni e in termini di automazione/assistenza personale. In questa guida scoprirete quali sono le opzioni disponibili per l’esternalizzazione della contabilità paghe online. Inoltre, vi informiamo sui servizi tipici dei fornitori e vi mostriamo le possibili alternative.
- Nella contabilità paghe online, di solito è sufficiente inserire tutti i dati rilevanti nel cloud o nel software. Il fornitore di servizi si occupa poi della creazione di rendiconti, relazioni all’ufficio delle imposte e molto altro.
- Inoltre, i fornitori controllano l’accuratezza e la plausibilità dei dati inseriti per evitare i più comuni errori di contabilità.
- I consulenti fiscali offrono anche sistemi online. In questo caso si paga un po’ di più, ma in cambio si ottiene un referente personale che controlla i dati non solo per l’accuratezza ma anche per l’efficienza.
Indice dei contenuti
1. cosa fa la contabilità paghe online
Il quadro ideale della contabilità paghe online è in realtà piuttosto semplice da spiegare: si inseriscono tutti i dati rilevanti dei propri dipendenti e non ci si deve preoccupare di nient’altro. Le buste paga, le registrazioni e le cancellazioni dei dipendenti e tutte le relative notifiche all’ufficio delle imposte o agli enti previdenziali sono automatizzate. Ciò contribuisce a velocizzare enormemente il processo contabile.
Inoltre, il programma di contabilità richiama l’attenzione sulle prove necessarie a seconda del tipo di impiego. I moduli utilizzati possono essere utilizzati al meglio dai non addetti ai lavori e offrono comunque spazio per processi aziendali complessi.
I modelli che esistono sul mercato si differenziano principalmente per due aspetti:
- L’inserimento dei dati avviene tramite un software di contabilità (ad esempio Lexware o DATEV) o direttamente nel browser tramite una soluzione cloud.
- Opzionalmente, i dati preparati possono essere inviati a un consulente fiscale. In questo modo il consulente fiscale risparmia tempo e voi denaro.
Sia le soluzioni cloud che quelle software offrono di solito un recupero molto comodo di tutti i dati rilevanti. I modelli più semplici offrono la gestione dei conti salariali, la creazione di buste paga e la manutenzione dei dati anagrafici dei dipendenti. D’altra parte, esistono pacchetti completi che coprono tutte le aree rilevanti per il personale, gestiscono la contabilità in partita doppia e possono anche preparare i bilanci.
Altre possibili caratteristiche degli strumenti sono:
- Controllo della plausibilità delle voci per evitare direttamente gli errori.
- Interfaccia DATEV per la trasmissione dei dati al consulente fiscale.
- Interfaccia Dakota per la trasmissione dei rapporti agli istituti di previdenza sociale.
- Interfaccia ELSTER per la trasmissione dei dati all’ufficio delle imposte.
- Possibilità di concedere ai revisori fiscali l’accesso ai vostri dati.
- Preparazione o esecuzione automatica di bonifici bancari.
- Considerazione delle leggi specifiche del settore.
- Creazione di un’analisi della gestione aziendale (BWA).
Info: alcuni fornitori (in particolare gli studi legali specializzati in consulenza fiscale) offrono solo pacchetti completi che includono una persona di contatto per un prezzo leggermente superiore. Questa persona controlla l’accuratezza dei vostri dati, organizza ciò che deve essere organizzato manualmente ed è disponibile per un periodo limitato di tempo al mese per rispondere a qualsiasi domanda.
2. requisiti legali per la contabilità delle retribuzioni
Certificato GKV
Il certificato GKV contraddistingue i fornitori che soddisfano i requisiti legali per la trasmissione dei dati alle casse malattia.
In linea di principio, ogni datore di lavoro è tenuto a fornire a ciascun dipendente un prospetto paga che indichi l’esatta composizione del salario o dello stipendio. La legge stabilisce quali informazioni devono essere riportate sulla busta paga.
Inoltre, devono essere osservati e rispettati gli obblighi assicurativi dei dipendenti. Tutti i documenti relativi alla contabilità dei salari devono essere conservati in forma immodificabile. Devono essere rispettate anche le notifiche prescritte all’ufficio delle imposte e agli istituti di previdenza sociale.
Inoltre, secondo il GoBD, è ora obbligatorio fornire all’ufficio delle imposte tutti i dati rilevanti in forma digitale (come supporto dati o interfaccia) in caso di verifica fiscale. Anche eventuali future modifiche della legge dovranno essere prese in considerazione da un programma futuro.
Un programma per la contabilità salariale online deve fare tutto questo per garantire la conformità alle norme di legge. Dopotutto, in caso di errori, questi e i costi associati alla loro individuazione devono essere pagati entro un mese.
3. quali sono i costi della contabilità paghe online
Di norma, le soluzioni software o cloud che funzionano automaticamente o che supportano i processi manuali sono le più economiche. Di norma, più piccola è l’azienda, più economico è un programma di contabilità adeguato.
Al giorno d’oggi, la maggior parte dei fornitori è passata da un nuovo software pubblicato annualmente a un programma costantemente aggiornato e pagato in abbonamento. La seguente panoramica mostra le offerte dei principali fornitori per le piccole imprese. Esistono anche offerte più complete che coprono 200 o più dipendenti.
| Fornitore | Prezzo | Dipendenti inclusi |
|---|---|---|
| Salario e stipendio WISO | da 112,81€ all’anno | 15 |
| lexware | da 17,90€ al mese | 50 |
| sage one | 67€ al mese | 20 |
Suggerimento: se volete utilizzare questi programmi da soli, dovete avere almeno una conoscenza di base del diritto del lavoro, della previdenza sociale e dell’imposta sul reddito. Per i non professionisti è consigliabile spendere un po’ di più per poter contare su un’assistenza sempre disponibile in caso di domande e per imparare le basi.
Ipacchetti completi che includono la contabilità paghe online e le eventuali correzioni da parte di un consulente fiscale possono essere stipulati a partire da circa 10 euro al mese per dipendente.
Scoprite in anticipo di quali funzioni ha bisogno la vostra azienda e quanto tempo o personale potete investire. Potete informarvi sui fornitori e sulla gamma di funzioni in un test completo del software di contabilità, ad esempio.
Potete quindi testare gratuitamente la maggior parte dei fornitori e decidere infine quale soddisfa al meglio le vostre esigenze. È inoltre importante leggere attentamente il catalogo dei servizi offerti e prestare attenzione a una politica dei prezzi trasparente. Spesso vengono addebitati costi aggiuntivi per determinati certificati o servizi, ad esempio.
3.1 Software di contabilità gratuito
I programmi gratuiti sono in grado di contribuire alla contabilità dei salari solo in misura molto limitata. I programmi freeware puri di solito non soddisfano i requisiti legali, non hanno le interfacce necessarie o almeno non sono costantemente aggiornati.
Le versioni gratuite di programmi altrimenti a pagamento sono generalmente limitate a tal punto che è necessario pagare per alcuni servizi essenziali dei programmi al più tardi dopo la scadenza di un periodo di prova.
Sconsigliamo quindi gli strumenti gratuiti di contabilità salariale. Non offrono una sicurezza sufficiente sul rispetto di tutti gli standard legali.