Molti imprenditori non iniziano la loro attività autonoma in sedi rinomate o in grandi uffici. No, iniziano nel salotto di casa, nella soffitta o nel garage. Un posto di lavoro di questo tipo è spesso sufficiente nei primi tempi di una start-up. In teoria, un fondatore può pianificare il lavoro e persino collegare diverse aree aziendali senza il supporto di un software. A un certo punto, però, arriva il momento in cui il supporto è necessario. A questo punto un sistema ERP diventa interessante, perché non solo collega le aree di lavoro, ma aiuta anche a individuare il potenziale di miglioramento. Ma cos’è il sistema? Quali sono i prerequisiti necessari e in quali aree è ideale? Questo articolo fornisce una panoramica.

Sistema ERP: cos’è in realtà?

L’abbreviazione ERP sta per “Enterprise Resource Planning”. Il software integra diverse applicazioni aziendali e dati operativi. Queste aree vengono riunite in un database centrale e lì elaborate. La maggior parte dei sistemi ERP integra le seguenti aree:

• Risorse umane – tutto ciò che riguarda i dipendenti, il personale temporaneo e la gestione passa attraverso quest’area.
• Applicazioni mobili – la maggior parte degli imprenditori lavora con applicazioni mobili. Per garantire una sincronizzazione costante, le applicazioni possono essere combinate con quest’area del sistema.
• Gestione dei documenti – bolle di consegna, fatture, schede del personale, etichette delle merci e note di spedizione – i documenti appartengono a quest’area.
• Gestionedei progetti – l’agenda del fondatore. Qui può creare progetti e pianificarli in modo da completare il lavoro in tempo.
• Flusso di lavoro – questa sezione comprende talvolta le fasi di lavoro necessarie.
• Business Intelligence – questa sezione del sistema valuta i singoli processi e aiuta a identificare il potenziale di miglioramento.

I compiti principali dell’ERP variano da azienda ad azienda. La soluzione può mostrare la sua particolare forza nelle aziende manifatturiere, in quanto può essere utilizzata per garantire la pianificazione dei requisiti dei materiali fin nei minimi dettagli.

Quali vantaggi offre un sistema ERP?

Chiunque abbia avuto a che fare con software o soluzioni informatiche conosce i luoghi comuni. Certo, ogni sistema e ogni programma presenta dei vantaggi, ma per il singolo individuo spesso non è chiaro perché questo particolare sistema sia adatto a lui o a lei. In un certo senso, questo vale anche per la soluzione ERP, perché anche in questo caso ognuno deve decidere da solo se il sistema è una buona scelta per lui e se i vantaggi del sistema possono aiutare la sua azienda:

• Base dati – il sistema ERP realizza una base dati uguale e accessibile a tutti i reparti. Il flusso di informazioni tra i reparti viene così migliorato. Questo punto si applica anche ai responsabili IT che collaborano con altre persone per i progetti. Ad esempio, il grafico può accedere ai dati che vede anche il programmatore.
• Trasparenza – poiché il software collega tutti i reparti dell’azienda e i contenuti sono accessibili, la trasparenza aumenta.
• Ottimizzazione – non appena viene installato un sistema ERP, i processi di lavoro precedenti vengono controllati automaticamente. Il software supporta la conformità a determinati processi e, grazie alla programmazione, garantisce che la documentazione legale sia corretta e diretta.
• Collaborazione – grazie ai documenti in rete e al sistema di gestione, i team di altre sedi possono collaborare in modo sostenibile e accedere a dati aggiornati.
• Risparmio di tempo – la documentazione di un sistema ERP richiede una certa procedura. Ciò influisce sul completamento delle attività, poiché il software guida più o meno l’utente attraverso il processo. Poiché tutte le informazioni si trovano in un unico luogo, lo sforzo di ricerca è ridotto. Questo dà a molte aziende un vantaggio competitivo.
• Riduzione dei costi – spesso un sistema ERP riduce l’impegno amministrativo. Poiché le consegne delle merci o gli ordini ripetuti possono essere programmati con precisione, anche la gestione delle scorte può essere ridotta.
• Motivazione – in ogni azienda ci sono attività di routine che nessuno ha voglia di fare e che sono noiose. Il sistema ERP collega automaticamente molte di queste attività ad altri processi, in modo che non si debbano inserire dati in grandi quantità tutti insieme. Di conseguenza, le attività di routine e spesso gli straordinari vengono eliminati.

Requisiti

Ora, naturalmente, ci si chiede quali siano i requisiti che devono essere soddisfatti per un sistema ERP. Un fondatore di un’azienda manifatturiera, che finora non ha avuto problemi con un laptop e magari un PC, deve forse allestire una sala server in garage? No, naturalmente. I sistemi ERP sono disponibili in diverse versioni, in modo che tutti possano utilizzarli:

• Utenti Windows – ci sono diverse offerte per gli utenti Windows. Anche Microsoft ha la sua soluzione ERP, ma è rivolta ai grandi utenti.
• Utenti diapp – anche in questo caso, ovviamente, ci sono molte soluzioni sul mercato.

In ultima analisi, tuttavia, è irrilevante quale sistema abbia il PC finale. Poiché i dati vengono riuniti su un server, sono determinanti solo i punti di accesso. A seconda delle dimensioni del sistema, un server privato potrebbe non essere sufficiente. I fondatori o le aziende più piccole sono spesso meglio consigliati con un sistema ERP basato sul cloud:

• Storage – i dati sono archiviati nel cloud e sono sempre accessibili.
• Servizio – il servizio fornito dai servizi cloud è spesso molto buono anche per le piccole imprese. Non è necessario disporre di un proprio sistema informatico in azienda.
• Costi – i sistemi ERP basati sul cloud sono più economici rispetto ai costi di mantenimento di un server proprio, della sua manutenzione e del personale IT.

È importante sapere che ogni ERP può essere adattato alle proprie esigenze. Per farlo, tuttavia, i fondatori devono esaminare attentamente ciò che i singoli contratti di licenza includono e se alcuni elementi devono essere acquistati in aggiunta. Soprattutto i prodotti per le grandi aziende non sono sempre regolamentati in modo chiaro da questo punto di vista. Ogni imprenditore dovrebbe anche tenere conto della formazione all’inizio, poiché i sistemi devono essere appresi in modo che tutto funzioni correttamente. Chiunque abbia lavorato con SAP, ad esempio, sa perché.

Conclusione: utile nel lungo periodo

A lungo termine, un sistema ERP su misura per l’azienda è certamente utile. È bene che venga integrato nel lavoro il prima possibile, perché in questo modo si elimina la necessità di trasferire i dati e il potenziale di errori durante il trasferimento dei dati è notevolmente ridotto. Inoltre, i processi di lavoro possono essere professionalizzati fin dall’inizio, il che ovviamente consente di risparmiare sui costi e di iniziare meglio l’attività imprenditoriale.